Отработанное время нужно учитывать
Для учета времени отработанного сотрудником в организациях ведется табель учета рабочего времени. В этом документе учитывается время, фактически отработанное каждым сотрудником организации. На основании табеля рабочего времени персоналу начисляется заработная плата. На практике организации и индивидуальные предприниматели обычно используют форму №Т-12 (№Т-13), хотя учетный табель можно разработать самостоятельно (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письма Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).
Табель учета рабочего времени заполняет сотрудник, уполномоченный на это приказом. Обычно это работник отдела кадров. Однако в крупных организациях табель по каждому структурному подразделению может вестись отдельно. В таком случае ответственного сотрудника за ведение табеля в каждом подразделении также назначает руководитель (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).
Для заполнения табеля разработаны специальные условные обозначения – коды, которые нужно применять, если организация использует унифицированные типовые формы табеля учета рабочего времени, а именно (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1):
- табель учета рабочего времени по форме №Т-12;
- табель учета рабочего времени по форме №Т-13 для автоматизированной обработки данных.
Особый табель не нужен
Работодатель должен выплачивать заработную плату не реже чем каждые полмесяца. Причем размер аванса должен соответствовать окладу сотрудника (тарифной ставке) за фактически отработанное время («Аванс это сколько процентов от зарплаты»). Таким образом, определяя сумму аванса, нужно учитывать, сколько фактически отработал сотрудник в первой половине месяца.
Как раз для этого может потребоваться табель на аванс. Образец такого документа представляет из себя обычный табель по форме №Т-12 (№Т-13), содержащий в себе сведения за первую половину месяца. Соответственно за оставшуюся часть месяца нужно составить второй табель, содержащий информацию, необходимую для выплаты оставшейся зарплаты. При этом необходимо понимать, что табель учета рабочего времени на аванс – документ не обязательный. Однако если кадровикам и бухгалтерам предприятия удобна такая схема документооборота, то почему бы и не составлять промежуточный табель.
Таким образом, однозначного ответа на вопрос, нужен ли табель на аванс, не существует. Требований по его наличию в организации законодательство не содержит. Однако если подготовка отдельных табелей устраивает специалистов, то составлять два табеля ежемесячно не возбраняется. Как заполнять табель учета рабочего времени на аванс? В общем порядке, прописав сроки передачи документа в бухгалтерию в локальном акте организации.
Вторым вариантом является заполнение общего месячного табеля и передача его в бухгалтерию для начисления аванса и зарплаты. Порядок и сроки передачи табеля лучше прописать в локальном акте организации (ст. 8 ТК РФ).
Добавим, что на практике оба описанных варианта имеют право на жизнь. Выбор зависит от предпочтений конкретной организации. По прочтении статьи у читателей не должно остаться вопроса, нужен ли табель для начисления аванса.