Уволенному работнику нужно выдать все необходимые документы
При увольнении сотрудника ему нужно выдать следующие документы (ч. 5 ст. 80 ТК РФ, п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ):
- трудовую книжку;
- справку о сумме заработка и специальных периодах по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30.04.2013 №182н;
- выписки из формы СЗВ-М, отчета о страховом стаже и раздела 3 расчета по страховым взносам по данному работнику.
Составляя справку о сумме заработка и специальных периодах, нужно заверить ее печатью организации. Причем подпись должностного лица, подписавшего справку, печатью закрываться не должна.
Если печати у организации нет, то к справке нужно приложить копии следующих документов (п. 7 Порядка, утв. Приказом Минтруда России от 30.04.2013 №182н):
- документа, подтверждающего полномочия лица, подписавшего справку, действовать от имени организации без доверенности. Например, таким документом может быть копия устава организации;
- доверенности на подписание справки с приложением документов, которые подтверждают полномочия лица, выдавшего доверенность;
- паспорта работника, подписавшего справку;
- свидетельства о том, что работодатель зарегистрирован в качестве ИП, если работодатель – индивидуальный предприниматель.
(подробнее об этом см., «Увольнение работника: выдаем необходимые документы»).
За невыдачу трудовой грозит ответственность
За не выданную вовремя трудовую книжку работодателя могут привлечь к материальной и административной ответственности.
Материальная ответственность
Задерживая выдачу трудовой книжки, организация лишает сотрудника возможности трудиться. Ведь не секрет, что трудовая входит в комплект документов, требующийся при трудоустройстве. Без нее бывший сотрудник не сможет поступить на работу к новому работодателю (подробнее об этом см., «Документы, требуемые при трудоустройстве сотрудника»).
Не выданная вовремя трудовая книжка позволит сотруднику требовать с бывшего работодателя возмещение материального ущерба в размере среднего заработка, неполученного за время ее удержания организацией (ст. 139, 234 ТК РФ, определения Иркутского областного суда от 17.12.2013 №33-10037/2013, Московского городского суда от 24.11.2010 №33-36584).
Административная ответственность
Кроме возмещения материального ущерба сотрудника организации могут выписать штраф за несвоевременную выдачу трудовой книжки. В 2017 году его размер составляет (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ):
- для организаций – от 30 000 руб. до 50 000 руб.;
- для индивидуальных предпринимателей – от 1 000 до 5 000 руб.;
- для должностных лиц организации – 1 000 до 5 000 руб. или предупреждение.
Если нарушение совершено повторно, то размер штрафа будет увеличен, а для должностных лиц возможна дисквалификация (ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ):
- для организаций – от 50 000 руб. до 70 000 руб.;
- для индивидуальных предпринимателей – от 10 000 до 20 000 руб.;
- для должностных лиц организации – 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация от года до трех лет.
Как избежать ответственности
Чтобы избежать как материальной, так и административной ответственности, работника, не явившегося за трудовой книжкой в день увольнения, нужно уведомить о необходимости получить свою трудовую. Уведомление нужно направить по почте ценным письмом с описью вложения. Это позволит компании снять с себя ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Унифицированного бланка уведомления о необходимости получения трудовой книжки действующее законодательство не устанавливает, поэтому документ может быть составлен в произвольной форме. В данном уведомлении содержится предложение работнику явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку по почте (подробнее об этом см., «Уведомляем о необходимости получить трудовую книжку (образец)»).