Нормативно-правовая база
Хотя смена названия в трудовых книжках и связана с трудовыми отношениями, в этом случае Трудовой кодекс РФ помочь не сможет. Обращаться необходимо к Гражданскому кодексу, а именно статье 54. В ней сказано, что у любой организации должно быть наименование. Если же происходит смена названия, то это уже относится к пункту 3 статьи 52 ГК РФ, где сказано, что перед тем как новое название вступит в силу, оно должно быть изменено во всей документации компании. В том числе и в трудовых книжках сотрудников.
При внесении новой записи в трудовую книжку, должны быть соблюдены следующие правила:
- почерк заполняющего документ сотрудника должен быть максимально понятен и аккуратен, а также запись не должна содержать грамматических ошибок;
- разрешено использовать строго синюю или черную пасту. Прочие расцветки запрещены;
- разрешено вносить записи лишь на русском языке либо прочих языках республик входящих в состав РФ. Записи на прочих языках недопустимы.
В каких ситуациях переименование фирмы отражать в трудовой книжке
Причин для внесения записи об изменении названия фирмы может быть несколько, например:
- поменялась сфера деятельности или структура компании;
- изменилась юридическая форма;
- произошла реорганизация поглощение либо разделение компании.
В каждом из перечисленных случаев смена названия должна фиксироваться в трудовых книжках сотрудников. Говоря простым языком – любые изменения наименования в учредительной документации, отражаются и в трудовой. Они должны вноситься незамедлительно, сразу после того как вышел соответствующий приказ.
Как в трудовую книгу должна вноситься запись
Чтобы оформить запись в трудовой книжке о переименовании организации необходимо выполнять следующие пошаговые действия:
- Из архива личных дел организации извлечь все трудовые книги сотрудников.
- Подробно ознакомиться с приказом об изменения названия компании.
- Трудовая книга открывается на развороте, на котором была внесена последняя запись о зачислении работника в штат.
- В крайней колонке слева выставляется порядковый номер записи;
- Далее выставляется дата несения записи, например «1.02.2017».
- В третьей колонке требуется написать старое наименование организации, затем дату изменения названия и новое название. Например, «ООО Буренка. 1.02.2017г ООО Овцепас».
- После этого проставляется печать фирмы и роспись директора.
- В правом нижнем углу должна быть проставлена дата и номер приказа.
Процесс внесения записи в трудовую книгу никак не зависит от формы юридического лица (ООО, ОАО, ЗАО). Правила одинаковы для всех. Приведем образец записи о переименовании организации в трудовой книжке. Он актуален и в 2019 году:
Заполнением трудовых книжек должен заниматься сотрудник отдела кадров. Именно он несет ответственность за сохранность и заполнение трудовых. Запись должна быть максимально понятной, лаконично написанной, без каких-либо зачеркиваний и исправлений.
Должен ли издаваться внутренний приказ для изменения записи
Внутренний приказ относится к числу основных документов компании. Соответственно он должен быть издан перед внесением новых записей в трудовые книжки. Каждый сотрудник должен знать, что записи имеют под собой основания в виде соответствующего документа. Обычно приказ выносится за один день до внесения изменений в трудовые книжки. Заметим, что речь идет именно о приказе о переименовании организации, а не о приказе о внесении каких-либо записей в трудовые книжки.
Изменение названия никак не должно отражаться на деятельности сотрудников. Они обязаны добросовестно исполнять свои трудовые обязательства. А вот работник отдела кадров обязан следить за правильным внесением записей в трудовые книжки.