Счет 71 предназначен для отражения расчетов с лицами, которым выданы деньги под отчет. Рассмотрим, какие делаются бухгалтерские записи с помощью этого счета и разберем несколько примеров.
Счет 71 — для каких операций?
На счете 71 показывают три основных типа хозяйственных операций:
- по выдаче подотчетных сумм;
- по признанию обоснованного расходования сумм;
- по взаимным расчетам работника и работодателя после проверки авансового отчета.
Рассмотрим примеры проводок, соответствующих перечисленным хозяйственным операциям.
Выдача подотчетных сумм: проводки
Работник может получить деньги под отчет:
- наличными;
- в безналичном виде (например, на корпоративную, зарплатную карту).
Передача денег работнику показывается проводкой Дт 71 Кт 50, где:
- 50 — счет, используемый при наличной выдаче;
- 51 — счет для безналичных переводов.
Работнику могут быть выданы билеты на поезд или самолет в «натуральном» виде. Они считаются денежными документами, отражаемыми на субсчете 50.3.
Пример 1
Иванов А. С. в августе 2019 года 3 раза ездил в командировки — в Санкт-Петербург, Нижний Новгород и Казань. Авиабилет на первую поездку он должен был купить сам наличными деньгами, на вторую — на деньги с зарплатной карты, на третью командировку готовый билет выдал работодатель.
Бухгалтер отразит эти операции в регистрах:
- выдача под отчет денег на билет в Санкт-Петербург: Дт 71 Кт 50;
- перечисление средств на карту для покупки билета в Нижний Новгород: Дт 71 Кт 51;
- выдача билета в Казань: Дт 71 Кт 50.3.
Далее сотрудник расходует полученные средства. Рассмотрим, какие проводки применяются в целях учета такого расходования.
Расходование подотчетных сумм: проводки
Работник может израсходовать полученные средства на разные цели, разрешенные законом и работодателем. Признанный обоснованным расход показывается по кредиту счета 71 в корреспонденции с дебетом по счетам:
- 08 — если расходы связаны с покупкой основных фондов;
- 10 — если работник купил материальные запасы;
- 41 — если работник приобрел для своей фирмы товары;
- 20, 26, 44 и иными производственными (связанными с основной деятельностью) счетами — если совершены расходы, необходимые для решения хозяйственных задач организации-работодателя.
Покупка авиабилетов из примера выше — как раз производственные расходы. Иванов в первой и второй командировке, как мы уже знаем, сам покупал билеты. Несмотря на разный способ расчетов с авиакомпанией (наличными и безналично), бухгалтер составит две одинаковые корреспонденции:
- по покупке билета в Санкт-Петербург работником в кассе авиакомпании: Дт 20 Кт 71;
- по покупке билета в Нижний Новгород через сайт авиакомпании по карте: Дт 20 Кт 71.
После третьей командировки (в Казань) Иванов должен подтвердить, что использовал авиабилет по назначению (приложив посадочный талон к авансовому отчету). Тогда бухгалтер:
- фиксирует использование билета по назначению: Дт 50.3 Кт 71;
- относит стоимость билета на производственные расходы: Дт 20 Кт 50.3.
Если те или иные расходы не удается однозначно отнести к производственным, их можно отнести в дебет счета 91. Пример таких расходов — оплата услуг нотариуса на заверение правомочий представителя организации в целях совершения им юридически значимых действий.
Пример 2
Иванову А. С. поручили оплатить государственную пошлину в размере 800 руб. на изменение устава организации. Организация:
- выдала Иванову деньги на государственную пошлину наличными под отчет: Дт 71 Кт 50 (800);
- на основании авансового отчета и кватанции об уплате пошлины признала расходы: Дт 91.2 Кт 71 (800).
На счете 91 также есть субсчет 91.1, где могут отражаться не связанные с основной деятельностью доходы. Например — курсовые разницы при операциях с оборотом подотчетных сумм в валюте.
Пример 3
Иванова А. С. направили в командировку в Германию и выдали ему под отчет 1 000 евро (по курсу 72 рубля на момент выдачи). За день до этого указанная сумма была снята с валютного счета работодателя в его кассу по курсу 71 рубль.
Бухгалтерия фиксирует в регистрах:
- факт снятия наличных денег со счета в кассу: Дт 50 (субсчет «евро») Кт 52 (71 000);
- положительную курсовую разницу: Дт 50 (субсчет «евро») Кт 91.1 (1 000);
- выдачу Иванову подотчетной суммы: Дт 71 Кт 50 (субсчет «евро») (72 000).
Если бы на момент выдачи Иванову евро, наоборот, подешевел, то образовалась бы отрицательная курсовая разница. Например, если бы евро стоил 70 руб., то бухгалтерия отразила бы в проводках:
- отрицательную разницу в прочих расходах: Дт 91.2 Кт 50 (субсчет «евро») (1 000);
- выдачу Иванову уменьшенной суммы в рублях: Дт 71 Кт 50 (субсчет «евро») (70 000).
Отрицательная курсовая разница в рассматриваемом случае включается в расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу (подп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).
Расчеты работодателя и работника по подотчету: проводки
Находясь в командировке, человек может:
- израсходовать точно ту сумму, что выдана работодателем;
- израсходовать меньше;
- израсходовать больше (доплатив за свой счет).
В первом случае учет ограничивается признанием расходов — по схемам, рассмотренным выше. Во втором и третьем случаях работодатель осуществляет удержание или компенсацию денежных средств.
Как правило, после командировки остается что-то должен именно работник: работодатели стараются выдавать подотчетные деньги с запасом. Излишек он возвращает:
- внося денежные средства через кассу;
- внося оставшуюся за ним сумму на расчетный счет;
- соглашаясь на удержание с зарплаты в счет погашения долга (если сумма им не была вовремя возвращена).
Пример 4
Иванов А. С. съездил в 3 командировки.
Для совершения первой он получил подотчетные деньги в сумме 10 000 руб. (Дт 71 Кт 50 (10 000)). Израсходовал — на покупку товаров на нужды работодателя 7 000 руб. (Дт 41 Кт 71 (7 000)). Затем — вернул остаток в кассу организации (Дт 50 Кт 71 (3 000)).
Для совершения второй командировки он получил столько же и закупил аналогичный товар. Но излишек вернул, зачислив деньги на расчетный счет организации (Дт 51 Кт 71 (3 000)).
При третьей командировке Иванов получил и потратил на товары столько же. Но при этом не вернул вовремя остаток неизрасходованных средств и согласился, чтобы работодатель удерживал долг с заработной платы.
Тогда бухгалтерия:
- списывает не возвращенную работником сумму на недостачи: Дт 94 Кт 71 (3 000);
- отражает удержание из зарплаты: Дт 70 Кт 94 (3 000).
Бывает, что работник, не рассчитавшись с работодателем, увольняется — и за ним остается долг. В определенных случаях у работодателя может не получиться его взыскать. Например, если единственный способ это сделать — подать иск в суд, а срок давности работодатель пропустил.
Пример 5
Иванов А. С., не расплатившись с работодателем по невозвращенному подотчетному долгу, увольняется. Условимся, что работодатель утратил право на взыскание долга.
Тогда бухгалтерия:
- при просрочке возврата суммы включает долг в недостачи: Дт 94 Кт 71 (3 000);
- при увольнении работника — переводит долг в расчеты с дебиторами и кредиторами: Дт 76 Кт 94 (3 000);
- при утрате права на взыскание долга списывает его в прочие расходы: Дт 91.2 Кт 76 (3 000).
Бывает, что работник, потратив подотчетную сумму, вынужден доплачивать по командировочным расходам из своего кармана. Работодатель при этом обязан возместить расходы.
Пример 6
Иванов А. С., находясь в командировке, потратил 3 000 руб., выданных работодателем, и еще 2 000 руб. своих. Работодатель признал его расходы обоснованными и соглашается компенсировать их.
Бухгалтерия сделает записи:
- выдан аванс под отчет: Дт 71 Кт 50 (3 000);
- включены расходы по авансовому отчету в производственные: Дт 20 Кт 71 (5 000);
- выдана Иванову компенсация из кассы: Дт 71 Кт 50 (2 000).
При безналичной компенсации проводка будет такой: Дт 71 Кт 51 (2 000).
Возможен и неприятный для работника сценарий — когда фирма остается должной, но рассчитаться она не может (в силу банкротства). Сумма непогашенного долга в этом случае включается в прочий доход: Дт 71 Кт 91.1.
Расчеты по подотчетным суммам могут предусматривать участие не только работодателя и работника, но и большего количества сторон. Например, когда работнику поручено наличными рассчитаться с контрагентом в счет будущей поставки (или наоборот — по ранее полученному товару).
Пример 7
Иванову А. С. поручили оплатить за поставленный товар наличными, выдав 60 000 руб. для оплаты поставщику. Работодатель и его контрагент-поставщик — плательщики НДС.
Бухгалтерия работодателя, получившего товар:
- отражает наличие обязательств перед контрагентом — в сумме, соответствующей стоимости товара без НДС: Дт 41 Кт 60 (50 000);
- отражает НДС по товару: Дт 19 Кт 60 (10 000);
- принимает НДС к вычету: Дт 68 (субсчет «НДС) Кт 19 (10 000);
- отражает выдачу Иванову подотчетной суммы: Дт 71 Кт 50 (60 000);
- отражает факт оплаты Ивановым поставки товара: Дт 60 Кт 71 (60 000).
Если говорить о случаях, когда работодатель остается что-то должен работнику по подотчету — можно рассмотреть обязательства, связанные с появлением курсовой разницы, если подотчетная сумма — в валюте.
Пример 8
Вспомним Иванова, отправившегося в Германию. У него есть 1 000 евро от работодателя, и он тратит их. Представим, что он тратит еще 200 евро от себя, которые работодатель ему компенсирует.
Курсы ЦБ РФ:
- на день выдачи аванса в валюте перед командировкой — 72 руб.;
- на день оформления авансового отчета — 73 руб.;
- на день выдачи компенсации по авансовому отчету — 74 руб.
Бухгалтерия сделает записи:
Дт 71 Кт 50 — выдано под отчет 1000 евро по курсу 72 руб. (72 000);
Дт 44 Кт 71 — отражены затраты по авансовому отчету 1 200 евро по курсу 73 руб. (87 600);
Дт 71 Кт 50 — выданы из кассы 200 евро работнику по курсу 74 руб. (14 800);
Дт 71 Кт 91.1 — определена курсовая разница 800 руб.
Подводим итоги
- Счет 71 используется в трех основных видах хозопераций: выдача подотчетных сумм, признание обоснованного расходования сумм, взаиморасчеты работника и работодателя после проверки авансового отчета.
- В проводках вместе с бухгалтерским счетом 71 чаще всего используются счета движения денежных средств, счета учета затрат и активов.