Согласно законодательству РФ, у работодателей есть обязанность обеспечивать сотрудников спецпитанием, если они работают во вредных или особо вредных условиях. Однако компания по своей инициативе может организовать дополнительное питание персонала — бесплатное или частично компенсируемое — даже при обычных условиях трудовой деятельности.
Что говорит законодательство о питании работников
Работодатель обязан обеспечивать сотрудников спецпитанием, если они работают во вредных или особо вредных условиях (ст. 222 ТК РФ). В первом случае это молоко или равнозначные ему пищевые продукты, во втором случае — лечебно-профилактическое питание.
Спецпитание обычных «вредников» можно заменить компенсационной выплатой, размер которой аналогичен стоимости молока или равнозначных пищевых продуктов.
По своей инициативе работодатель может организовать питание сотрудников на бесплатной основе или с частичной компенсацией расходов: открыть столовую, организовать доставку питания из организаций общепита, закупать продукты для приготовления пищи, компенсировать сотрудникам расходы на питание.
Работодатель может учесть добровольные расходы на питание персонала, если соблюдены условия:
- Затраты включены в перечень выплат, относящихся к системе оплаты труда согласно ст. 129 ТК РФ. Для этого выплаты, относящиеся к системе оплаты труда, нужно внести в локальную документацию компании, например, в коллективный договор, положение об оплате труда или трудовой договор с работником.
- Оплата питания относится к выплате натурального (неденежного) характера, а потому согласно ст. 131 ТК РФ ее величина должна быть не более 20% от всей зарплаты, начисленной за месяц. Сотрудник должен написать заявление с просьбой предоставлять ему часть зарплаты в натуральном виде.
В бухгалтерском учете расходы на питание сотрудников учитываются как выплаты конкретным сотрудникам или как прочие расходы.
Бухгалтерский учет расходов на питание
Бухгалтерский учет расходов на питание зависит от того, как именно работодатель организует питание сотрудников:
- Если в организации создана столовая, ее нужно оформить как обслуживающее производство. Затраты по этому производству собирают на счете 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» в корреспонденции со счетами расходов:
Дт 29 Кт 02 (10, 25, 60, 69, 70)
- Если работодатель закупает у предприятия общепита готовые блюда, затраты нужно относить на счет 41 «Товары»:
Дт 41 Кт 60
- Если закупаются продукты, которые в последующем можно использовать для приготовления или сразу же употреблять, корреспонденция будет следующая:
Дт 10 (41) Кт 60
- Если работодатель компенсирует работникам стоимость питания, затраты относят на увеличение оплаты труда работников:
Дт 10 (41) Кт 70.
Далее во всех перечисленных выше случаях будет использоваться корреспонденция Дт 70 Кт 10 (29, 41) — когда оприходованные ценности передаются в качестве оплаты труда работникам — вне зависимости от того, по какой причине осуществляются расходы на питание: в соответствии с требованиями законодательства или по личной инициативе работодателя.
Если затраты на питание сотрудников нельзя вести персонально по каждому работнику (например, когда продукты закупаются в целом на офис или компанию), расходы необходимо относить на прочие:
Дт 91 Кт 10 (29, 41)
Аналогичная корреспонденция составляется, если расходы на питание превышают установленный законом лимит — 20% от месячной оплаты труда. Тогда на прочие расходы нужно относить разницу между фактической суммой расходов и нормой.
Подводим итоги
- В бухучете расходы на питание работников учитывают как выплаты конкретным людям или как прочие расходы.
- По возможности рекомендуется конкретизировать расходы на питание, организовав персональный учет по каждому сотруднику: в этом случае у налоговиков возникает меньше вопросов и претензий к работодателю.