В чем состоят должностные обязанности архивариуса? На государственных и частных предприятиях востребованной стала должность архивариуса. Это специалист, ответственный за хранение документов и систематизацию документооборота.
Основные разделы инструкции
Отчеты, приказы и другие документы организаций и учреждений должны храниться в течение многих лет, поэтому необходим сотрудник, который будет заниматься созданием архива и организацией его работы. Должностные обязанности архивариуса прописываются в специальной инструкции. Содержание этого документа зависит от типа организации и особенностей его работы.
Архивариус может работать в государственной (бюджетной) или частной организации. От этого, а также от некоторых других факторов зависят особенности его деятельности. В инструкции прописываются требования к квалификации работника, а также специфика его работы. Стандартная должностная инструкция архивариуса включает в себя следующие обязательные разделы:
| Раздел инструкции | Содержание |
| Наименование должности, с порядком ее утверждения и согласования. | Отметки об этом с подписями должностных лиц обычно ставятся справа, в верхней части документа. |
| Общие положения. | Здесь прописываются требования к квалификации работника, его уровню образования, возрасту, навыкам. Необходимо указать, какое место в структуре организации занимает архивариус: кому он подчиняется, и кто будет находиться у него в подчинении. Прописываются правила приема, увольнения и замещения сотрудника на данной должности. |
| Ответственность сотрудника. | В любом случае она должна соответствовать трудовому законодательству. |
| Права и должностные обязанности. | Указывается, чем он должен заниматься, прописывается перечень прав и обязанностей с учетом основных особенностей работы предприятия. |
| Ознакомление сотрудника. | Место для указания даты и подписи сотрудника, подтверждающей ознакомление с должностной инструкцией по архиву. |
В целом, права и обязанности сотрудника будут зависеть от специфики деятельности, поэтому в стандартный перечень могут вноситься различные дополнения.
Важные обязанности
Архивариус – это хранитель документов в организации. Он должен систематизировать документы и обеспечить им условия для бережного хранения в течение многих лет и удобного поиска при необходимости. В инструкции обычно прописываются следующие должностные обязанности:
- ведение делопроизводства на предприятии. Можно указать, что документы будут храниться и систематизироваться в электронной и бумажной форме;
- приемка документов на архивное хранение с соответствующей регистрацией;
- организация хранения документов, переданных в архив из всех отделов предприятия;
- обеспечение доступа сотрудников предприятия к архивным документам по запросу, выдача бумаг по требованию;
- подготовка отчетности, заполнение реестров, ведение журналов и подготовка иных форм отчетов по требованию руководителя.
Дополнительно в инструкцию могут быть включены требования, связанные с общей организацией труда, обеспечением сотрудничества со всеми отделами и подразделениями организации, соблюдением нормативов пожарной безопасности и не только.
Требования к специалисту
На должность архивариуса может быть принят сотрудник с соответствующей квалификацией. Она присваивается после прохождения курса архивного дела. Работодатели могут самостоятельно устанавливать уровень требований к образованию кандидата на данную должность.
В некоторых случаях достаточно только среднего или неоконченного высшего образования. В свою очередь, крупным организациям обычно требуются специалисты с законченным высшим образованием.
Также от специалиста потребуется умение обращаться с компьютером. Он должен уметь пользоваться офисными программами и оргтехникой, уметь работать с большими объемами информации. Архивариус должен отлично разбираться в тонкостях документооборота, составления всевозможных реестров.
Его задача – обеспечить документам правильное хранение и быстро предоставить нужные бумаги сотрудникам организации при необходимости. Все это стоит заранее прописать в должностной инструкции, с которой специалист знакомится при приеме на работу.
Инструкция подготавливается в специальном отделе либо непосредственно в подразделении, к которому относится архив. Она проходит согласование и утверждение руководством организации, на окончательном варианте должна стоять подпись руководителя данного учреждения.
В согласование участвуют юристы предприятия и сотрудники кадровой службы. Это обеспечит соблюдение прав работодателя и сотрудника. Инструкция может использоваться на предприятии в течение многих лет, пока не поменяются условия работы сотрудника или не изменится круг его обязательств.
Специально для читателей наши специалисты подготовили образец должностной инструкции архивариуса. Ее можно скачать бесплатно по прямой ссылке на сайте.