Менеджер по продажам — должность, на которой сотрудник обычно ориентируется на финансовый результат, особо не задумываясь о формальных сторонах своей работы. И все же в интересах работника и работодателя формальности не игнорировать. Ознакомиться со структурой и образцом должностной инструкции менеджера по продажам вы сможете в этой статье.
Зачем должностная инструкция менеджеру по продажам?
Работник, занимающий должность менеджера по продажам, сможет узнать из своей должностной инструкции:
- Какие трудовые функции он выполняет и какие задачи в своей фирме решает.
Соответственно — понять, за что с него руководство может спросить. Увидев в инструкции, к примеру, пункт о необходимости проведения «первичной обработки информации о рынке», менеджер запланирует ее подготовку — чтобы в любой момент предоставить начальству требуемую информацию по запросу.
- Какими знаниями, навыками и информацией ему нужно владеть.
Этот раздел инструкции поможет работнику понять, какие пробелы в компетенциях восполнить для решения рабочих задач.
- За какие результаты работы его будет оценивать работодатель.
В должностной инструкции (ДИ), как правило, не расписываются как таковые KPI в числовом выражении (обычно они фиксируются в трудовом договоре или локальных НПА на премирование). Но могут перечисляться сами критерии эффективности.
- Права работника.
Зная свои права, менеджер будет знать, что он может потребовать от работодателя.
- С какими другими работниками (отделами) фирмы и каким образом он взаимодействует при выполнении трудовых функций.
Менеджер будет знать, к кому обращаться при решении различных проблем. Например — если есть задержка оплаты или «висит» дебиторка по контрагентам, то он в инструкции увидит, что в таких случаях надо взаимодействовать с бухгалтерией (а не «мучить» своего начальника).
Кроме того, в ДИ имеет смысл прописать, какие отчеты (и иные источники информации) менеджер обязан предоставлять руководству или коллегам, и с какой периодичностью, и работник не забудет их сдавать вовремя.
Зачем должностная инструкция работодателю?
C помощью ДИ, в свою очередь, сам работодатель (руководитель менеджера) смогут:
- Спрашивать с менеджера за качество выполнения работы на различных ее участках.
К примеру, спросить недостающие документы: «Куда делись счета-фактуры? Они в вашем ведении, читайте инструкцию».
- При необходимости — предписывать менеджеру выполнять определенную работу.
«Вы должны собирать цены по конкурентам —жду их к понедельнику».
- Определять, за что поощрять (или нет) менеджера.
«В сентябре была просроченная дебиторка — премии не ждите».
- Определять, что именно работодатель должен делать, чтобы менеджер мог полноценно пользоваться своими «рабочими» правами.
Если в число таких прав входит компенсация представительских расходов, то работодателю следует регламентировать порядок ее предоставления и величину.
- Составлять описание вакансий для позиции менеджера.
В описание вакансии можно перенести виды деятельности менеджера и его задачи, знания и навыки, базовые критерии эффективности.
Как составить должностную инструкцию менеджера по продажам
В инструкцию можно включить:
- Титульный лист, на котором будут отражены:
- наименование фирмы;
- гриф «Утверждаю» (где фиксируется ФИО и должность руководителя фирмы, указывается дата утверждения ДИ);
- наименование документа («Должностная инструкция менеджера по продажам»);
- дата составления инструкции;
- наименование должности, для которой составлена инструкция.
- Раздел «Общие положения».
Здесь фиксируется общее содержание работы менеджера, а также нормативные и правовые акты — включая локальные, которыми сотрудник руководствуется в работе.
- Раздел «Квалификационные требования».
Отражается нужный уровень образования и опыта специалиста, приводятся основные знания и навыки, которые должны быть у менеджера.
- Раздел «Обязанности».
Здесь фиксируются основные задачи, которые решает менеджер, и конкретные направления работы, которые ему придется выполнять для решения таких задач.
- Раздел «Критерии эффективности работы».
Могут быть приведены сами критерии эффективности и соответствующие каждому из них:
- документы, по которым оценивается критерий (например, объем продаж — по плану);
- виды ответственности за выполнение или, наоборот, нарушение критерия.
- Раздел «Права работника».
Прописывается, что менеджер имеет право делать (и чему не должна препятствовать компания) для выполнения своей работы.
- Раздел «Обмен информацией».
Здесь отражается, с кем из своих коллег менеджер взаимодействует по тем или иным вопросам. Пропишите:
- наименования должностей коллег;
- вопросы, решаемые на уровне определенной должности коллеги;
- периодичность обращения к коллеге.
- Раздел «Отчетность».
Здесь фиксируются:
- адресат получения отчета;
- тип, тематика отчетности, ее форма;
- периодичность сдачи отчетности.
- Гриф согласования (чаще всего — с руководителем юридического отдела), содержащий:
- ФИО и должность согласующего, его подпись;
- дату согласования.
- Гриф утверждения должностной инструкции руководителем менеджера, содержащий:
- ФИО и должность руководителя, его подпись;
- дату утверждения инструкции.
- Гриф ознакомления с должностной инструкцией работником, содержащий:
- ФИО работника, его подпись;
- дату ознакомления с инструкцией.
Инструкция может содержать отсылку на приказ директора, в соответствии с которым издаются все ДИ на предприятии.
Подводим итоги
- Должностная инструкция менеджера по продажам может быть полезна как работнику, так и работодателю.
- В ДИ менеджера по продажам рекомендуется включить квалификационные требования, описание прав работника и работодателя, критерии эффективности работы и другие важные разделы.