На должность офис-менеджера в российских фирмах регулярно требуются люди — о чем свидетельствуют публикации по вакансиям. Работодателю важно не только найти подходящего человека на эту должность, но и правильно регламентировать его работу. В этих целях можно составить подробную должностную инструкцию (ДИ).
Офис-менеджер: что это за должность?
Особенность профессии офис-менеджера — в том, что круг характерных для нее должностных обязанностей практически никак не регламентирован законодательством. Вместе с тем это одна из самых частых вакансий на российских предприятиях.
На практике выделяют следующие основные специализации в рамках данной должности:
- офис-менеджер в составе руководства — отвечающий за администрирование работы офиса;
- офис-менеджер с преимущественными компетенциями в области документоведения;
- офис-менеджер с компетенциями менеджера по персоналу;
- офис-менеджер, выполняющий бухгалтерские функции;
- офис-менеджер, выполняющий функции помощника руководителя.
Есть офис-менеджеры, выполняющие работу, которая свойственна для менеджеров по сбыту, по продажам, по рекламе. Есть специализации очень узкие — при работе сотрудника в конкретном месте (например, в колл-центре или на ресепшн). Во всех случаях должность человека может звучать как «офис-менеджер».
Но в общем случае офис-менеджер — это все же руководитель. Это «начальник» офиса, и он считается им, прежде всего, из-за нахождения у него в подчинении многих других работников. В их числе — секретари, делопроизводители, работники колл-центров и ресепшн.
Не исключено, что офис-менеджер фактически будет выполнять часть их работы — «подписавшись» под определенными должностными обязанностями, что фиксируются в ДИ.
В этой статье условимся, что человек все же имеет работников в подчинении, и рассмотрим, как его правомочия отражаются на уровне должностной инструкции. Пусть он будет «классическим» офис-менеджером, относящимся к категории руководителей, отвечающим за большой объем работы.
Обязанности офис-менеджера в должностной инструкции
Типичная ДИ офис-менеджера-«начальника» офиса может содержать разделы:
«Общие положения»
Что здесь будет особенного для офис-менеджера:
- указание на то, что он относится к категории руководителей (и это будет отличать его, к примеру, от секретаря или документоведа);
- указание на необходимость наличия высшего образования или спецподготовки по профессии офис-менеджера, а также стажа (обычно не менее 2 лет);
- приведение перечня знаний, характерных, главным образом, для позиции офис-менеджера (в их числе — принципы зонирования офиса, которые необязательно знать секретарю или документоведу).
«Должностные обязанности»
В основном, офис-менеджер-«начальник» занимается:
- организацией рабочих мест;
- распределением обязанностей между работниками офиса, оценкой их работы;
- слежением за дресс-кодом, соблюдением правил поведения в офисе;
- планированием расходов на офисные нужды;
- обеспечением офиса компьютерами, канцтоварами и иными товарно-материальными ценностями;
- организацией деловых переговоров;
- инвентаризацией имущества в офисе.
Но это далеко не полный перечень его возможных обязанностей, а лишь самые типичные.
«Права»
Права офис-менеджера более или менее соответствуют тем, что отражаются в ДИ большинства других работников. Если говорить о специфичных для его профессии, то к таким можно отнести право на подпись и визирование документов, используемых в рамках полномочий офис-менеджера.
«Ответственность»
Пожалуй, это наиболее универсальный раздел ДИ — одинаковый почти для всех должностных инструкций. Фиксируется, что офис-менеджер несет ответственность — в зависимости от совершаемых действий, по трудовому, административному, уголовному, гражданскому законодательству.
Подводим итоги
Должностные обязанности офис-менеджера закрепляются в должностной инструкции — документе, который:
- определяет, что офис-менеджер — один из руководителей организации;
- отражает большой спектр профильных знаний, которые нужны менеджеру в работе.