График отпусков — обязательный документ для каждого работодателя, независимо от количества работников. За его отсутствие или утверждение позже установленного срока предусмотрены серьезные штрафы. Рассмотрим, для чего нужен этот документ и как его составить.
График отпусков — что это?
График отпусков — внутренний документ работодателя (организации или ИП). Он обязателен как для работодателя, так и для работника (абз. 2 ст. 123 ТК РФ). Этим документом утверждается очередность ухода в отпуск всех сотрудников.
Составлением графика отпусков, как правило, занимается кадровая служба или администрация организации. Утверждает этот документ руководитель.
Ведение графиков отпусков преследует две важные цели:
- непрерывность рабочего процесса;
- реализацию прав работников на ежегодный оплачиваемый отпуск.
Кому нужен график отпусков?
Минимальной численности, при которой работодатель освобождается от необходимости составлять график отпусков, закон не устанавливает. Из этого можно сделать вывод, что график обязателен, если в организации есть хотя бы один сотрудник.
ИП, работающему в одиночку, график отпусков не нужен.
Если график не ведется, и работники уходят в отпуск по заявлениям, подписанным руководителем, это является грубым нарушением норм трудового законодательства и прав сотрудника (если он, например, не был уведомлен об отпуске заранее). Поэтому рекомендуем составлять график даже при небольшом количестве работников.
График нужно составлять и на сотрудников, работающих в филиалах компании. Как это делать — в форме отдельного документа по каждому офису или одним документом на все филиалы — руководитель решает сам. Закон его в этом не ограничивает.
Когда нужно составить график отпусков?
Утвердить это документ нужно за 2 недели до начала нового года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
График на 2020 год необходимо подготовить до 17 декабря 2019 года.
Срок для внесения изменений и дополнений в график закон не устанавливает, сделать это можно в любое время.
Хранить график отпусков нужно не менее 1 года (п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).
По какой форме составляется график?
Составить график можно с использованием унифицированной формы Т-7 или разработав свой бланк.
Типовая форма графика отпусков утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Если вы решили разработать собственную форму этого документа, в нее нужно включить следующие сведения:
- Наименование работодателя (название организации или ФИО ИП).
- Дату составления документа и его номер.
- Дату утверждения графика с подписью и инициалами руководителя организации (ИП).
- Название документа (график отпусков на 2020 год).
- ФИО все сотрудников организации или ИП с указанием их должностей.
- Количество дней отпуска, которые сотрудник может взять в текущем периоде (основного и дополнительного).
- Предполагаемую дату отпуска (можно указать как точную дату, так и месяц, но в этом случае работнику придется писать перед отпуском заявление с указанием точной даты).
- Фактическую дату отпуска (указывается точный период времени, в течение которого сотрудник находился в отпуске).
- Графу «С графиком ознакомлен» (нужна, если для ознакомления с графиком не предусмотрена отдельная ведомость или лист ознакомления).
- Данные о перенесении отпуска (необходима для указания реквизитов документа, утвердившего перенос отпуска и даты, на которую он переносится).
- ФИО, должность и подпись руководителя отдела кадров, утвердившего составленный график.
- Данные об учете мнения профсоюза (если он создан в организации).
Как составить график отпусков 2020?
Пройдем процедуру составления графика отпусков 2020 по шагам.
Шаг 1. Сбор информации у сотрудников
Соберите у сотрудников информацию о предполагаемой дате отпуска. Сделать это можно издав приказ по организации:
После того как руководители структурных подразделений предоставят информацию по отпускам сотрудников своих отделов, руководитель передает полученные данные в отдел кадров (вместе с информацией по собственному отпуску и отпуску своих заместителей).
Шаг 2. Составление графика отпусков кадровиками
При подготовке графика необходимо учитывать преимущественное право выбора даты отпуска некоторыми сотрудниками. Сначала они выбирают наиболее удобную для них дату, затем остальные работники.
Сотрудники, имеющие право первоочередного выбора даты отпуска
|
Категория сотрудников |
Основание |
| Сотрудник, у которого жена находится в декретном отпуске |
ст. 123 ТК РФ |
| Работники, вызванные из отпуска по производственной необходимости |
ст. 125 ТК РФ |
| Беременные женщины |
ст. 260 ТК РФ |
| Один из родителей (опекунов, попечителей, приемных родителей) ребенка-инвалида, не достигшего возраста 18 лет |
ст. 262.1 ТК РФ |
| Сотрудники, имеющие 3 и более детей, в возрасте до 12 лет |
ст. 262.2 ТК РФ |
| Несовершеннолетние работники |
ст. 267 ТК РФ |
| Сотрудники, работающие по совместительству |
ст. 286 ТК РФ |
| Супруги военнослужащих |
п. 11 ст. 11 Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ |
| Граждане Герои Соцтруда и Труда РФ, полные кавалеры Ордена Славы |
п. 2 ст. 6 закона от 09.01.1997 № 5-ФЗ |
| Граждане Герои и полные кавалеры Ордена Славы |
п. 3 ст. 8 закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1 |
| Граждане, получившие долю радиации в Семипалатинске |
п. 15 ст. 2 закона от 10.01.2002 № 2-ФЗ |
| Чернобыльцы |
п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1
|
| Инвалиды войны |
п. 17 ст. 14 Закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ |
| Сотрудники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России» |
п. 1 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ |
Шаг 3. Утверждение графика отпусков
После составления график направляется руководителю на утверждение. Если в организации есть профсоюз, необходимо учесть его мнение (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
Издавать отдельный приказ для утверждения графика отпусков не нужно, достаточно отметки об этом в правом верхнем углу документа.
Знакомить сотрудников с графиком необязательно, но лучше это сделать во избежание возможных спорных ситуаций. Сделать это можно в отдельном документе или в самом графике, если в нем предусмотрена соответствующая графа.
Ответственность за отсутствие графика отпусков
За отсутствие графика отпусков, а также за утверждение его позже 17 декабря, работодателя могут привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф для должностных лиц и ИП составит от 1 000 до 5 000 руб. Для организаций — от 30 000 руб. до 50 000 руб.
Подводим итоги
- График отпусков — обязательный документ, составлять который обязаны все работодатели.
- Отсутствие графика грозит ИП или организации существенным штрафом.
- Утвердить график отпусков необходимо за 2 недели до начала нового года.
- Составить график можно как на унифицированном бланке, так и на самостоятельно разработанном.