Практически все работодатели к концу года начинают составлять график отпусков на будущий год. Сегодня мы расскажем, что это за график, зачем он нужен, и как его грамотно составить. Наша редакция подготовила понятную инструкцию для новичков.
Что такое график отпусков и обязательно ли его составлять
Все официально трудоустроенные работники имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 122 ТК РФ). Они будут в течение года (один за одним) уходить на отдых, а вам придется организовать работу оставшегося персонала так, чтобы отсутствие одного из них не отразилось на непрерывной деятельности компании, а лучше — было незаметным. При этом нагрузка на оставшихся работников должна быть выстроена посильно для них, иначе ценные кадры начнут увольняться.
Отслеживать и предусматривать отсутствие работников руководству помогает график отпусков. Он представляет собой список работников и даты их отпусков. На графике видно: где, как долго и сколько людей будет отсутствовать. Получив эту информацию, начальник отдела сможет грамотно переставлять кадры.
График отпусков важен и бухгалтеру. Ведь ему нужно заранее планировать бюджет и иметь представление, сколько денег понадобится на выплату отпускных в ближайшее время.
Если его нет, то трудовая инспекция может расценить это как нарушение трудового законодательства и оштрафовать по ст. 5.27 КоАП:
- должностное лицо и ИП — от 1 до 5 тыс. руб.;
- организация — от 30 до 50 тыс. руб.
Без графика работодатель может не уследить за отпусками работников, забыть начислить им отпускные и, следовательно, нажить серьезных проблем.
Если бухгалтер во время не перечислит отпускные, положенные работнику, то его штраф как должностному лицу составит уже от 10 до 20 тыс. руб. (ч. 6 ст. 5.27 КоАП).
Как составить график отпусков
График отпусков на будущий год составляется в конце текущего года, обычно в октябре-ноябре. В это время работники уже могут предположить желаемое время отпуска, а работодатель планирует бюджет на будущий год.
Обычно процедура разработки графика отпусков со всеми сроками на предприятии заранее продумана, закреплена локальными нормативными актами и повторяется из года в год.
Вам остается найти соответствующее положение и применить его в деле. Но если такого нет, то готовьтесь самостоятельно организовывать весь процесс.
Шаг 1 — назначить ответственное лицо
Сотрудник, который будет составлять график, должен знать трудовое законодательство хотя бы в части ежегодных оплачиваемых отпусков. Обычно на предприятиях этим занимаются кадровики, у которых закреплена обязанность по разработке таких графиков в должностной инструкции. Если таковые отсутствуют, то можно привлечь любого другого специалиста, компетентного или способного разобраться в этом вопросе — юриста, бухгалтера, специалиста по охране труда или секретаря.
Однако заставить их выполнять чужую работу, вы не можете — нужно получить письменное согласие (ст. 60.2 ТК РФ). Если работник согласился, то заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору о выполнении новой трудовой обязанности и условиях оплаты за эту работу (ст. 72 ТК РФ).
Для примера представим, что желающих не было, и вам, как руководителю, пришлось делать все самому.
Шаг 2 — определить сроки подготовки и утверждения графика
Срок подготовки графика отпусков установлен законодательством.
Самостоятельно придумывать даты отпусков для каждого работника не стоит. Они могут сами выбрать время и согласовать его с коллегами. Ходить и опрашивать каждого — долго. Ускорить процесс вам помогут руководители отделов. Попросите их получить эту информацию у своих подчиненных, зафиксировать на бумаге и принести вам. А вы, в свою очередь, сведете полученные данные в общий график по всей организации и утвердите их.
Но перед тем как давать начальникам указания, сразу продумайте сроки, в которые они должны уложиться. Ведь вас тоже поджимает время.
Шаг 3 — издать приказ (распоряжение) о разработке графика отпусков
Законодательство не требует издавать такой приказ, но он хорошо дисциплинирует руководителей отделов. Поручите начальникам в заранее продуманный вами срок выяснить пожелания подчиненных, оформить на бумаге и предоставить лично вам или в отдел кадров.
А когда составлением графика все же занимается отдел кадров, то в этом же приказе можно обратится и к ним — разработать проект графика отпусков на работников всего предприятия, представить готовый график на утверждение руководителю организации.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Смотрите образец приказа о составлении графика отпусков (доступ бесплатный).
Подпишите приказ, зарегистрируйте его в журнале регистрации приказов (распоряжений) или ином установленном на предприятии документе, а также ознакомьте с ним всех работников, которых касается данное поручение — руководителей подразделений и начальника отдела кадров.
Шаг 4 — собрать пожелания работников по отпускам
Получив ваше распоряжение, начальники отделов начнут опрос своих подчиненных касаемо удобного времени отпуска. Среди персонала в отделе могут быть люди, имеющие право пойти в отпуск в любое удобное для них время — независимо от графика отпусков или загруженности на предприятии (годовой отчетности, инвентаризации, сезонных заказов и т. д.).
Будьте готовы к тому, что такое лицо не только выберет самое неподходящее время года, но и может внезапно поменять даты отпуска уже после утверждения графика. С этим ничего не поделать, у них есть такое право. Вам остается лишь подстраиваться и «перекраивать» занятость отделов так, чтобы работа не встала.
Перечень лиц, имеющих право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное время года
| Категория работника | Норма закона | Подтверждающие документы |
| Лица, в возрасте до 18 лет | ст. 267 ТК РФ | Паспорт |
| Совместители — на период ежегодного отпуска на основной работе | ст. 286 ТК РФ | Справка с основной работы или выписка из графика отпусков |
| Женщины — перед уходом в отпуск по беременности и родам и сразу после него | ст. 260 ТК РФ | Медицинская справка о беременности, больничный лист по беременности и родам |
| Мужчины, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам | ст. 123 ТК РФ | Справка с места работы жены о том, что она находится в декретном отпуске и свидетельство о браке |
| Родитель, усыновивший ребенка, в возрасте до 3 месяцев | ст. 122 ТК РФ | Решение суда об усыновлении |
| Родитель трех и более несовершеннолетних детей, младшему из которых меньше 14 лет | ст. 262.2 ТК РФ | Свидетельства о рождении детей |
| Один из родителей (опекунов, попечителей), воспитывающих ребенка-инвалида до 18 лет | ст. 262.1 ТК РФ | Свидетельство о рождении (усыновлении) ребенка, справка об инвалидности, справка с работы другого родителя о том, что он не использовал свое право на отпуск в удобное время |
| Почетный донор | пп.1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ | Удостоверение к нагрудному знаку «Почетный донор России» или «Почетный донор СССР» |
| Супруги военнослужащих — на период отпуска мужа/жены | п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ | Свидетельство о браке, документ о предоставлении отпуска военнослужащему супругу (копия приказа, справка, выписка из графика отпусков) |
| Чернобыльцы | ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1 | Удостоверение участника ликвидации, о полученном заболевании или инвалидности |
| Ветераны боевых действий | подп.3 п. 3 ст. 16 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ | Удостоверение ветерана |
Чтобы внезапный отпуск таких работников не создал «ступор» на предприятии, вы можете прописать в локальных актах обязанность о предупреждении работником вас о своем отпуске заблаговременно, например, подать заявление минимум за 3 дня до отпуска (Письмо Минтруда от 27.02.2020 № 14-2/ООГ-1439).
Впрочем, если не отпустите такого работника в удобное для него время, он может все равно уйти. Только вот отсутствие работника из вышеназванных категорий нельзя считать прогулом (п. 93 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2).
Шаг 5 — составить проект графика отпусков, утвердить и ознакомить работников
Когда у вас на руках все данные, можете переходить к оформлению итогового графика отпусков. Раньше его составляли по унифицированной форме Т-7, но с недавнего времени она стала необязательной к применению и может видоизменяться (Постановление Госкомстата от 24.03.1999 № 20).
Теперь работодатели вправе создать свой бланк с аналогичным содержанием:
- наименование структурного подразделения (отдела, цеха);
- сведения о работниках — Ф.И.О., должность согласно штатному расписанию, табельный номер;
- информация об отпуске — продолжительность, даты начала и окончания;
- сведения о переносе отпуска — основание, даты начала и окончания предполагаемого отпуска;
- примечание.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Специалисты КонсультантПлюс подготовили образец графика отпусков по форме Т-7, скачать его можно здесь (доступ бесплатный).
Готовый график утверждает и подписывает руководитель организации. После этого останется ознакомить с содержанием документа остальных работников под роспись (ст. 22 и 123 ТК РФ).
По нашему мнению это самый удобный способ оформления подписей — минимум бумаг, которые потом придется хранить. Однако могут применяться и другие методы. Например, к графику отпусков прикрепляют листы ознакомления или ведут отдельный журнал ознакомления с графиками отпусков, в которые работники ставят свою подпись.