Первое сентября — официальное начало учебного года, проходящее в торжественной и праздничной форме. Родители стремятся лично поучаствовать со своими детьми в этом мероприятии, но по закону День знаний не относится к нерабочим праздничным дням, и просто так не явиться в этот день работу работнику нельзя. Как оформить день отдыха сотруднику на 1 сентября, расскажем в нашем материале.
Оформляем отгул на 1 сентября
В таком случае работодателю потребуется:
- Получить от сотрудника письменное заявление — работодатель может заранее знать о желании работника оформить отгул на 1 сентября, если такую просьбу он выразил в письменном заявлении-согласии в момент оформления привлечения его к работе или выразил с помощью надписи на полученном от работодателя уведомлении о необходимости выйти на работу в нерабочий день (ст. 153 ТК РФ).
- Зарегистрировать заявление в журнале регистраций заявлений.
- Проверить наличие у работника права на отгул (например, поднять документы, подтверждающие факт его работы в выходной или нерабочий праздничный день).
- Издать приказ (распоряжение) о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска или его части.
- Ознакомить работника с приказом под роспись.
- Отразить время отдыха в личной карточке работника и табеле учета рабочего времени.
Если у работника нет отгулов, а 1 сентября ему обязательно нужно сопроводить ребенка в школу и поучаствовать в торжественных мероприятиях, посвященных Дню знаний, работник может воспользоваться другими возможностями (см. далее).
Ежегодный отпуск в начале сентября
Родители детей-первоклассников и младших школьников стремятся заранее спланировать свой ежегодный отпуск таким образом, чтобы гарантированно присутствовать первого сентября на праздничных мероприятиях в школе.
Отказать работнику в отпуске, зафиксированном в графике отпусков, работодателю будет крайне затруднительно и чревато штрафами (ст. 123 ТК РФ, решение ВС Республики Башкортостан от 03.05.2017 № 33А-21/628/2017).
Отдельные категории работников вправе брать отпуск в любое удобное время. К примеру, выбирать период ежегодного отпуска по своему желанию могут сотрудники с тремя и более детьми, пока младшему не исполнится 14 лет (Федеральный закона от 09.03.2021 № 34-ФЗ).
Оформляется такой день отдыха как часть ежегодного оплачиваемого отпуска: работник пишет заявление, работодатель издает приказ, с которым работника знакомит под роспись, производится расчет отпускных, проставляются отметки в табеле и личной карточке работника.
Отпуск за свой счет в День знаний
Работник может попросить работодателя отпустить его 1 сентября в школу на линейку на несколько часов (с последующей отработкой или без оплаты) или оформить заявление об отпуске на весь день без сохранения заработной платы.
Предоставлять день отдыха в таком случае работодатель не обязан, но вправе отпустить работника по его просьбе без сохранения заработной платы (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).
Для предоставления отпуска работодателю необходимо издать приказ, ознакомить работника с ним под роспись. Затем отразить сведения в разделе VIII «Отпуск» личной карточки работника:
В табеле учета рабочего времени проставляется буквенный код «ДО» или цифровой код «16».
День отдыха 1 сентября по коллективному договору
В День знаний (1 сентября) по коллективному договору или иному локальному акту работодателя работникам компании может предоставляться ежегодный дополнительный однодневный отпуск (оплачиваемый или без сохранения зарплаты). Такую возможность дает ч. 2 ст. 116 ТК РФ.
Подобную дополнительную гарантию предоставляют только определенной категории работников — матерям (отцам) или другим лицам (опекуну, попечителю), воспитывающим детей-школьников. В локальном акте может уточняться не только категория работника, но и возраст детей (например, младшие школьники с 1 по 4 класс или только первоклассники), срок представления работником заявления и другие необходимые условия.
В такой ситуации основанием для предоставления отпуска на 1 сентября также является заявление работника. Порядок оформления дня отдыха стандартный: работодателю нужно составить приказ и ознакомить с ним работника под роспись, внести сведения об отпуске в личную карточку работника и отразить в табеле учета рабочего времени.
Если этот день по коллективному договору является оплачиваемым (с сохранением зарплаты), то работодателю следует рассчитать причитающиеся за этот день выплаты.
Выходной день 1 сентября по отраслевому соглашению
Многие отраслевые соглашения предусматривают предоставление оплачиваемых или неоплачиваемых отпусков 1 сентября для родителей младших классов. Если компания попадает под действие какого-либо отраслевого соглашения, работодатель обязан предоставить работнику такой день отдыха.
Тексты отраслевых соглашений можно найти на сайте Минтруда (в разделе «Документы»).
Предоставление отдыха в День знаний оформляется по обычной схеме (заявление от работника, издание приказа и т. д.).
В табеле учета рабочего времени проставляется буквенный код «ОД» или цифровой код «10», если отпуск предоставлен с сохранением зарплаты. Если в соответствии с отраслевым соглашением, коллективным договором или локальным нормативным актом предоставляется отпуск без сохранения заработной платы, в табеле проставляется буквенный код «ОЗ» или цифровой код «17».
Подводим итоги
- Родители детей-школьников могут обратиться к работодателю с просьбой о предоставлении им 1 сентября дня отдыха — это может быть отгул за ранее отработанный день, однодневный отпуск за свой счет, ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть, дополнительный день отдыха в связи с Днем знаний, предоставляемый по коллективному договору или отраслевому соглашению.
- Для оформления дня отдыха 1 сентября работодатель издает приказ, знакомит с ним работника под роспись, вносит сведения в личную карточку и табель учета рабочего времени, при необходимости рассчитывает оплату нерабочего дня (дня отпуска).