Все больше работодателей привлекают к работе фрилансеров, но почему-то считают, что необязательно заключать с ним договор. На самом деле работая с исполнителями неофициально, можно нажить серьезных проблем и потерять кучу денег. Почему стоит узаконить отношения с фрилансером и как грамотно это сделать, читайте в нашей статье.
Кто такой фрилансер и почему с ним лучше заключать договор
Фрилансер — специалист, выполняющий работу удаленно. В трудовые отношения с заказчиком он не вступает, а значит не обязан соблюдать распорядок дня, появляться в офисе и т. д. От него требуется только одно — к оговоренному сроку выполнить задание, поэтому он сам устанавливает себе удобный график работы.
Почему-то работодатели не воспринимают фрилансера всерьез и не считают нужным его оформлять. А ведь это такой же контрагент, как и поставщик товаров. Вы заказываете у него работу (услугу) и платите из бюджета предприятия деньги. А значит, должны отражать эти движения и в бухучете.
Теперь рассмотрим три главных причины, по которым намного безопаснее и выгоднее работать с фрилансерами «по-белому».
Договор поможет сэкономить на налоге
Оформив отношения с фрилансером, вы сможете хорошо сэкономить на налоге за счет расходов на бизнес. Плательщики УСН «Доходы минус расходы» и налога на прибыль имеют право уменьшить налог за счет понесенных расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ, ст. 346.16 НК РФ).
Например, если вы нанимали юриста-фрилансера (подп. 15 п. 1 ст. 346.16 НК), то можете включить оплату по договору с ним в расходы, тем самым уменьшить налоговую базу. Главное — подтвердить свои траты договором, актом и платежными документами. В противном случае налоговая при проверке оштрафует вас, доначислит налог и добавит пени на недоимку.
Пример 1
Предприниматель на УСН «Доходы минус расходы» заказал у веб-дизайнера сайт, услугу продвижения и раскрутку интернет-магазина в сети. Как правильно учесть эти расходы, он не знал и обратился в налоговую.
Управление ФНС ответило ему официальным Письмом № 20-14/2/122096@ от 16.12.2011, что если ИП не принадлежат права на созданный программный комплекс и на сайте размещена рекламная информация, то расходы по созданию сайта учитываются как расходы на рекламу (подп. 20 п. 1 ст. 346.16 НК). А когда авторские права на сайт переходят к заказчику, то расход учитывается как за приобретение нематериального актива.
Договор — ваше доказательство в суде
Если с фрилансером заключить договор, можно еще перед началом работы утвердить стоимость работы, сроки, порядок исправления недостатков и дополнительные условия. Такой договор обеспечивает права обеих сторон, но самое главное — вы сможете требовать в суде исполнения обязательств от фрилансера, если он, например, возьмет предоплату и внезапно исчезнет или наотрез откажется исправлять недочеты.
Договор подтвердит ваши интеллектуальные права
Если вы без договора закажете фрилансеру текст (логотип, сайт и т. п.), то исключительные авторские права на него так и останутся у исполнителя. Помните, что исключительное право охраняется законом (ст. 1225, 1229 ГК РФ). Нарушив его, можно понести серьезные убытки.
Копирайтер может продать написанный для вас рекламный текст еще кому-то и ничего не нарушит, поскольку именно он является собственником, а вы ничего не докажете, ведь отношения с ним не оформляли. Куда страшнее может быть с логотипом.
Пример 2
Ивану нужен логотип для своей производственной фирмы. В социальной сети он нашел исполнителя, договорился по цене и срокам, никакого договора не заключал. В назначенный день фрилансер сдал логотип и получил оплату. Иван, довольный работой, разместил изображение на большой партии продукции.
Однако скоро получил иск от Марии о незаконном использовании интеллектуальной собственности — того самого логотипа. Сначала Иван не понял, кто такая Мария и почему этот логотип принадлежит ей, ведь он лично заказывал рисунок у дизайнера и заплатил за него деньги. Но оказалось, что после Ивана к тому же фрилансеру обратилась Мария. Дизайнер показал свои работы, девушке понравился логотип Ивана, она предложила хорошую сумму и дизайнер продал ей этот же логотип.
Однако девушка оказалась умнее и сразу заключила договор, чтобы авторские права после оплаты перешли к ней. Узнав о том, что ее логотип использует Иван, она сразу заявила о своих правах, ведь по документам именно она является собственником разработки, а Иван — постороннее лицо. Конечно, он тоже может попытаться доказать перепиской, что заказывал рисунок и платил деньги, но это уже претензия к исполнителю и совсем другое долгое разбирательство. А пока что суд удовлетворил иск Марии, заставил Ивана уничтожить всю партию товара с ее логотипом и заплатить компенсацию в размере 5 млн руб. (ст. 1252 ГК, ст. 1301 ГК).
Вот таких серьезных проблем можно нажить после фрилансера, если не оформлять с ним работу договором.
Как оформить фрилансера на работу
Фрилансеры бывают разные — индивидуальные предприниматели, самозанятые или же оказывающие услуги просто как физические лица. Существует два типа договора, чтобы узаконить с ними отношения — трудовой и гражданско-правовой.
Трудовой договор
По трудовому договору можно оформить только физическое лицо. Если ваш фрилансер не ИП и не плательщик налога на профессиональный доход, можете заключить с ним такой договор. После этого он станет для вас штатным работником, вы оба будете подчиняться трудовому законодательству: он — нести ответственность за выполненную работу, а на вас сразу ляжет ряд обязательств по обеспечению:
- условий труда;
- своевременной выплаты зарплаты не реже двух раз в месяц;
- начисления и уплаты страховых взносов за работника в бюджет из средств фирмы;
- расчета и уплаты НДФЛ за работника из его зарплаты;
- ведение его трудовой книжки, предоставление сведений в ПФР о его трудовой деятельности;
- предоставлению ежегодных отпусков, а также начислению и выплате отпускных;
- оплате больничных листов, в т. ч. связанных с материнством.
Если все это не пугает, то смело оформляйте фрилансера в штат. Удаленщик тоже может быть оформлен по трудовому договору. К примеру, бухгалтер может вести вашу фирму постоянно, но из дома. Если он обязуется быть на связи с 9 до 18 часов , периодически заходить за документами в офис, посещать госорганы, то нет обязательной необходимости его пребывания на рабочем месте в кабинете.
Трудовой договор подойдет и когда вам нужен работник не на постоянку, а на время выполнения определенной работы, например, на лето. Тогда заключайте обычный трудовой договор, но со сроком действия.
Однако помните, что срочный трудовой договор может заключаться, только если нужен человек для выполнения задачи, но нет возможности оформить его по бессрочному договору. А также если фрилансер сам согласен устроиться на определенное время (п. 13 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 №2).
Полезная информация от КонсультантПлюс
Смотрите образец трудового договора с фрилансером (доступ бесплатный).
Договор ГПД
Гражданско-правовой договор удобен, когда нужно выполнить разовую работу. Если вам нужен постоянный работник, которому вы планируете заказывать работу регулярно, нужно оформить его по трудовому договору.
Гражданский договор тоже страхует обе стороны, т. к. закрепляет все условия сотрудничества — объем работ, размер вознаграждения, сроки выполнения заданий и оплаты. Такие отношения регламентируются ГК РФ, а вместо работодателя и работника здесь заказчик и исполнитель.
В отличии от трудового гражданско-правовой договор можно заключить не только с физическими лицами, но и самозанятыми или ИП. Фирма также будет платить налоги и страховые взносы, но уже не должна организовывать рабочее место, оплачивать отпуска и больничные
По договору ГПД работать с самозанятыми и ИП гораздо выгоднее, чем принимать работника в штат. Однако помните, что подмена трудовых отношений гражданско-правовыми (чтобы не платить страховые взносы) ведет к административной ответственности.
Существует три вида гражданско-правового договора. Вам нужно выбрать подходящий под требуемые виды работ:
- договор подряда (ст. 702 ГК) — при необходимости получить материальный результат (покраски стен, разработки сайта и т. д.);
- договор оказания услуг (ст. 779 ГК) — нематериальная услуга, например, консультация юриста;
- договор авторского заказа (гл. 69 и 70 ГК) — творческий труд с уникальным результатом (рекламный слоган, логотип, макет, фотосъемка и т. д.).
При любом типе соглашения ожидаемый результат нужно описать в договоре, а для большей точности составьте техническое задание и прикрепите к договору в качестве приложения.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Смотрите образец договора оказания услуг с фрилансером (доступ бесплатный).
ГПД с физическим лицом
Если фирма заключила ГПД с физическим лицом, то должна удержать из его вознаграждения 13% НДФЛ (ст. 226 НК). Нарушителям грозит наказание по ст. 123 НК. Обязательно пропишите этот нюанс в договоре, чтобы фрилансеру было понятно, почему на руки он получил меньше.
Помимо этого заказчик уплачивает страховые взносы за исполнителя в ПФР и ФФОМС. Исключение составляют фрилансеры без гражданства РФ: они не подлежат страхованию. Что касается ФСС, то по договорам гражданско-правового характера эти взносы не необязательны к начислению (ст. 422 НК).
ГПД самозанятыми и ИП
С такими фрилансерами работать удобнее — они сами перечисляют налоги в бюджет. Заказчику придется взять на себя обязанность по уплате страховых взносов и НДФЛ, только если во время действия договора фрилансер перестанет быть ИП или самозанятым. Чтобы обезопасить себя, пропишите в договоре, что если исполнитель решит сняться с учета как плательщик НПД или закрыть ИП, то должен сообщить об этом заранее.
Подводим итоги
- Самозанятые и ИП оформляются только договором ГПХ, а физических лиц можно оформить как гражданским договором, так и трудовым.
- Трудовой договор дает больше рычагов давления на работника: вы можете контролировать его на рабочем месте, звонить в рабочее время, видеть как продвигается процесс работы, требовать неразглашение коммерческой тайны, а также накладывать дисциплинарные наказания, если тот нарушает условия договора. Однако и обязанностей перед работником вы понесете немало — от налогов до отпусков и больничных.
- Гражданско-правовой договор не требует от исполнителя соблюдать режим работы, отвечать на звонки с 8 до 17 часов, но зато этот тип соглашения позволяет вам существенно сэкономить на налогах при работе с самозанятыми и ИП.