Кассовый аппарат для ИП: кому нужен и как выбрать

О переходе на онлайн-кассы для ИП в 2022 году

Отсрочки по онлайн-кассам для ИП перестали действовать 1 июля 2022 года. Напомним, что до указанного срока кассовые аппараты могли не применять ИП, у которых нет работников и которые продают товары собственного производства, оказывают услуги, выполняют работы (ст. 2 Закона от 06.06.2019 N 129-ФЗ).

Это была, пожалуй, последняя категория ИП, для которой предусматривались временные льготы по неприменению онлайн-касс. Остальные либо изначально таких льгот не имели, либо их льготный период закончился еще раньше, либо они, как и ранее, могут не применять ККТ в 2022 г., в 2022 г. и позднее.

К последним относятся ИП, работающие только с организациями и другими ИП по безналичному расчету. А именно посредством перечисления денег на счета организаций и ИП в банках. Если же у ИП появляются расчеты банковской картой или смартфоном с использованием POS-терминала, то по ним нужно использовать ККТ (п. 9 ст. 2 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ, далее – Закона N 54-ФЗ).

Есть и другие категории ИП, имеющие право вести деятельность без ККТ. При этом условием неприменения кассовых аппаратов может выступать:

• вид деятельности ИП;
• применяемая система налогообложения;
• место ведения деятельности.

Кому не нужна онлайн-касса в 2022 году: льгота по виду деятельности

В Законе указан целый список видов деятельности, ведение которых позволяет ИП не применять ККТ (п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ). Их можно сгруппировать.

Торговля.

ИП может продавать без использования ККТ:

• газеты и журналы на бумажном носителе. При этом не имеет значения, где именно идет торговля (Письмо Минфина от 25.07.2018 N 03-01-15/52308);
• сопутствующие товары в газетно-журнальных киосках (исключение – товары, подлежащие обязательной маркировке). Но доля продажи газет и журналов должна составлять не менее 50% товарооборота. При этом учет торговой выручки от сопутствующих товаров и от газет/журналов должен вестись отдельно (абз. 2 п. 2, п. 8.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ);
• ценные бумаги;
• бахилы в розницу;
• различные товары на розничных рынках, ярмарках, выставках и т.д. (исключение – товары, подлежащие обязательной маркировке). Но если в таком месте организованной торговли ИП ведет торговую деятельность в магазине, павильоне, киоске, палатке, автолавке или на иной торговой точке, где обеспечивается демонстрация и сохранность товара, то он должен применять ККТ (абз. 6 п. 2, п. 8.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ);
• продовольственные и непродовольственные товары с рук, то есть заниматься разносной торговлей вне стационарной торговой сети. За некоторым исключением, например, нельзя продавать таким образом технически сложные товары, а также товары, подлежащие обязательной маркировке (абз. 7 п. 2, п. 8.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ);
• изделия народных художественных промыслов. Но реализовывать их должен изготовитель;
• мороженое в киосках, а также в розлив безалкогольные напитки, молоко, питьевую воду;
• квас, молоко, растительное масло, живую рыбу, керосин из автоцистерн;
• сезонные овощи в развал;
• входные билеты и абонементы в театры – государственные и муниципальные учреждения, при условии продажи с рук или лотка, но не через Интернет (п. 14 ст. 2 Закона N 54-ФЗ).

Однако льгота «по виду деятельности» не работает, если ИП использует автоматическое устройство для расчетов. Данное ограничение можно не учитывать только тем ИП, которые продают бахилы в розницу и питьевую воду в розлив.

Также льготой не могут воспользоваться продавцы подакцизных товаров (п. 8 ст. 2 Закона N 54-ФЗ).

Услуги.

ИП вправе без применения онлайн-касс оказывать такие услуги:

• обеспечение питанием образовательных организаций, реализующих основные общеобразовательные программы;
• прием от населения стеклопосуды и утильсырья, кроме металлолома, драгметаллов и драгоценных камней;
• ремонт и окраска обуви;
• изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;
• присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами;
• вспашка огородов и распиловка дров;
• услуги носильщиков на железнодорожных вокзалах, автовокзалах, в аэропортах и др.;
• сдача в аренду жилых помещений, в том числе вместе с машино-местами, расположенными в многоквартирных домах, при условии, что указанные объекты находятся в собственности ИП.

Далее речь пойдет о предпринимателях, которые могут не применять онлайн-кассы при условии применения определенных налоговых режимов.

Нужен ли кассовый аппарат при патенте в 2022 году

ИП на патенте в большинстве своем также освобождены от необходимости применять ККТ. Льгота увязана с видом деятельности, которым занимается ИП. Это, к примеру, ремонт мебели и предметов домашнего обихода, услуги в области фотографии, сдача в аренду жилых помещений, нежилых помещений, земельных участков и др. (п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ).

Вместе с тем, хотя такой ИП и не обязан выдавать своим покупателям чек ККТ, он должен предоставить иной документ, подтверждающий факт расчетов и содержащий обязательные реквизиты. Таковыми являются (п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ):

• наименование и номер документа;
• дата, время и место расчета (адрес);
• ФИО предпринимателя;
• ИНН предпринимателя;
• система налогообложения – ПСН;
• признак расчета (приход, возврат прихода, расход, возврат расхода);
• наименование товаров, работ, услуг, их количество, цена за единицу;
• сумма расчета;
• форма расчета – наличными деньгами или в безналичном порядке;
• фамилия лица, проводившего расчет. Обычно это сам ИП.

Оформить документ можно как в печатном варианте, так и от руки. Назвать его можно чеком или квитанцией. Указывать реквизиты допустимо в любой последовательности. В общем, ИП разрабатывает сам этот документ, и он необязательно должен быть визуально похож на чек ККТ или БСО. Тем более что ни тем, ни другим являться не будет.

Нужна ли онлайн-касса ИП-самозанятым

ИП, уплачивающие налог на профессиональный доход, освобождены от обязанности применять онлайн-ККТ в отношении доходов, полученных в рамках НПД (п. 2.2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ). Самозанятые формируют свои чеки в приложении «Мой налог», передают их покупателям, а также в налоговые органы (Письмо Минфина от 27.05.2022 N 30-01-15/41131). Следовательно, оформлять отдельно еще и чеки ККТ таким ИП нет никакого смысла.

Кто не обязан иметь кассу в 2022 году по географическим причинам

Если ИП ведет расчеты с покупателями в удаленных или труднодоступных местностях, он может не применять ККТ. Но по требованию покупателя должен выдать документ, подтверждающий факт расчета между ним и ИП. В документе так же, как и в случае с ИП на ПСН, должны быть все обязательные реквизиты. Перечень таких местностей утверждают региональные власти и размещают его на своем официальном сайте (п. 3 ст. 2 Закона N 54-ФЗ). Вместе с тем, указанная льгота не применяется, если ИП торгует подакцизными товарам, или использует в деятельности автоматическое устройство для расчетов (п. 8 ст. 2 Закона N 54-ФЗ).

Есть еще местности, удаленные от сетей связи, территории военных объектов, объектов органов ФСБ, органов госохраны, органов внешней разведки. ИП, ведущие деятельность в таких местах, вправе использовать кассовые аппараты, которые не передают в онлайн-режиме фискальные данные в налоговую. Перечень «удаленных местностей» также определяют власти субъектов РФ (п. 7 ст. 2 Закона N 54-ФЗ).

Кому еще не нужно ставить кассовые аппараты в 2022 году

Полный список оснований для неприменения ККТ приведен в ст. 2 Закона N 54-ФЗ. В том числе для юридических лиц, государственных и муниципальных учреждений.

Что касается ИП, то помимо случаев, перечисленных выше, вправе не применять ККТ те предприниматели, которые ведут деятельность через механические торговые автоматы, принимающие оплату только монетами (п. 1.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ). Например, аппараты по продаже жевательной резинки.

Кому необходима ККТ: резюме по онлайн-кассам для предпринимателей

ИП должен применять онлайн-кассу, если в ходе предпринимательской деятельности у него возникают:

• расчеты с организациями или ИП наличными деньгами, посредством банковской карты или смартфона (Письмо Минфина от 29.05.2019 N 03-01-15/39015);
• расчеты с гражданами любыми способами оплаты, в том числе только безналично (Письмо ФНС от 18.11.2020 N АБ-4-20/18887).

Если у вас есть такие расчеты и под исключения, установленные Законом N 54-ФЗ, вы не подпадаете, значит, должны применять ККТ.

Кстати, при получении авансов от физлиц чек нужно оформить два раза: в первый раз при получении денег, второй раз – при передаче товара.

Как накажут ИП за работу без онлайн-кассы

За неприменение ККТ предпринимателю грозит штраф в размере от 25% до 50% суммы расчета, но не менее 10 тыс. руб. (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ). Такой же штраф могут применить и к тем ИП, которые не предоставили покупателю документ, подтверждающий расчет, взамен чека. Например, к ИП на патентной системе налогообложения.

Сколько стоит касса для ИП

Сегодня на рынке онлайн-касс представлено довольно много моделей. И отличаются они друг от друга не только производителем и набором выполняемых функций.

Наиболее привычный для бизнеса вариант – стационарная касса. Она может быть установлена в магазине, кафе, парикмахерской, офисе и т.д. Такая касса нужна при проведении расчетов с клиентами в конкретном месте. Все модели стационарных онлайн-касс, которыми сегодня можно пользоваться, указаны в реестре ККТ на сайте ФНС (п. 1, п. 9 ст. 3 Закона N 54-ФЗ).

Кстати, стационарную кассу можно взять и в аренду. Но самые низкие цены предлагают обычно за ККТ без фискального накопителя, а без него такой аппарат использовать как онлайн-кассу не получится.

Если же ИП получает все платежи от покупателей через Интернет (к примеру, занимается Интернет-торговлей), то ему подойдет и «облачная касса». Она похожа на приложение для мобильного устройства или программу на компьютере. По сути, ИП получает доступ к удаленной кассе, которая находится совершенно в другом месте – в дата-центре организации, предоставляющей эту кассу в аренду.

Ежемесячная арендная плата за «облачную кассу» начинается ориентировочно от 1500 руб. Самая дешевая стационарная касса обойдется ИП также где-то в 1500 руб. Однако за такие деньги можно купить ККТ опять же только без фискального накопителя, который придется приобретать отдельно.

Обслуживание онлайн-касс: расходы на фискальный накопитель и прочее

Важной составляющей онлайн-кассы является фискальный накопитель (ФН). В нем хранятся данные обо всех расчетных операциях в зашифрованном виде, и их нельзя изменить. ФН «привязывается» к определенному кассовому аппарату и регистрируется в налоговой вместе с ним.

Фискальные накопители тоже бывают разные. В первую очередь они отличаются по сроку действия. Некоторые ИП могут использовать ФН только со сроком действия не менее 36 месяцев со дня регистрации ККТ в налоговых органах. Это предприниматели (абз. 1 п. 6 ст. 4.1 Закона N 54-ФЗ):

• оказывающие услуги (независимо от применяемой системы налогообложения);
• перешедшие на специальные налоговые режимы – УСН, ЕСХН, ПСН.

Если к указанным категориям ИП не относится, то он должен применять ФН со сроком действия не менее 13 месяцев. Кассы с такими ФН должны использовать ИП (абз. 2 п. 6 ст. 4.1 Закона N 54-ФЗ):

• торгующие подакцизными товарами;
• применяющие ОСН, в том числе при совмещении с ПСН;
• выполняющие функции платежных агентов или субагентов (Постановление Правительства от 25.01.2017 N 70);
• ведущие сезонную (временную) деятельность. При этом ИП сам определяет, можно ли отнести его деятельность к сезонной (Письмо ФНС от 23.05.2017 N ЕД-4-20/9679);
• использующие автономные ККТ, не передающие фискальные документы онлайн, поскольку находятся в местностях, отдаленных от сетей связи.

Изучите также ответ на сайте ФНС «Какой фискальный накопитель выбрать».

Очевидно, что ФН со сроком действия 36 месяцев стоит дороже. И начинающему ИП, к примеру, на УСН, нецелесообразно приобретать такой ФН. Однако по Закону у него нет выбора (Письмо ФНС от 12.02.2018 N ЕД-4-20/2631).

Сегодня, кстати, на рынке встречаются модели ФН со сроком действия также на 15 и 18 месяцев. Их могут применять те ИП, кто не подпадает под жесткое требование о применении ФН со сроком действия не менее 36 месяцев.

ФН нужно заменить после истечения срока действия. Либо если память ФН заполнится быстрее, чем истечет срок. Такое тоже бывает. Старый фискальный накопитель необходимо хранить в течение 5 лет с даты окончания его использования.

Теоретически заменить ФН может и сам предприниматель (некоторые модели это позволяют), а затем зарегистрировать новый ФН вместе с прежней ККТ в ИФНС (п. 4 ст. 4.2 Закона N 54-ФЗ). Но можно воспользоваться и услугами сервисного центра либо оператора фискальных данных (о нем ниже). Такие услуги платные.

Все возможные к применению ФН включены в реестр фискальных накопителей, который ведет ФНС. В нем указывается информация в том числе и о сроке действия ФН.

Выбор кассы и выбор ОФД

Моделей онлайн-касс множество. Поэтому главная задача ИП – выбрать тот вариант, который лучше всего подойдет его бизнесу. Кроме прочего, предпринимателю нужно учесть возможность совместимости кассы с другим оборудованием, например, если в деятельности используются весы, сканер штрихкода и т.д. А также с используемыми учетными программами. Если ИП торгует алкоголем, то для него будет иметь значение возможность подключения к ЕГАИС, а если продает маркированные товары, то – возможность использования ФН при таком виде деятельности. Даже скорость печати чеков играет свою роль, если у ИП ежедневно через магазин проходит большое количество покупателей.

Однако выбрав и купив кассу вместе с ФН (или кассу и ФН по отдельности), сразу начать выбивать чеки не получится. Сначала нужно заключить договор с оператором фискальных данных (п. 3 ст. 5 Закона N 54-ФЗ) и, как вы уже поняли, зарегистрировать ККТ в налоговой (п. 1 ст. 5 Закона N 54-ФЗ).

Оператор фискальных данных (ОФД) – это организация, получившая разрешение на обработку фискальных данных. Онлайн-касса ИП передает данные ОФД, который перенаправляет их в налоговые органы и хранит их (п. 6 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ). Т.е. ОФД – это посредник между предпринимателем и ФНС. ИП не может передать сведения налоговикам напрямую, минуя ОФД. Вместе с тем, ФНС в любой момент может запросить сведения по расчетным операциям у ОФД.

Список действующих операторов фискальных данных размещен на сайте ФНС.

Услуги ОФД тоже стоят денег. Цены начинаются ориентировочно от 2500 руб. в год за один кассовый аппарат. Но если заключать договор сразу на несколько лет, то возможны скидки. Некоторые ОФД полностью автоматизировали процесс подключения к ним. Идти никуда не надо, заявление подается через Интернет, после чего с ИП заключается договор. Правда, может понадобиться квалифицированная электронная подпись.

Что касается регистрации ККТ, то некоторые ОФД берут эту обязанность на себя. Тогда эта услуга будет включена в ежегодное обслуживание кассы. Если нет, то ИП сможет зарегистрировать кассовый аппарат самостоятельно.