Повальное увлечение законодателей онлайн кассами порождает на практике много вопросов у работодателей. Если в случае купли-продажи чего-нибудь «посторонним» физлицам все более-менее понятно — применять онлайн ККТ или нет, то в отношениях с собственными сотрудниками все сложнее. Применять кассу, если работнику выдали заем? Как быть, если выплатили материальную помощь? И так далее… Ответы на эти и другие вопросы — в нашем материале.
Надо ли применять онлайн кассу, если работник приобрел товар у работодателя?
Наиболее распространенная схема такая: работник получает товары (иногда услуги), произведенные работодателем. Затем, при расчете зарплаты, работодатель удерживает из начисляемой зарплаты стоимость того, что получил работник. Надо ли применять ККТ?
Ответ: НАДО.
Потому что, по сути, работник (физлицо) приобрел у работодателя товар (услугу). То есть операция подпадает под определение «расчет с физлицом», изложенное в ст. 1.1 Закона «О применении касс» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Аналогично рассуждают и чиновники Минфина (Письма Минфина России от 30.11.2018 № 03-01-15/86884, от 25.01.2019 № 03-01-15/4355).
Поэтому, если организация вашей деятельности предполагает продажу товаров (услуг) собственным сотрудникам — приобретайте онлайн-кассу. При этом не имеет значения, если продажа собственным работникам идет с какими-то «преференциями»: по себестоимости, со скидкой и т. п. На обязанность применять ККТ это не влияет.
Правило о применении ККТ при передаче сотрудникам товаров и услуг распространяется и на случаи, когда за плату передается что-то, необходимое для производственного процесса, например, форменная одежда. Исключения — трудовые книжки, а также то, что на момент передачи не принадлежит работодателю.
Работодатель удерживает из зарплаты работника стоимость трудовой книжки (вкладыша): надо ли пробивать по кассе?
Ответ: НЕ НАДО.
Вот как объясняет, почему не надо, Минфин. Работодатель обязан оформить работнику трудовую книжку, если у работника ее еще нет (ст. 65 ТК РФ). Если листов в основной книжек недостаточно, то работодателю нужно оформить вкладыш по установленной форме.
В обоих этих действиях работодатель компенсирует свои затраты на бланк трудовой книжки или вкладыша, удерживая стоимость из зарплаты работника (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).
По мнению чиновников, такая передача трудовой книжки или вкладыша не является реализацией физлицу.
Оплату от работника следует рассматривать как компенсацию действий, которые обязан выполнить работодатель в рамках действующего законодательства (см. Письма Минфина от 12.12.2018 № 03-01-15/90372, от 25.01.2019 № 03-01-15/4355).
Раз реализацией физлицу операция не является, то и пробивать ее по кассе по Закону № 54-ФЗ не требуется.
Нужно ли пробивать на онлайн кассе оплату работодателем мобильной связи для работников?
Ответ: НЕ НУЖНО.
Логика в данном случае такая: мобильную связь обеспечивает не сам работодатель, а оператор мобильной связи. Между работодателем и работником нет договора на куплю-продажу услуг по мобильному обслуживанию. Следовательно, оплату мобильной связи для работников нельзя считать продажей работнику от работодателя. Оплата является компенсацией и под требования Закона № 54-ФЗ не подпадает.
Высказывался по данному вопросу и Минфин (Письмо от 25.01.2019 № 03-01-15/4355).
Нужно ли применять онлайн кассу, если работодатель оплачивает парковочные места для автомобилей работников?
Ответ: НЕ НУЖНО.
Обоснования, приведенные в Письме Минфина от 04.12.2018 № 03-01-15/87763, похожи на те, что чиновники привели, когда рассуждали про мобильную связь. Если парковочные места не принадлежат работодателю, то и реализацией оплату этих мест считать нельзя. Следовательно, работодатель ничего не продает физлицам-работникам и пробивать по кассе ничего не обязан.
Если парковка принадлежит работодателю, и он берет за пользование плату с сотрудников (тем или иным образом), то такую плату пробивать надо.
Надо ли пробивать по онлайн кассе займы работникам?
Ответ: НЕ НАДО.
Если работодатель дает работнику взаймы деньги и работник их потом возвращает, такие операции не являются реализацией и под действие Закона № 54-ФЗ не подпадают. То есть пробивать их не надо. Таково мнение налоговиков (Письмо ФНС от 19.10.2018 № ЕД-4-20/20518@).
Чтобы не надо было пробивать по кассе выданные или полученные от работника суммы по займу, они не должны быть связаны с товарами (услугами) со стороны работодателя. Если работодатель, например, передал работнику товар «взаймы», а работник потом гасит его стоимость в кассу частями, то это уже не заем, а все та же продажа. И требуется применение ККТ.
Если же работодатель-организация получает взаймы деньги от работника-учредителя, то обязанность пробивать чек тоже не наступает — по основаниям, похожим на ситуацию с займом работнику. Нет реализации — нет обязанности выбивать чек (Письмо Минфина от 04.12.2018 № 03-01-15/87766).
Компания делает работнику подарок — нужно ли проводить по онлайн кассе?
Ответ: НЕ НУЖНО.
Только следует подтвердить статус выплаты оформленным договором дарения. Тогда подарок не будет относиться к операциям, которые указаны в Законе № 54-ФЗ как требующие применения онлайн кассы (Письмо Минфина от от 31.08.2018 № 03-01-15/62431).
Компания-работодатель выплачивает материальную помощь или делает выплаты, прописанные в локальных актах: нужна ли ККТ?
Ответ: НЕ НУЖНА.
Если выплата денег работнику производится в соответствии с уставом, трудовым (или коллективным) договором или на основании связанных с ними локальными актами работодателя (а также при возвратах работниками таких денежных средств), данные операции не являются расчетами для целей применения Закона № 54-ФЗ, и ККТ для них не требуется (Письмо Минфина от 11.12.2018 № 03-01-15/89989).
А чтобы совсем исключить претензии контролеров, рекомендуем прописать такую выплату в локальных актах (например, матпомощь).
Сотрудник возмещает причиненный ущерб — надо ли проводить по онлайн кассе?
Ответ: НЕ НАДО.
Выплаты сотрудника в счет компенсации ущерба, причиненного работодателю по вине сотрудника не считаются реализацией (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ, Письмо Минфина от 09.10.2018 № 03-01-15/72537).