Оформляем материальную помощь сотруднику

Марат

7 лет назад

У сотрудника родился ребенок. Рождение ребенка – это не только большая радость, но и немалые расходы. В связи с этим работник собирается попросить у организации материальную помощь. Директор предприятия не против помочь работнику. Тем более, что тот на хорошем счету. Как оформить материальную помощь сотруднику? Наши специалисты расскажут, как это сделать правильно.

Принципиальное решение принимают учредители

Материальную помощь работникам оказывают за счет чистой прибыли. Так как чистая прибыль организации принадлежит учредителям, то именно они принимают принципиальное решение об использовании ее части на всевозможные выплаты. В том числе, на выплату работникам материальной помощи, премий и т. д.

К сведению
Если у предприятия единственный учредитель, то должно быть составлено решение об использовании чистой прибыли, в том числе, на выплату материальной помощи (п.3 ст. 47 Федерального закона от 26.12.1995 №208-ФЗ, ст. 39 Федерального закона от 08.02.1998 №14-ФЗ).

Если в организации несколько учредителей (участников или акционеров), то итоги общего собрания должны быть оформлены протоколом (ст. 63 Федерального закона от 26.12.1995 №208-ФЗ, п. 6 ст. 37 Федерального закона от 08.02.1998 №14-ФЗ). Протокол общего собрания в ООО может быть составлен в произвольной форме, в то время как протокол в акционерных обществах должен включать в себя обязательные реквизиты (п. 2 ст. 63 Федерального закона от 26.12.1995 №208-ФЗ, п. 4.29 Положения, утв. Приказом ФСФР России от 02.02.2012 №12-б/пз-н).

Только после того как деньги на выплату материальной помощи выделены, руководитель организации может принимать решение о ее адресном использовании (п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ, подп. 4 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

К сведению
Материальная помощь – это выплата, производимая организацией в пользу физических лиц. В том числе, сотрудников, их родственников и посторонних людей. Выплата материальной помощи может быть связана с рождением ребенка, смертью члена семьи, очередным отпуском, профессиональным праздником и т.д.

Оформляем правильно

Оформление выплаты материальной помощи нужно начать с заявления работника. Единой утвержденной формы такого заявления действующее законодательство не содержит, поэтому заявление может быть написано в произвольной форме (подробнее об этом см., «Пишем заявление на предоставление материальной помощи (образец)»).

После того как заявление написано, и получена положительная резолюция директора, можно переходить к выпуску приказа о выплате материальной помощи. Он также может быть составлен в произвольной форме (подробнее об этом см., «Издаем приказ о выплате материальной помощи (образец)»).

К сведению
В общем случае, материальная помощь облагается НДФЛ (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ). Однако в некоторых ситуациях налог платить не нужно. Так, например, НДФЛ не взимается:

с матпомощи до 4000 рублей за год на одного сотрудника ;

с материальной помощи в размере не более 50 000 руб. при рождении (усыновлении) ребенка;

с единовременной материальной помощи сотруднику или бывшему работнику-пенсионеру в связи со смертью родственника – члена семьи.

Напомним, что члены семьи – это муж (жена), родители и дети (ст. 2 Семейного кодекса РФ).