Рабочее время подлежит учету
Для целей кадрового учета в организациях ведется табель учета рабочего времени. В этом документе учитывается время, фактически отработанное каждым сотрудником организации. На основании табеля рабочего времени персоналу начисляется заработная плата. На практике организации и индивидуальные предприниматели обычно используют форму №Т-12 (№Т-13), хотя учетный табель можно разработать самостоятельно (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письма Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).
Табель учета рабочего времени заполняет сотрудник, уполномоченный на это приказом. Обычно это работник отдела кадров. Однако в крупных организациях табель по каждому структурному подразделению может вестись отдельно. В таком случае ответственного сотрудника за ведение табеля в каждом подразделении также назначает руководитель (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).
Для заполнения табеля разработаны специальные условные обозначения – коды, которые нужно применять, если организация использует унифицированные типовые формы табеля учета рабочего времени, а именно (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1):
- табель учета рабочего времени по форме №Т-12;
- табель учета рабочего времени по форме №Т-13 для автоматизированной обработки данных.
Отражаем медкомиссию в табеле
Для контроля состояния здоровья и с целью выявления профзаболеваний на начальном этапе для некоторых категорий работников проводятся периодические обязательные медосмотры за счет работодателя (абз. 12 ч. 2 ст. 212 ТК РФ). Например, в медосмотрах нуждаются работники, подвергающиеся воздействию вредных производственных факторов, указанных в перечне, утвержденном приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 №302н и иные категории сотрудников.
Итак, для некоторых работников обязательно прохождение медосмотров. Табель учета рабочего времени не содержит буквенного и цифрового кода для обозначения времени прохождения обязательного медосмотра. В такой ситуации работодатель может ввести собственное условное обозначение. Как обозначить в табеле медосмотр? Единственно верного ответа на этот вопрос нет. Например, можно использовать буквенный код «МО» или незанятый цифровой. Так нужно поступить, если организация использует унифицированную форму табеля учета рабочего времени и, если применяет самостоятельно разработанный бланк.
Настал день медосмотра. В табеле нужно отразить факт отсутствия сотрудника на работе из-за посещения медкомиссии. Порядок отражения будет различаться, если:
- работник отсутствовал целый день;
- работник успел пройти диспансеризацию и в этот же день смог поработать.
В первом случае, медосмотр в табеле учета рабочего времени отражается с использованием введенного организацией кода (например, «МО» или вакантного цифрового обозначения).
Во втором случае, обозначение медосмотра в табеле производится с помощью двойного кода – «Я/МО». В этом случае в графе, расположенной ниже, нужно указать количество часов, отработанных сотрудником в день прохождения медкомиссии, и время, затраченное на медосмотр. Такая запись может выглядеть так: «4/4».