Кадровые приказы на прием и увольнение: нумерация

Ведение любой документации требует соблюдения определенного порядка. Особенно это касается больших предприятий, где архивы являются действительно масштабными и без соблюдения строгих правил легко запутаться, если потребуется найти какой-либо документ. Для быстрого поиска нужных данных, а также унификации используется нумерация кадровых приказов на прием и увольнение и правила, относящиеся к маркировке прочих документов.

Особенности и применение

Кадровый отдел занимается различными действиями, которые связаны с оформлением документации:

  • составление личных дел на всех сотрудников, которые относятся к организации;
  • внесение различных записей в трудовые книжки;
  • составление всевозможных должностных инструкций;
  • создание приказов;
  • разработка всевозможных бумаг, необходимых для работы компании.

Особое значение имеет нумерация приказов о приеме и увольнении, поскольку именно эти документы входят в сферу обязанности кадровых сотрудников. Присвоение номера дает определенные преимущества:

  • позволяет внести порядок в процесс регистрации всевозможных кадровых бумаг.
  • дает возможность быстро отыскать необходимый приказ среди других аналогичных документов.
  • облегчает классификацию.

Распоряжения и приказы – это распорядительные документы. В них содержатся решения, касающиеся административных и организационных вопросов деятельности компании. С помощью распорядительных документов осуществляется управление организацией, в частности, задач, возникающих в процессе ведения хозяйственной деятельности.

Подробнее об этом см. «Оформляем распорядительные документы».

Приказы могут также разделяться по срокам хранения. Есть те, что должны находиться в архиве десятилетиям, в том числе и больше полувека, а некоторые хранятся всего лишь несколько лет. При большом количестве документов им могут присваиваться сложные номера.

Способы нумерации

Обычно в организации разрабатывается свой порядок и система для маркирования документов, что закрепляется в качестве инструкции. Для боле удобного использования можно применять цифро-буквенную нумерацию, чтобы быстро разобраться, к какой категории относится документ. На практике могут применяться следующие обозначения:

Буквенное обозначениеРасшифровка
Ппринятие на работу
ПРпринятие на рабочую специальность
Уоформлено увольнение
Крабочие поездки любого типа
ВКвнутренние поездки (по территории РФ)
ЗКотправление работников за рубеж
ОТДполучение сотрудником отпуска за свой счет
ОТКработник ушел в оплачиваемый отпуск
Нразличные нарушения сотрудниками их обязанностей

Могут быть приняты и любые другие обозначения или сокращения, которые руководство посчитает уместным использовать в документообороте организации. Кроме того, стоит запомнить, что нумерация обновляется с началом каждого следующего года. Исключением из этого правила являются различные образовательные учреждения, где обновление нумерации производится 1 сентября.

Порядок присвоения номера никак не регламентируется, поэтому для записей необходимо завести соответствующий журнал, где будут указываться реквизиты документа. Это позволит быстро найти необходимый приказ и навести порядок в архивах. Заполняется журнал кадровыми работниками.

 

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Загрузка…
Комментарии