Кадровые приказы на прием и увольнение: нумерация

Ведение любой документации требует соблюдения определенного порядка. Особенно это касается больших предприятий, где архивы являются действительно масштабными и без соблюдения строгих правил легко запутаться, если потребуется найти какой-либо документ. Для быстрого поиска нужных данных, а также унификации используется нумерация кадровых приказов на прием и увольнение и правила, относящиеся к маркировке прочих документов.

Особенности и применение

Кадровый отдел занимается различными действиями, которые связаны с оформлением документации:

  • составление личных дел на всех сотрудников, которые относятся к организации;
  • внесение различных записей в трудовые книжки;
  • составление всевозможных должностных инструкций;
  • создание приказов;
  • разработка всевозможных бумаг, необходимых для работы компании.

Особое значение имеет нумерация приказов о приеме и увольнении, поскольку именно эти документы входят в сферу обязанности кадровых сотрудников. Присвоение номера дает определенные преимущества:

  • позволяет внести порядок в процесс регистрации всевозможных кадровых бумаг.
  • дает возможность быстро отыскать необходимый приказ среди других аналогичных документов.
  • облегчает классификацию.

Распоряжения и приказы – это распорядительные документы. В них содержатся решения, касающиеся административных и организационных вопросов деятельности компании. С помощью распорядительных документов осуществляется управление организацией, в частности, задач, возникающих в процессе ведения хозяйственной деятельности.

Подробнее об этом см. «Оформляем распорядительные документы».

Приказы могут также разделяться по срокам хранения. Есть те, что должны находиться в архиве десятилетиям, в том числе и больше полувека, а некоторые хранятся всего лишь несколько лет. При большом количестве документов им могут присваиваться сложные номера.

Способы нумерации

Обычно в организации разрабатывается свой порядок и система для маркирования документов, что закрепляется в качестве инструкции. Для боле удобного использования можно применять цифро-буквенную нумерацию, чтобы быстро разобраться, к какой категории относится документ. На практике могут применяться следующие обозначения:

Буквенное обозначение Расшифровка
П принятие на работу
ПР принятие на рабочую специальность
У оформлено увольнение
К рабочие поездки любого типа
ВК внутренние поездки (по территории РФ)
ЗК отправление работников за рубеж
ОТД получение сотрудником отпуска за свой счет
ОТК работник ушел в оплачиваемый отпуск
Н различные нарушения сотрудниками их обязанностей

Могут быть приняты и любые другие обозначения или сокращения, которые руководство посчитает уместным использовать в документообороте организации. Кроме того, стоит запомнить, что нумерация обновляется с началом каждого следующего года. Исключением из этого правила являются различные образовательные учреждения, где обновление нумерации производится 1 сентября.

Порядок присвоения номера никак не регламентируется, поэтому для записей необходимо завести соответствующий журнал, где будут указываться реквизиты документа. Это позволит быстро найти необходимый приказ и навести порядок в архивах. Заполняется журнал кадровыми работниками.

 

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Комментарии