Ведение любой документации требует соблюдения определенного порядка. Особенно это касается больших предприятий, где архивы являются действительно масштабными и без соблюдения строгих правил легко запутаться, если потребуется найти какой-либо документ. Для быстрого поиска нужных данных, а также унификации используется нумерация кадровых приказов на прием и увольнение и правила, относящиеся к маркировке прочих документов.
Особенности и применение
Кадровый отдел занимается различными действиями, которые связаны с оформлением документации:
- составление личных дел на всех сотрудников, которые относятся к организации;
- внесение различных записей в трудовые книжки;
- составление всевозможных должностных инструкций;
- создание приказов;
- разработка всевозможных бумаг, необходимых для работы компании.
Особое значение имеет нумерация приказов о приеме и увольнении, поскольку именно эти документы входят в сферу обязанности кадровых сотрудников. Присвоение номера дает определенные преимущества:
- позволяет внести порядок в процесс регистрации всевозможных кадровых бумаг.
- дает возможность быстро отыскать необходимый приказ среди других аналогичных документов.
- облегчает классификацию.
Распоряжения и приказы – это распорядительные документы. В них содержатся решения, касающиеся административных и организационных вопросов деятельности компании. С помощью распорядительных документов осуществляется управление организацией, в частности, задач, возникающих в процессе ведения хозяйственной деятельности.
Подробнее об этом см. «Оформляем распорядительные документы».
Приказы могут также разделяться по срокам хранения. Есть те, что должны находиться в архиве десятилетиям, в том числе и больше полувека, а некоторые хранятся всего лишь несколько лет. При большом количестве документов им могут присваиваться сложные номера.
Способы нумерации
Обычно в организации разрабатывается свой порядок и система для маркирования документов, что закрепляется в качестве инструкции. Для боле удобного использования можно применять цифро-буквенную нумерацию, чтобы быстро разобраться, к какой категории относится документ. На практике могут применяться следующие обозначения:
| Буквенное обозначение | Расшифровка |
| П | принятие на работу |
| ПР | принятие на рабочую специальность |
| У | оформлено увольнение |
| К | рабочие поездки любого типа |
| ВК | внутренние поездки (по территории РФ) |
| ЗК | отправление работников за рубеж |
| ОТД | получение сотрудником отпуска за свой счет |
| ОТК | работник ушел в оплачиваемый отпуск |
| Н | различные нарушения сотрудниками их обязанностей |
Могут быть приняты и любые другие обозначения или сокращения, которые руководство посчитает уместным использовать в документообороте организации. Кроме того, стоит запомнить, что нумерация обновляется с началом каждого следующего года. Исключением из этого правила являются различные образовательные учреждения, где обновление нумерации производится 1 сентября.
Порядок присвоения номера никак не регламентируется, поэтому для записей необходимо завести соответствующий журнал, где будут указываться реквизиты документа. Это позволит быстро найти необходимый приказ и навести порядок в архивах. Заполняется журнал кадровыми работниками.