Действующее законодательство дает работодателям право использовать по отношению к сотрудникам, нарушающим дисциплину, разные типы дисциплинарных взысканий. Перед привлечением к дисциплинарной ответственности организация обязана узнать у сотрудника про его видение сложившейся ситуации. Чтобы доказать отсутствие вины, работнику нужно знать, как писать объяснительную, на какие значимые детали следует сделать акцент в этом документе.
Зачем составляется записка
Процедура привлечения специалиста к дисциплинарной ответственности детально прописано в Трудовом кодексе (ст. 193 ТК РФ). Согласно данным нормам, администрация обязана провести расследование, в ходе которого изучаются письменные пояснения самого нарушителя.
Понимание, как правильно писать объяснительную, может потребоваться специалисту в следующих ситуациях:
- опоздание на смену;
- прогул;
- некачественное выполнение возложенных обязанностей;
- выявление ошибок, недостач, выявленных проверкой, ревизией;
- самовольный уход с работы до окончания смены;
- иные случаи нарушения норм закона и положений трудового договора.
Если работник понимает, как правильно написать объяснительную, он может обосновать начальству, что в произошедшей ситуации нет его вины. Например, отсутствие на службе весь день связано с нахождением в больнице, опоздание на смену – со сбоем в работе общественного транспорта и т.д. Если вина отсутствует, руководство не сможет привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности.
Составляем грамотно
Действующее законодательство не дает готового ответа на вопрос, как правильно писать объяснительную на работе. Документ составляется в свободной форме, в него включаются сведения, имеющие важность в свете сложившейся ситуации. При подготовке бумаги следует придерживаться норм делового стиля, избегать чрезмерной эмоциональности и просторечных выражений.
На подготовку документа у работника-нарушителя имеется два рабочих дня (ст. 193 ТК РФ). Если он откажется давать пояснения своих действий, работодатель составляет соответствующий акт.
Работник может попросить образец объяснительной записки в отделе кадров организации или найти подходящий вариант в интернете. Перед составлением документа нужно заранее обдумать аргументы, которые специалист планирует использовать для обоснования собственной невиновности.
Документ составляется на имя руководителя, в подчинении у которого находится сотрудник-нарушитель. Чтобы узнать, к какому начальнику обращаться, достаточно заглянуть в правила внутреннего распорядка.
Структура записки
Строгие правила, как написать объяснительную на работе, отсутствуют. Как правило, документ имеет следующую структуру:
| Раздел документа | Содержание |
| «Шапка» | Содержит название организации, ФИО и должность адресата (уполномоченного лица компании), сведения об авторе-составителе. Данная информация располагается в правом верхнем углу документа. |
| Наименование документа | По центру с новой строчки указывается «Объяснительная записка». |
| Основная часть | Перед ее составлением работнику следует ознакомиться с актуальными рекомендациями, как правильно написать объяснительную, чтобы не наказали. Текст обязательно содержит описание допущенного нарушения, причин, которые его повлекли, иных значимых деталей. В завершении автор может извиниться за собственный промах, дать обещание, что подобного более не повторится. |
| Завершающая часть | Содержит дату составления документа, собственноручную подпись автора с расшифровкой. |
Чтобы составить документ грамотно, предварительно изучите образец написания объяснительной записки. Старайтесь излагать свои мысли кратко, но без ущерба для смысла: начальству вряд ли понравится читать опус на нескольких листах. Желательно напечатать текст на компьютере для удобства работы с ним.
Правила написания
Чтобы начальство приняло решение в пользуработника и отказалось от применения мер дисциплинарной ответственности, воспользуйтесь следующими советами, как написать объяснительную:
- откажитесь от изобилия ненужной информации, «воды». Излагайте факты, которые будут действительно полезны при расследовании произошедшего.
- не используйте просторечных выражений, эмоционально окрашенных слов.
- не оскорбляйте и не превозносите вторую сторону, участвовавшую в происшествии. Изучите удачные примеры объяснительных записок, представленные в интернете, и возьмите их за образец нейтрального изложения ситуации.
- не пытайтесь скрыть правду: тайное становится явным.
- не перекладывайте ответственность на других: подобное поведение отталкивает, тогда как чистосердечное признание располагает.
- не допускайте грамматических или лексических ошибок, структурируйте текст. Документ должен быть удобным в использовании.
Настроиться на нужный лад помогут многочисленные образцы, как писать объяснительную на работе, представленные в сети. Например, для сотрудника, опоздавшего на службу, подойдет следующий текст:
«Я, Иванов И.И. опоздал 28.05.2018 года на работу на два часа по причине участия в дорожно-транспортное происшествие. Справки из ГИБДД и от страховой компании прилагаю».
Если специалист не выполнил план на 100%, можно ориентироваться на следующий образец объяснительной:
«Я, Петрова А.А., выполнила план на 80% из 100% по причине нахождения на больничном в течение 10 рабочих дней. Медицинскую справку прилагаю».
Если специалист допустил недочет в выполнении работы, рекомендуется закончить объяснение так: «Признаю свою ошибку, в будущем обязуюсь относиться к должностным обязанностям внимательнее (или трудиться оперативнее)».
Ориентируйтесь на примеры объяснительных, представленные в интернете, критически оценивайте собственный текст, придерживайтесь общепринятой структуры документа, и вам обязательно удастся обосновать допущенный недочет перед начальством.