Если один из работников временно отсутствует на своем рабочем месте, его трудовые функции перепоручаются другому должностному лицу. Исполняющий обязанности в зависимости от суммарного объема работы может продолжать выполнять свои непосредственные функции или сосредоточиться на реализации задач в рамках должностной инструкции временно отсутствующего лица.
Особенности документального оформления
На предварительном этапе работодателем формируется список предполагаемых функций работника, который будет назначен временно исполняющим по другой должности. Ориентируясь на полученный диапазон обязанностей, руководство компании принимает решение о способе замещения отсутствующего специалиста. Возможные варианты оформления:
- совмещение;
- внутреннее совместительство, для которого характерно удлинение рабочего дня;
- временный перевод на новую должность.
Совмещение
Процедура совмещения регламентируется статьей 60.2 ТК РФ. Эта форма привлечения к работе позволяет временно расширить круг обязанностей сотрудника. Увеличение нагрузки не приводит к удлинению рабочего дня. Для реализации такого способа передачи обязанностей необходимо согласовать с работником все существенные условия замены. Затем, руководитель издает распоряжение, которым назначает временно исполняющего обязанности по должности отсутствующего работника.
Действующим законодательством оговорены условия, при которых разрешается временное исполнение функций по другой должности:
- работа, вменяемая сотруднику в качестве дополнительных обязанностей, не относится к вакантным штатным единицам;
- отсутствие работника носит временный характер;
- причина отсутствия является уважительной – болезнь, уход в очередной или неоплачиваемый отпуск, служебная поездка;
- срок отсутствия на рабочем месте заранее известен.
Совмещение всегда предполагает одновременное исполнение функционала сразу по двум должностям без продления трудовой смены. Документально процесс передачи обязанностей оформляется дополнительным соглашением к действующему трудовому договору. В трудовую книжку пометки не вносятся. В подписываемых документах исполняющий обязанности перед должностью проставляет аббревиатуру ВРИО.
Совместительство
Внутреннее совместительство регулируется статьей 282 ТК РФ. Этот вариант практикуется, если уплотнение графика не позволяет выполнить весь спектр возлагаемых на работника обязанностей. Когда сотруднику для реализации поставленной перед ним задачи ежедневно требуется дополнительное рабочее время, оформляется внутреннее совместительство. Максимальное продление рабочего дня разрешено в пределах 4 часов.
Для совместительства характерно строгое разграничение обязанностей. Работник в течение рабочего дня не может реализовать вмененные ему дополнительные функции. При проведении в кадровом документообороте процедура внутреннего совмещения двух должностей предполагает подписание сторонами трудовых взаимоотношений нового трудового договора (по замещаемой должности). Допускается внесение записей в трудовую книжку.
Временный перевод
В свою очередь, правила временного перевода устанавливаются статьей 72.2 ТК РФ. Это кардинальная мера, к которой обращаются, если неисполнение функций временно отсутствующего работника на протяжении длительного времени приведет к негативным для предприятия последствиям. В случае временного перевода работник перестает выполнять свои должностные обязанности и делает работу отсутствующего сотрудника. Обязанности временно переводимого лица перепоручаются другим работникам.