Чтобы минимизировать риски непризнания расходов, нужен образец приказа о представительских расходах 2019. Форму, актуальную в этом году можно скачать в статье.
Спорные расходы
Важно понимать, что представительские расходы – это одни из самых спорных затрат предприятия. Налоговые инспекторы с большой неохотой признают их в составе налоговой базы. Поэтому, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов, нужно все правильно оформить. Одним из документов, которые помогут обосновать такие расходы является приказ о представительских расходах организации.
Любые затраты, включаемые в состав расходов по налогу на прибыль, должны быть документально подтверждены. Конечно, конкретного перечня первичных документов, подтверждающих представительские расходы в законодательстве нет (п. 2 ст. 264 НК РФ). Однако на практике применяют ряд документов, составление которых обезопасит компанию или ИП при проверке. Один из них – приказ о представительских расходах (образец см. в конце статьи).
Что понимать под представительскими расходами? Это затраты предприятия, направленные на развитие отношений с партнерами. К ним относятся (п. 2 ст. 264 НК РФ):
| Вид расходов | Комментарий |
| Расходы на официальный прием представителей контрагентов должностными лицами организации. | К ним относятся затраты на ресторан, кафе или приобретение продуктов и приготовление угощения собственными силами встречающей организации. |
| Доставка представителей контрагентов и лиц, представляющих принимающую организацию к месту проведения встречи и обратно | Только в пределах населенного пункта (оплата авиаперелетов в такие расходы не включается). |
| Буфетное обслуживание представителей деловых партнеров и официальных лиц принимающей организации во время переговоров. | Оплата услуг общепита или организация кофе-пауз силами принимающей организации. |
| Оплата услуг переводчиков. | Оплата услуг переводчиков, состоящих в штате компании, к представительским расходам не относится. |
Список документов
Давая разъяснения по вопросу оформления данного вида расходов, чиновники приводили перечень необходимых документов (письмо Минфина от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). Перечислим их:
- смета представительских расходов (квартальная, годовая и т.д.), утвержденная учредителями компании;
- приказ генерального директора об осуществлении представительских расходов (например, приказ о представительских расходах на чай и кофе);
- отчет о проведении мероприятия, связанного с представительскими расходами;
- акт об осуществлении представительских расходов.
По замыслу чиновников, эти документы компания должна разработать самостоятельно и утвердить, включив в соответствующий локальный акт (ст. 313 НК РФ).
В последних разъяснениях финансистов и налоговиков требования к оформлению стали меньше. От компаний требуют только два документа:
- отчет о представительских расходах;
- авансовый отчет.
Вместе с приложенными к ним первичными документами, подтверждающими конкретные расходы, они должны полностью удовлетворить интерес контролеров (письмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-Р3/16288).
Однако на практике налоговики могут не удовлетвориться этими отчетами. Поэтому более безопасно оформлять документы по первому списку. В том числе, составить приказ о представительских расходах для встречи руководства. Предлагаем вниманию читателей готовый образец, который можно скачать бесплатно на сайте.
