Приказ об утверждении путевого листа в 2021 году

Министерство транспорта изменило форму путевого листа. Новые требования вступают в силу с начала 2021 года. Старые бланки не примут ни налоговики, ни ГИБДД. Какие поправки внести в распорядительные документы компании, читайте в нашей статье.

Новые реквизиты и регламент заполнения путевых листов

Рассмотрим реквизиты путевого листа по новому Приказу Минтранса от 11.09.2020 № 368, применяемые с 2021 года.

Сведения о перевозке — теперь обязательное поле в документе. Здесь нужно указать:

• вид сообщения — городское, пригородное, междугородное или международное;
• вид перевозки — регулярные перевозки груза и пассажиров, перевозки по заказам, перевозки легковыми такси.

Появились новые детали в уже существующих разделах:

• параметры авто: кроме модели нужно указать марку машины;
• технический контроль: ответственный ставит подпись в блоке «Выпуск на линию разрешен»;
• время возвращения и пробег (показания одометра) по окончании рейса.

Регистрировать путевые листы теперь можно в электронном журнале. Потребуется электронная цифровая подпись.

Путевой лист надо оформлять на все машины организаций и ИП (п. 8 Приказа № 368). Ст. 6 Федерального закона № 259-ФЗ от 08.11.2007 запрещает перевозить без путевого листа только грузы и пассажиров. По логике, в остальных поездках на корпоративных авто, например руководителья или офисных сотрудников, можно обойтись без «путевки». По состоянию на январь 2021 года Минтранспорт не дал каких-либо разъяснений.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Смотрите образец заполнения путевого листа на основе нового бланка, утвержденного Приказом Минтранса № 368.

Приказ на путевой лист в 2021 году

Путевой лист — первичный учетный документ, который подтверждает факт хозяйственной деятельности. В него надо включить все обязательные поля, которые требуют ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п. 1 Приказа № 368. Начальник гаража, врач, водители, механики, диспетчеры — все, кто работает с транспортом компании, должны понимать порядок действий и ответственность за ошибки в документах.

Приказ о путевых листах составляют в свободной форме на бланке организации. Обязательные реквизиты:

• дата, с которой нужно использовать новый бланк;
• заполненный образец путевого листа;
• перечень сокращений, которые можно применять (длинные адреса, названия компаний, материалов и пр.);
• подписи ответственных лиц.

К приказу приложите образец путевого листа:

Штрафы за неправильное оформление или отсутствие путевого листа

Проверить корпоративные путевые листы могут:

• Трудовая инспекция проверяет:
  • график работы водителей;
  • соответствие данных в зарплатной ведомости и фактических поездок по путевым листам;
  • отметки об осмотре врачом перед выездом.

В противном случае компанию ждут санкции по п. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ (Решение Саратовского облсуда № 21-62/2017 от 07.02.2017 по делу № 21-62/2017):

• Налоговая служба.

Чтобы признать расходы для налога на прибыль, форму путевого листа нужно утвердить в учетной политике или отдельным приказом руководителя. В противном случае ФНС не примет следущие расходы (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 22.04.09 № Ф04-2285/2009(4825-А27-26):

• • ГСМ;
  • зарплату водителям;
  • аренду машины и проч.

Размер штрафа — 20% от неуплаченной суммы налога на прибыль (п. 1 ст. 122 НК РФ).

• ГИБДД.

Требует путевой лист, чтобы проверить, правомерно ли водитель использует коммерческий транспорт, пройдены ли технический и медицинский осмотры.

Штрафы за нарушения:

• отсутствие путевого листа — предупреждение или 500 руб. (ст. 12.3 КоАП РФ);
• отсутствие отметки о предрейсовом медицинском осмотре водителя и/или техническом контроле (п. 2 и п. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ):

Если ГИБДД докажет, что медосмотр не проводили, штраф составит (ст. 11.32 КоАП РФ):

Если отметка о техническом состоянии авто не соответствует действительности (в машине были поломки, с которыми запрещено выезжать в рейс), должностных лиц оштрафуют на 5 000-8 000 руб. (п. 2 ст. 12.31 КоАП РФ).

Подводим итоги

• Путевой лист — документ корпоративного учета, который подтверждает факт расходов. Унифицированной формы документа нет, но есть перечень обязательных реквизитов.
• Компании самостоятельно разрабатывает бланк путевого листа. Его нужно утвердить приказом руководителя, иначе налоговая не примет расходы и доначислит налоги.
• Приказ составляют в произвольной форме и уведомляют ответственных работников под роспись. К документу нужно приложить образец заполненного путевого листа.