Служебная записка о простое — кем и в каких случаях составляется такой документ и как его оформить? Об этом — в нашем материале.
Зачем нужно информирование о начале простоя
Простой в работе возникает по разным причинам, которые (вне зависимости от их характера) может обнаружить как работодатель, так и работник. Однако определенные разграничения между простоями, выявляемыми работодателем и работником, провести можно:
- В первой ситуации виновником простоя, чаще всего, оказывается либо работодатель, либо обстоятельства, не зависящие от сторон трудового договора. Для руководства причина приостановления работы при этом обычно является вполне очевидной (не требующей дополнительного информирования) и достаточно масштабной (сказывающейся на работе всего трудового коллектива или какой-то его немалой части).
- Во второй ситуации простой обычно представляет собой локальное явление, влияющее на работу либо одного человека, либо всех или нескольких работников одного из подразделений. В возникновении такого простоя виноват либо работник, либо обстоятельства чрезвычайного характера. Руководство о приостановлении работы по причинам локального масштаба может узнать с опозданием, если его незамедлительно не проинформировать.
Чтобы информирование о простоях локального масштаба осуществлялось оперативно, за работником законодательно закреплена обязанность сообщать своему непосредственному руководителю или иному представителю работодателя о возникшей невозможности продолжения работы (ст. 157 ТК РФ). Способ такого информирования не оговаривается, т. е. извещение работник может сделать как устно, так и письменно.
Письменная информация о начале простоя является предпочтительной, поскольку позволяет документально зафиксировать обстоятельства, сопровождающие это событие. Такой документ впоследствии может быть предъявлен комиссии по трудовым спорам или суду и сыграть свою роль в выявлении истинного виновника простоя. Для работника пересмотр факта виновности повлечет за собой либо доплату за время простоя, если он окажется возникшим не по его вине, либо, напротив, удержание из зарплаты за простой, если вина работника будет доказана (ст. 137 ТК РФ).
Письменную форму сообщения придется использовать работнику, не участвующему в забастовке, но вынужденному приостановить работу из-за нее. Только при таком способе информирования приостановление работы для его будет расцениваться как простой (ст. 414 ТК РФ).
Устное информирование достаточно, если простой возникает сразу у нескольких работников одного и того же подразделения, и все они обращаются к одному и тому же руководителю, который затем письменно проинформирует руководство работодателя.
Письменно оформленное сообщение о начале простоя (вне зависимости от того, кто его оформит, — работник или его непосредственный руководитель) послужит основанием для издания руководством работодателя приказа о простое.
Правила составления служебной записки о простое
Информация о начале простоя подается в виде служебной записки, адресованной:
- непосредственному руководителю работника или иному представителю работодателя, если документ составляет сам простаивающий работник;
- руководителю работодателя, если извещение исходит от руководителя подразделения.
Утвержденной формы такой документ не имеет. В нем необходимо указать:
- кого конкретно касается факт простоя;
- с чем связан простой;
- дату и время его начала.
Как и любой официальный документ, служебная записка должна быть подписана и датирована.
Подводим итоги
- Информирование о начале простоя имеет значение для простоев локального характера. Такие простои возникают либо на одном рабочем месте, либо в пределах одного подразделения, и руководство работодателя может не узнать о них, если его целенаправленно не проинформировать.
- Законодательство требует от работника извещать о возникшем простое либо своего непосредственного руководителя, либо другого представителя работодателя. Такое извещение может быть как устным, так и письменным, но лучше оформлять его письменно. Сообщение, доведенное в виде документа до руководства работодателя, послужит основанием для издания приказа о простое.
- Информацию о возникновении простоя оформляют как служебную записку. В основном ее тексте указывают, у кого образовался простой, с чем это связано и когда именно он начался.