Бухгалтеры стараются вести учет заработной платы так, чтобы минимизировать спорные ситуации, некорректные операции. Возврат излишне выплаченной зарплаты — трудоемкий процесс, требующий повышенного внимания, соблюдения как правил ведения бухгалтерского учета, так и трудового законодательства. Из этого материала вы узнаете о причинах возврата выплаченной зарплаты, корректных проводках, в каких ситуациях возврат невозможен, а также о других особенностях возврата заработной платы.
Причины возврата зарплаты
Несмотря на то, что компании используют различные программные продукты для автоматизированного учета зарплаты, ошибки все ровно возникают. Причинами могут быть как человеческий фактор, так и сбой в программе.
Наиболее распространенные причины возникновения переплаты заработной платы и, соответственно, необходимости ее возврата:
- счетные (арифметические) ошибки, а также ошибки в начислении зарплаты;
- ошибки в перечислении зарплаты.
Бухгалтерский учет возврата зарплаты
Бухгалтерский учет по отражению фактов возврата заработной платы различается в зависимости от причины возникновения переплаты. Рассмотрим каждую ситуацию подробнее.
Исправление начисления
В данной ситуации бухгалтер выполнит сторнирование начислений по счету, в дебет которого зарплата начислена изначально. Этот счет зависит от того, к какому виду расходов отнесена заработная плата работника:
| Дебет | Кредит |
| Сч. 20 «Основное производство» | Сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» |
| Сч. 23 «Вспомогательные производства» | |
| Сч. 25 «Общепроизводственные расходы» | |
| Сч. 26 «Общехозяйственные расходы» | |
| Сч. 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» | |
| Сч. 44 «Расходы на пролажу» | |
| Сч. 91 «Прочие доходы и расходы» | |
| Сч. 96 «Резервы предстоящих расходов» | |
| Сч. 99 «Прибыли и убытки» |
Используются ли в организации для отражения бухучета зарплаты все указанные выше счета, зависит от масштабов этой организации и от осуществляемых видов деятельности.
Так как начисление заработной платы сопровождается удержанием подоходного налога, в большинстве случаев сторнирование ошибочных начислений зарплаты затронет и корректировку проводок в части НДФЛ.
Пример
Начальнику отдела закупок Васнецову И. В. за апрель 2021 года начислена заработная плата с учетом премии в размере 100 000 рублей. НДФЛ удержан, зарплата перечислена на карту в последний день месяца. С заработной платы начислены страховые взносы в размере 30,2 %, то есть 30 200 рублей, в т. ч. на ОПС — 22 000 рублей, ОМС — 5 200 рублей, ОСС — 2 800 рублей, на НС и ПЗ — 200 рублей.
Спустя несколько дней данные по премированию скорректированы в меньшую сторону на 5 000 рублей, таким образом зарплата Васнецова И.В. за апрель 2021 составила 95000 рублей. Васнецов И.В. вернул переплаченную сумму в полном объеме в кассу предприятия.
В апреле 2021 года бухгалтер сделал следующие проводки:
- Дт 26 Кт 70 — 100 000 рублей — начислена зарплата начальника отдела закупок Васнецова И. В. за апрель 2021 года;
- Дт 70 Кт 68 — 13 000 рублей — удержан НДФЛ с зарплаты Васнецова И. В.;
- Дт 70 Кт 51 — 87 000 рублей — зарплата перечислена на картсчет Васнецова И. В.;
- Дт 26 Кт 69 субсчет «Расчеты с ПФР» — 22 000 рублей — начислены страхвзносы на ОПС за апрель 2021 года;
- Дт 26 Кт 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС» — 5 200 рублей — начислены страхвзносы на ОМС за апрель 2021 года;
- Дт 26 Кт 69 субсчет «Расчеты с ФСС» — 2800 — начислены страхвзносы на ОСС за апрель 2021 года;
- Дт 26 Кт 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от НС и ПЗ» — 200 рублей — начислены страхвзносы на страхование от НС и ПЗ за апрель 2021 года.
В мае 2021 года бухгалтер сделал такие записи:
- Дт 26 Кт 70 — (-5 000 рублей) — сторнирована излишне начисленная сумма премии за апрель 2021 год Васнецова И. В.;
- Дт 70 Кт 68 — (-650 рублей) — сторнирован излишне начисленный НДФЛ;
- Дт 26 Кт 69 субсчет «Расчеты с ПФР» — (-1100 рублей) — сторнированы излишне начисленные страхвзносы на ОПС;
- Дт 26 Кт 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС» — (-260 рублей) — сторнированы излишне начисленные страхвзносы на ОМС;
- Дт 26 Кт 69 субсчет «Расчеты с ФСС» — (-2800 рублей) — сторнированы излишне начисленные страхвзносы на ОСС;
- Дт 26 Кт 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от НС и ПЗ» — (-10 рублей) — сторнированы излишне начисленные страхвзносы на страхование от НС и ПЗ;
- Дт 73 Кт 70 — 4 350 рублей — переплата зарплаты Васнецову И. В. отнесена на расчеты с персоналом по прочим операциям;
- Дт 50 — Кт 73 — 4 350 рублей — Васнецов И. В. внес в кассу переплаченную сумму.
Если работник принимает решение внести деньги на расчетный счет, то последняя проводка будет выглядеть так: Дт 51 Кт 73.
Исправление ошибки при перечислении зарплаты
Если начисление дохода работнику отражено верно, а ошибка допущена в платежном поручении или ведомости на выплату заработной платы, то для исправления сторнирование начислений не требуется: достаточно лишь отразить факт возврата переплаченной суммы в кассу.
Какими документами оформить возврат зарплаты
Обнаруженную переплату необходимо зафиксировать документально, оформив соответствующий акт. В нем отражается сумма переплаты, период, а также другие значимые факты. Акт составляется комиссией в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии компании, а другой выдается работнику. Ему же вместе с актом выдается уведомление о необходимости возврата излишне выплаченной ему суммы с указанием срока для возврата в добровольном порядке.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Смотрите образец требования (претензии) работодателя о возврате работником излишне выплаченной ему заработной платы.
Согласие работник высказывает письменно посредством заявления, в соответствии с которым или он сам вносит деньги на расчетный счет или в кассу работодателя, или бухгалтер удерживает переплаченную сумму из заработной платы этого работника. При этом в общем случае за один раз из заработной платы работодатель вправе удержать не более 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
На практике встречаются ситуации, когда работник высказал письменно согласие на добровольное внесение денег в кассу или на счет компании, но по факту в определенный срок этого не сделал. В таком случае по истечении месяца после окончания установленного срока работодатель издает приказ, согласно которому бухгалтер удержит переплату из ближайшей заработной платы.
Когда работник отказывается от добровольного погашения задолженности перед работодателем, последний вправе отстаивать свои интересы в суде. Чаще всего к такой мере компании прибегают, когда деньги переплачены уволенному работнику.
Подводим итоги
- Зарплата может быть переплачена работнику и по техническим причинам, и по «человеческим».
- Если ошибка допущена в начислении заработной платы, необходимо провести сторнирование начислений по счету, по которому прошла излишняя сумма дохода. Как правило, сторнирование зарплаты влечет за собой сторнирование подоходного налога, а также страховых взносов.
- Если ошибка допущена при перечислении денег работнику, сторнирование не требуется.
- Мирное разрешение вопроса переплаты возможно при наличии письменного согласия работника на удержание из зарплаты излишне выплаченной ему суммы или внесении им денег в кассу или на расчетный счет компании-работодателя.
- При отказе сотрудника от добровольного внесения денег или удержания из зарплаты работодатель вправе обратиться в суд.