Компания подготовила 2-НДФЛ. Как сдавать в налоговую эти документы? Кто должен в обязательном порядке представлять эту форму отчетности в электронном виде? На эти и другие вопросы ответим в статье.
Имеющиеся варианты
Существует три способа подавать сведения о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ. Перечислим их (абз. 7 п. 2 ст. 230 НК РФ, п. 4 Порядка, утв. приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566):
| Способ подачи 2-НДФЛ в налоговую инспекцию | Дата, когда документы считаются принятыми |
| Принести в налоговую инспекцию лично или через представителя документы на бумажном носителе. | Справки считаются поданными с даты фактического представления в ИФНС. |
| Отправить по почте ценным письмом с описью вложения. | Дата представления сведений – это дата отправки по почте. |
| Направить в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. | Датой представления сведений считается дата отправки оператором электронного документооборота. |
Таким образом, данная отчетность не может быть сдана в налоговую инспекцию в виде файлов на электронных носителях информации (например, флешках). Такая возможность исключена из Налогового кодекса. Как сдавать справку 2-НДФЛ в налоговую? Либо на бумаги, либо по ТКС. Других вариантов нет.
ТКС
Налоговые агенты, имеющие минимум 25 сотрудников, обязаны сдавать справки по форме 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам связи. Сделать это можно, воспользовавшись услугами оператора электронного документооборота. Направить отчетность по ТКС можно, организация или индивидуальный предприниматель:
- имеет в своем распоряжении сертифицированные средства криптографической защиты информации, совместимые с аналогичными средствами налоговой инспекции;
- может сформировать сведения в соответствии с утвержденным электронным форматом, обеспечить шифрование и дешифрование, а также сформировать усиленную квалифицированную электронную подпись при отправке отчета и проверку при получении информации.
Работодатель, подающий сведения по ТКС дублировать информацию на бумажном носителе не должен. Сведения о доходах считаются сданными, если они прошли форматный контроль и зафиксированы в Реестре, сформированном налоговой инспекцией (п. 12-21 Порядка, утв. приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566).
На бумаге
Если количество физлиц, получивших доходы, меньше 25 человек, то формы 2-НДФЛ можно сдать на бумаге (п. 2 ст. 230 НК РФ). К справкам нужно приложить реестр справок о доходах и суммах налога физических лиц в двух экземплярах, один из которых остается в инспекции.
После того как отчетность будет проверена, налоговый инспектор и налоговый агент составляют протокол приема справок о доходах и суммах налога физических лиц двух экземплярах. Один из них передадут в организацию, а другой останется в налоговой инспекции (п. 7-11 Порядка, утв. приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566).
Еще одним вариантом является возможность представить отчетность по почте. Как сдавать справку 2-НДФЛ в налоговую в этом случае? Обязательно составить опись вложения и хранить один экземпляр у себя.