4-ФСС за 2018 год представляется в Фонд соцстраха в установленные законодательством сроки. Кто сдает форму и в какие сроки это нужно сделать? Чем грозит несвоевременное представление отчета? Как правильно его заполнить? Пошаговое заполнение формы, а также ответы важные вопросы рассмотрим на примере.
Кто и в какие сроки сдает форму 4-ФСС за 2018 год
Форма 4-ФСС отображает сведения о начисленных и уплаченных «несчастных» взносах на производстве. Она представляется по итогам каждого квартала в территориальное отделение Фонда соцстрахования всеми работодателями:
- ООО и АО;
- ИП с наемными работниками;
- частнопрактикующими лицами, выплачивающими вознаграждение гражданам, подлежащим обязательному соцстрахованию.
Если деятельность не велась, и наемным сотрудникам заработная плата не выплачивалась, то:
- ООО обязаны сдать нулевой расчет;
- ИП, зарегистрированные в качестве страхователей, сдают отчет с нулевыми показателями;
- ИП, без регистрации в ФСС и без работников, по травматизму не отчитываются.
Форма 4-ФСС утверждена Приказом ФСС от 26.09.2016 № 381. Она в 4-м квартале 2018 года не обновлялась. Скачать бланк 4-ФСС в удобном excel формате можно здесь.
Страхователи вправе представить расчет на бумаге или электронно, при условии, что среднесписочная численность персонала за прошлый год составила 25 человек и менее. Если же данный показатель был превышен, работодателю доступен только один вариант: электронный по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).
Законодательством установлено 2 срока для представления отчета 4-ФСС:
- до 20 числа месяца, следующего за отчетным, – на бумажном носителе;
- до 25 числа – в электронном формате.
Таким образом, за 2018 год необходимо отчитаться не позднее 18.01.2019 года (т. к. 20.01.2019 года выпадает на воскресенье) на бумаге и 25.01.2019 года – по ТКС.
Основные сведения о годовой 4-ФСС представлены на схеме:
Есть ли санкции за просрочку отчета
Если отчет представлен позже установленного срока, страхователя ждет штраф в 5% от неуплаченной величины взносов за последний квартал за каждый просроченный месяц (полный и не полный), но не более 30% от установленной суммы. Если же отчет не сдан, но страхвзносы уплачены или не начислялись, минимальный размер санкций составит 1 тыс. руб.
Рекомендуем не оставлять сдачу расчета на последний день, поскольку фонд соцстраха имеет право отказать в его приеме. Основания для такого отказа поименованы в п. 16 Административного регламента ФСС, утв. приказом Минтруда РФ от 20.03.2017 № 288н:
- Расчет представлен на бланке, отличающемся от установленного Приказом ФСС от 26.09.2016 № 381.
- Отчет сдает неуполномоченное лицо.
- Электронный файл отчета подписан недействительной усиленной цифровой подписью.
Далее рассмотрим порядок заполнения формы 4-ФСС за 2018 год.
Алгоритм заполнения формы 4-ФСС за 4 квартал 2018 года
Форма 4-ФСС состоит из титульного листа и 6 таблиц. Однако не каждому работодателю следует заполнять их все. Часть из них оформляется лишь при наличии сведений.
| Лист формы 4-ФСС | Обязательно включать в отчет | Таблицы, заполняемые при наличии сведений |
| Титульный лист | + | |
| Таблица 1 – расчет базы по «несчастным» страхвзносам | + | |
| Таблица 1.1 – данные о работниках, направляемых в другую организацию (заемный труд) | + | |
| Таблица 2 – расчет по травматизму | + | |
| Таблица 3 – выплаченные пособия в связи с производственными несчастными случаями | + | |
| Таблица 4 – количество пострадавших при несчастном случае на производстве | + | |
| Таблица 5 – данные о спецоценке условий труда | + |
Рассмотрим пошаговый алгоритм заполнения формы 4-ФСС на примере небольшой компании.
Пример
В ООО Студия дизайна «Элит» трудится 4 человека. При заполнении годового отчета 4-ФСС бухгалтер выяснила, что ей необходимо оформить лишь обязательные к представлению листы, т. к. страховых случаев в 2018 году не было.
Оформление расчета бухгалтер начал с титульного листа. Рассмотрим особенности его заполнения.
Шаг 1 – заполняем титульный лист
Титульник, как и в любом отчете, содержит в себе основные сведения о компании-страхователе:
- Регномер страхователя – 10-знаный номер, который присваивается работодателю Фондом соцстраха при постановке на учет.
- Код подчиненности – кодовое обозначение территориального фонда, где зарегистрирован работодатель, состоящее из 5 знаков.
- Номер корректировки – бухгалтер указал значение «000», т. к. это первичный расчет. Если в последующем потребуется представить корректировочные сведения, в данном поле бухгалтер зафиксирует порядковый номер уточненки: «001», «002» и т. д.
- Отчетный период – здесь бухгалтер заполнил первые две ячейки, указав значение «12», что соответствует отчету за год. Вторые две ячейки бухгалтер оставил пустыми, т. к. они заполняются при обращении страхователя за возмещением средств на выплату страхобеспечения.
- Календарный год – отчетный: 2018.
- Окошко о прекращении деятельности бухгалтер пропустил, т. к. оно заполняется при ликвидации страхователя.
- Полное наименование – здесь бухгалтер зафиксировал полное название фирмы-страхователя в соответствии с учредительными документами.
- ИНН/ОГРН – для ООО в первых двух ячейках проставляются нули, а далее идет идентификационный номер / регистрационный госномер согласно свидетельству о постановке на учет (о госрегистрации).
- КПП – заполняют только компании.
- ОКВЭД – указывают основной код вида деятельности хозсубъекта.
- В полях, относящихся к адресу регистрации, указывают подробный адрес страхователя.
- Поля о численности сотрудников – заполняются в соответствии с расчетами согласно требованиям Росстата.
Далее бухгалтер заполнил таблицу 1.
Шаг 2 – заполняем таблицу 1
Чтобы заполнить данную таблицу, бухгалтер сформировал оборотно-сальдовую ведомость по счету 70 «Взаиморасчеты с сотрудниками» и перенес кредитовые обороты в помесячной разбивке.
| Период | Кредитовый оборот сч. 70 (руб.) | Строка таблицы 1 |
| Октябрь 2018 | 82 157,84 | Стр. 1 гр. 4 |
| Ноябрь 2018 | 98 548,12 | Стр. 1 гр. 5 |
| Декабрь 2018 | 78 978,25 | Стр. 1 гр. 6 |
| Итого за 3 мес. | 259 684,21 |
Итоговую сумму за квартал бухгалтер прибавил к величине зарплаты за 9 месяцев 2018 года и отобразил в стр. 1 гр. 3.
Эти же показатели бухгалтер перенес в стр. 3, т. к. сумм, не подлежащих обложению страхвзносами, в 2018 году не было, и стр. 2 осталась пустой.
В стр. 5 бухгалтер отобразил тариф страхвзносов, присвоенный фондом на 2018 год – 1,5%. Поскольку скидок и надбавок с трахтарифу не установлено, в стр. 5 и стр. 6 бухгалтер поставил прочерк.
Поскольку в 2018 году сотрудников не отправляли на работу в другие компании, таблицу 1.1 бухгалтер пропустил и перешел к заполнению таблицы 2. Рассмотрим нюансы ее оформления.
Шаг 3 – заполняем таблицу 2
Данная таблица разделена на 2 блока. В блоке 1 отображаются сведения о:
- стр. 1 – задолженности страхователя по «несчастным» взносам на начало года;
- стр. 2 – сумме начисленных страхвзносов + в помесячной разбивке;
- стр. 3 – начисленных взносах по итогам проверок;
- стр. 4 – непринятых к зачету фондом затрат;
- стр. 5 – начисленных страхователем взносах за предыдущие периоды;
- стр. 6 – полученных суммах возмещения расходов;
- стр. 7 – возврате излишне уплаченных взносов;
- стр. 8 – общей сумме обязательств по стр. 1-7;
- стр. 9-11 – величине задолженности за ФСС на конец периода.
В блоке 2 фиксируются данные о:
- стр. 12-14 – сумме долга за Фондом на начало года;
- стр. 15 – величине затрат на соцтрахование, в т. ч. в помесячной разбивке;
- стр. 16 – сумме уплаченных страхвзносов за год, в т. ч. в помесячной разбивке;
- стр. 17 – списанной задолженности;
- стр. 18 – общей сумме стр. 12-17;
- стр. 19-20 – сумме долга за страхователем на конец года.
Для заполнения данной таблицы бухгалтеру потребовалась оборотно-сальдовая ведомость по сч. 69.11 «Взаиморасчеты по страховым взносам от несчастных случаев» помесячно за квартал и за год. В блок 1 бухгалтер перенес кредитовые обороты счета 69.11. Для самопроверки бухгалтер перемножил сумму заплаты на тариф:
| Период | Кредитовый оборот сч. 69.11 (руб.) | Проверка | Строка таблицы 2 |
| Октябрь 2018 | 1 232,37 | 82 157,84 * 1,5% | Стр. 2 гр. 1
|
| Ноябрь 2018 | 1 478,23 | 98 548,12 * 1,5% | |
| Декабрь 2018 | 1 184,68 | 78 978,25 * 1,5% | |
| Итого за 3 мес. | 3 895,28 | 259 684,21 * 1,5% | |
| Итого за 2018 год | 16 232,03 | 1 082 135,15 * 1,5% | Стр. 2 гр. 3 |
В блоке 2 бухгалтер зафиксировал сумму уплаченных страхвзносов в стр. 16. Для этого ей понадобились дебетовые обороты по сч. 69.11.
Изучив сведения из таблицы 3 и 4, где фиксируется величина пособий выплачиваемых, в связи с несчастными случаями на производстве, а также в связи с профзаболеваниями, бухгалтер пришел к выводу, что данные таблицы заполнять не следует. Поэтому он перешел к заключительному шагу: заполнению таблицы 5.
Шаг 4 – заполняем таблицу 5
Данная таблица состоит всего из 2-х строк:
- в стр. 1 фиксируется количество сотрудников, в отношении которых должна быть проведена и проведена фактически аттестация рабочих мест, а также количество сотрудников, рабочие места которых по результатам аттестации отнесены к 3 и 4 классу опасности;
- в стр. 2 – указываются сведения о сотрудниках, которые обязательно должны проходить медосмотр.
Поскольку все сотрудники прошли аттестацию, в гр. 3 и гр. 4 стр. 1 бухгалтер зафиксировал значение «4». В гр. 5 и гр. 6 он поставил прочерк, т. к. 3 или 4 класс опасности никому не был присвоен.
В стр. 2 бухгалтер тоже поставил прочерк, т. к. обязательные медосмотры никто из сотрудников не проходит.
Подведем итоги
Форма 4-ФСС представляется по итогам каждого квартала всеми работодателями в территориальный Фонд соцстраха не позднее 20 числа, следующего за отчетным месяцем, на бумаге и до 25 числа – в электронном виде. По итогам 4 квартала 2018 года необходимо представить отчет до 18.01.2019 на бумаге и до 25.01.2019 по ТКС. Поскольку 20.01.2019 выпадает на выходной день, рекомендуем не откладывать представление отчета на 21.01.2019, поскольку официальных разъяснений о возможности переноса крайнего срока нет.
В отчете 4-ФСС фиксируется сумма страхвзносов по травматизму, а также выплат, связанных с несчастными случаями на производстве. Расчет заполняется нарастающим итогом с начала года и в разбивке по месяцам.