6-НДФЛ — обязательный отчет для всех работодателей. Из него налоговики получают информацию о суммах и сроках удержания, а также перечисления в бюджет подоходного налога. Рассмотрим, в какой срок и по какой форме нужно сдать 6-НДФЛ за 2019 год.
Для чего нужен 6-НДФЛ
ИП и организации, выплачивающие вознаграждения своим сотрудникам, обязаны рассчитать, удержать и перечислить в бюджет подоходный налог. Для контроля за своевременностью и правильностью исчисления, удержания и уплаты НДФЛ налоговики разработали 2 отчета: 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.
Различаются эти расчеты:
- Периодичностью представления.
6-НДФЛ сдается ежеквартально, а 2-НДФЛ только 1 раз в год.
- Отсутствием персонификации.
В 6-НДФЛ представлена информация в целом по всем сотрудникам и нет данных отдельно по каждому работнику.
Когда, куда и как сдавать 6-НДФЛ
Рассмотрим представленную в схеме информацию более подробно.
Кто должен сдавать 6-НДФЛ?
Сдавать 6-НДФЛ должны все работодатели, выплачивающие доходы сотрудникам, оформленным по трудовым и гражданско-правовым договорам:
- организации;
- ИП;
- адвокаты, нотариусы.
Срок сдачи 6-НДФЛ
Расчет 6-НДФЛ сдается в ИФНС по итогам каждого квартала:
- за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев — не позже последнего числа месяца, следующего за отчетным периодом.
- за год — до 1 марта следующего года.
За 2019 год 6-НДФЛ нужно сдать до 02.03.2020. Так как крайний срок сдачи 6-НДФЛ выпадает на выходной, он переносится на ближайший рабочий день — понедельник 2 марта (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
Форма 6-НДФЛ
6-НДФЛ состоит из следующих разделов:
- Титульного листа.
Содержит основную информацию о работодателе, периоде, за который сдается отчет и инспекции, в которую он направляется.
- Раздела 1.
Заполняется нарастающим итогом с начала года и содержит информацию обо всех доходах сотрудников с января по декабрь.
- Раздела 2.
Включает в себя сведения о выплатах за отчетный квартал, то есть за 3 прошедших месяца.
Бланк отчета утвержден Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ и в 2020 году изменений не претерпел.
Способы сдачи 6-НДФЛ
Сдать отчет в ИФНС можно:
- На бумаге.
Подать его можно самостоятельно, через представителя или направив по почте заказным письмом с описью вложения. Будьте внимательны: отчет на бумаге можно сдать, только если численность сотрудников не превышает 10 человек (Письмо ФНС России от 15.11.2019 № БС-4-11/23242@). Если их больше — отчитаться придется в электронной форме. За сдачу отчета на бумаге при обязанности его представления в электронном формате вас могут оштрафовать.
- В электронной форме.
Если численность ваших сотрудников не превышает 10 человек, отчет можно подать как на бумаге, так в электронной форме. Но если их больше — 6-НДФЛ придется направить в ИФНС в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через операторов электронного документооборота. Перед этим отчет потребуется подписать электронной подписью.
Куда сдается 6-НДФЛ
6-НДФЛ сдается в ИФНС:
- организациями — по месту их учета;
- ИП — по месту регистрации;
- обособленными подразделениями — по месту учета каждого обособленного подразделения (ОП);
- крупнейшими налогоплательщиками и их ОП — по месту учета головной организации;
- ИП на ЕНВД и ПСН — по месту постановки на учет в качестве плательщика вмененки или патента.
Требования к заполнению 6-НДФЛ за 2019 год
Требования к составлению и заполнению отчета 6-НДФЛ приведены в Приказе ФНС 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@:
- Сведения вносятся слева направо, начиная с первого знакоместа. В пустых клетках ставится прочерк.
- Реквизиты и суммовые показатели заполняются всегда, но если значение по суммовым показателям отсутствует — ставится «0».
- Нумерация страниц сквозная и начинается с титульного листа.
- При заполнении отчета нельзя использовать корректирующие и иные аналогичные средства.
- Каждую страницу нужно распечатать на отдельном листе, так как двусторонняя печать не допускается.
- Скреплять листы нужно так, чтобы не повредить бумагу, поэтому степлером пользоваться нельзя.
- Заполняя отчет от руки можно использовать чернила только черного, синего или фиолетового цветов.
- При заполнении на компьютере нужно использовать шрифт Courier New высотой 16 – 18 пунктов.
- Отчет заполняется отдельно по каждому ОКТМО.
Заполняем титульный лист
В титульном листе проставьте:
- ИНН и КПП.
Указываются согласно свидетельству о постановке на налоговый учет. Индивидуальные предприниматели КПП не имеют и в отчете его не указывают.
- Номер корректировки.
Если 6-НДФЛ сдается первый раз за отчетный период, указывается значение «000», обозначающее первичный расчет. Если подается корректирующая форма, указывается ее номер: 001, 002 и т. д.
- Период представления.
Для отчета за год укажите код 34. Если годовой отчет сдается при ликвидации или реорганизации, нужно внести значение «90». Коды по остальным периодам представления, в том числе при ликвидации (реорганизации), приведены в Приложении № 1 к Порядку заполнения, утв. Приказом № ММВ-7-11/450@.
- Налоговый период.
Вносится год, за который (в течение которого) сдается отчет. При сдаче 6-НДФЛ за 2019 год указываем значение «2019».
- Представляется в налоговый орган.
Указываем код ИФНС, в которую сдается отчет.
- По месту нахождения учета.
Значение для заполнения этой строки берется из Приложения № 2 к Порядку. Так, например, ИП (не применяющие ПСН или ЕНВД) указывают код «120»; организации, если они не являются крупнейшими налогоплательщиками, вносят код «214» и т. д.
- Налоговый агент.
Организации указывают краткое наименование, которое отражено в уставе. Если краткого нет — вносите полное. Физические лица-налоговые агенты указывают полностью свои ФИО, без сокращений.
- Код ОКТМО.
6-НДФЛ, как мы указывали выше, составляется отдельно по каждому коду ОКТМО и КПП. Это значит, что работодателю нужно сформировать такое количество расчетов, которое соответствует количеству ОКТМО/КПП.
- Номер контактного телефона.
В эту строку нужно внести актуальный номер телефона, по которому проверяющий инспектор сможет связаться с вами и уточнить возникшие у него вопросы.
- Достоверность и полноту сведений.
Если отчет сдает налоговый агент лично, то указывается значение «1», если его представитель — «2». В строках ниже указывается ФИО представителя или наименование организации-представителя.
Заполняем Раздел 1
В этот раздел переносятся сведения обо всех доходах, включая надбавки, премии и выплаты с января по декабрь. В нем также нужно отразить данные об иных доходах, выплачиваемых «физикам», например, дивидендах. Раздел 1 заполняется отдельно по каждой ставке налога.
- Строка 020.
Указывается общая сумма дохода, начисленного сотрудникам с начала года.
- Строка 025.
Если дивиденды в 2019 году не выплачивались, в строке ставим «0».
- Строка 030.
Указывается величина предоставленных сотрудникам вычетов, уменьшающих налогооблагаемый доход.
- Строка 040.
Отображается величина исчисленного налога с начала года. Рассчитывается она по формуле: (стр. 020 – стр. 030) * стр. 010.
- Строка 045.
Заполняем, если сотруднику выплачивались дивиденды, на них начислен и в последствии уплачен в бюджет НДФЛ. В противном случае в строке ставим«0».
- Строка 050.
Указывается общая сумма фиксированных авансовых платежей, уплаченных за иностранцев, работающих по патенту. Если такие выплаты не производились — ставим «0».
- Строка 060.
Вносится общее количество сотрудников, получивших в 2019 году облагаемый налогом доход. Если сотрудник в 2019 году был принят на работу, а затем уволен, количество физических лиц не корректируется.
- Строка 070.
Указывается общая сумма удержанного НДФЛ с начала года.
- Строка 080.
Отражается сумма НДФЛ, неудержанная работодателем в 2019 году.
- Строка 090.
Указывается сумма излишне удержанного работодателем НДФЛ с дохода сотрудника (в соответствии со ст. 231 НК РФ).
Заполняем Раздел 2
В этот раздел включаются выплаты за последний квартал, т. е. за 2019 год в него нужно внести данные за октябрь, ноябрь, декабрь 2019 года. При этом выплата зарплаты за сентябрь войдет в годовой отчет, так как срок выплаты дохода, удержания и перечисления НДФЛ приходится на октябрь 2019 года, а зарплата, начисленная за декабрь, но выплаченная в январе, войдет в отчет за 1 квартал 2020 года.
- Строка 100.
Указывается дата фактического получения доходов, отраженных в стр. 130. При заполнении этой строки нужно учесть, что для некоторых выплат сроки фактического получения дохода разные.
Датой получения зарплаты и ежемесячной премии является последний день месяца, за который она назначена, даже если он выпадает на выходной. При выплате премий за год, квартал или к определенному событию датой получения дохода считается день его выплаты (Письмо Минфина РФ от 23.10.2017 № 03-04-06/69115).
Датой получения дохода по гражданско-правовому договору, больничным и отпускным, материальной помощи, компенсации за отпуск и дивидендам является день выплаты дохода сотруднику.
- Строка 110.
Отражается дата фактического удержания НДФЛ с выплаченного дохода. Налог со всех видов выплат удерживается в день выплаты дохода, то есть стр. 110 = стр. 100.
- Строка 120.
Указывается срок перечисления НДФЛ в бюджет. Срок уплаты НДФЛ с зарплаты и иных доходов, за исключением отпускных и пособий, приходится на день, следующий за датой удержания налога. А с отпускных и больничных — на последнее число месяца.
- Строка 130.
Вносим общую сумму полученных доходов (без вычитания НДФЛ) на дату, указанную в строке 100.
Строка 140.
Указываем общую сумму удержанного НДФЛ.
Штрафы за 6-НДФЛ
Размер штрафа зависит от вида правонарушения:
- Пропущен срок сдачи отчета (п .1.2 ст. 126 НК РФ).
За пропуск срока сдачи 6-НДФЛ штраф составит 1 000 руб. за каждый полный и не полный месяц просрочки. Если она превысит 10 рабочих дней, налоговики могут заблокировать ваши банковские счета (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).
- Отчет представлен с ошибками (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).
За сдачу недостоверных или неполных сведений штраф чуть меньше — 500 руб. за отчет. Но если ошибку вы найдете и исправите самостоятельно, то штрафа не будет.
- Нарушен способ сдачи расчета (ст. 119.1 НК РФ).
За сдачу 6-НДФЛ на бумаге при обязанности его представления в электронной форме (если сотрудников больше 24 человек) штраф составит 200 руб. за документ.
Подводим итоги
- 6-НДФЛ за 2019 год нужно сдать не позднее 02.03.2020 года.
- Пропуск срока сдачи расчета грозит работодателю штрафом в размере 1 000 руб. и возможной блокировкой счета.
- Если в 4 квартале 2019 года доходы сотрудникам не выплачивались, 6-НДФЛ за 2019 год придется сдать, так как он заполняется нарастающим итогом с начала года.