Делопроизводитель – это специалист, отвечающий за организацию документооборота в фирме любого масштаба. Он занимается принятием, обработкой, хранением документации, а также иной бумажной работой и отвечает за ее результаты. Должностная инструкция делопроизводителя подготавливается отделом кадров, ее должен утвердить руководитель организации.
Особенности должности
Как и любой подобный документ инструкция определяет направления работы специалиста и устанавливает перечень его обязанностей. Ее применение упрощает взаимодействие между работником и работодателем, так как данный локальный акт конкретизирует права и обязанности участников трудовых отношений.
Стандартная должностная инструкция делопроизводителя на предприятии разрабатывается на основе Квалификационного справочника, утвержденного постановлением Минтруда. Согласно справочнику, не предъявляются требования к квалификации этого специалиста, а также к стажу его работы. Для получения должности достаточно иметь полное среднее или начальное профессиональное образование, а также прослушать специальные курсы.
Делопроизводитель является материально ответственным лицом – он отвечает за состояние вверенной ему офисной оргтехники, а также телефонных аппаратов. В отличие от секретаря, этот специалист занимается документооборотом всего предприятия, в небольших компаниях часто функции этих двух работников совмещаются. Должностные обязанности делопроизводителя фиксируются документально, он должен ознакомиться с ней под роспись в момент трудоустройства.
Что входит в инструкцию
Должностная инструкция – это документ, определяющий права и обязанности сотрудника и работодателя в организации. Его структура не регламентирована, поэтому инструкция может составляться в свободной форме. Однако в большинстве случаев в ней присутствуют следующие разделы:
| Раздел инструкции | Содержание раздела |
| Общие положения. | Необходимо обозначить название должности и ее место в общей иерархии предприятия. Указываются обязательные требования для получения данной вакансии, прописывается порядок приема на работу и увольнения, указывается подчинённость сотрудника и знания, которыми он должен обладать. |
| Задачи сотрудника. | Если в штате большого предприятия несколько делопроизводителей, в инструкциях необходимо обозначить сферу деятельности каждого из них, перечень функций необходимо обозначить максимально полно и подробно. Если в небольшой компании только один делопроизводитель, совмещающий функции секретаря, необходимо также прописать все его обязанности. |
| Права работника. | Указывается право на предоставление информации из отделов, право на информирование о распоряжениях руководства, предоставление доступа к информационным системам предприятия, ознакомление с проектами решений, право на содействие со стороны руководителя в решении деловых вопросов. |
| Ответственность сотрудника. | Он несет материальную, дисциплинарную, административную и уголовную ответственность за совершение соответствующих нарушений. |
Также в инструкции можно отдельным пунктом указать, что делопроизводитель несет ответственность за разглашение коммерческой тайны. В этом документе могут присутствовать и другие пункты в соответствии со спецификой работы фирмы.
В любом случае она должна быть максимально подробной: это позволяет точнее определить обязанности сотрудника и предупредить возникновение трудовых споров. В момент принятия на должность сотрудник должен ознакомиться со своей инструкцией под роспись.
Специально для читателей наши специалисты подготовили образец должностной инструкции делопроизводителя. Составленный на основе профстандарта документ доступен для скачивания на сайте.