С 2020 года предполагается переход на электронные трудовые книжки — это очередное мероприятие в рамках целевой программы «Цифровая экономика РФ». Что представляет собой электронные трудовые книжки? Останутся ли привычные нам бумажные трудовые или их полностью исключат из оборота? Какие сведения переведут в электронный формат и как ПФР будет взаимодействовать с кадровыми службами в этом вопросе? Ответы на эти волнующие вопросы — в нашем материале.
Как мы работаем сейчас
Сейчас работа с трудовыми книжками происходит по нормам ст. 66 ТК РФ, согласно которой трудовая книжка является бумажным документом установленного образца, содержащим помимо сведений о самом работнике, набор данных о его трудовой деятельности и стаже.
Каждый из нас знает, как выглядит трудовая книжка. Мы можем ее подержать в руках, изучить сделанные в ней записи. Работодатели научились оформлять бумажные экземпляры трудовых книжек по нормам Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Ведутся книжки на каждого работника, проработавшего более 5 дней, если работа у данного работодателя является для него основной.
Как будет дальше
Предполагается, что электронным трудовым книжкам будет посвящена новая ст. 66.1 ТК РФ. Весь массив данных о трудовой деятельности работников будет формироваться в информационных ресурсах ПФР на персональных лицевых счетах граждан.
Для этого:
- лицевой счет дополнят разделом «Сведения о трудовой деятельности», в котором будет отражаться информация о месте работы, выполняемой работе и её периодах (сведения о приёме на работу, наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием (при наличии) квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации), сведения о переводах на другую работу, об увольнении и основаниях прекращения трудового договора, данные о соответствующих документах, являющихся основаниями для оформления указанных трудовых отношений);
- работодателей обяжут представлять в ПФР расширенный объем сведений, который будет включать вышеуказанные данные.
Сформированный на лицевом счете набор сведений и будет носить название электронной трудовой книжки.
В чем преимущества электронной трудовой книжки
Новый формат трудовых книжек позволит:
- обеспечить удобный и быстрый доступ к информации о работниках;
- снизить издержки работодателей на ведение документов;
- облегчить трудоустройство дистанционных сотрудников;
- гарантировать сохранность данных о трудовой деятельности и стаже, в том числе от неправомерных корректировок.
Важным плюсом электронной трудовой книжки можно считать исключение возможности потери данных о трудовом стаже. Бумажную трудовую можно потерять, испортить или утратить иным образом. А для хранения электронных сведений создаются защищенные резервные копии, исключающие возможность потери данных.
При утрате бумажной книжки восстановить полные сведения о трудовой деятельности трудозатратно и не всегда возможно — нужно обойти всех бывших работодателей, а если они уже не существуют, обращаться в архивы. Из-за невозможности подтверждения отдельных периодов работы гражданин может пострадать – не сможет выйти на пенсию в положенный срок и рассчитывать на полный размер заработанной пенсии.
Что потребуется от работодателей
Предполагается, что с 2020 года работодатели будут передавать сведения в ПФР, необходимые для формирования электронных трудовых книжек, в следующем порядке:
Отчет СЗВ-ТД
Сведения, необходимые для ведения электронных трудовых книжек работодатель будет подавать в ПФР по форме СЗВ-ТД. Его форму фонд уже разработал, и она находится в стадии обсуждения и согласования с Минтрудом России:
Табличная часть отчета содержит 13 граф. в которых размещаются сведения о работнике, его СНИЛС и данные о трудовой деятельности с указанием реквизитов приказов.
Часть информации в этом отчете будет проставляться в виде кодов. Например, в графе 5 «Отчетный период» применяются коды от 01 до 12 для обозначения отчетного месяца (порядковый номер месяца в году). А для графы 12 «Вид мероприятия» предусмотрено 12 кодов для каждого действия работодателя (1 — прием на работу, 2 – перевод, 3 – увольнение и т. д.).
Наказание для работодателей
Вся информация в электронные трудовые книжки должна попадать вовремя и в полном объеме, поэтому для работодателей хотят предусмотреть административное наказание за предоставление неполных и недостоверных сведений о трудовой деятельности. Для этого планируется внести дополнения в ст. 5.27 КоАП РФ. О допущенных нарушениях Роструд будет узнавать от ПФР в электронной форме через единую систему межведомственного электронного взаимодействия.
За однократное опоздание с отчетом должностному лицу работодателя только вынесут предупреждение, а штрафовать не будут. Наказание последует, если сведения не будут вовремя представлены более 2-х раз в год.
Дополнительные материальные затраты могут возникнуть у работодателя, если в результате указанных им неверных и несоответствующих законодательству формулировок причин увольнения работник не сможет вовремя устроиться на новую работу — работодателя обяжут возмещать работнику неполученный по такой причине заработок.
Что будет с бумажными трудовыми
Бумажные трудовые книжки с появлением их электронных аналогов сразу не исчезнут. Но продолжать вести их работодатель будет только в том случае, если сотрудник письменно попросит об этом. Желающие продолжать записи в своей бумажной трудовой книжке должны подать работодателю заявление до конца 2020 года.
Те сотрудники, которые не подадут заявление в указанный срок, получат свои книжки на руки — с работодателя снимается ответственность за их хранение. А все сведения о трудовой деятельности таких сотрудников будут вестись в электронной форме.
Сотрудникам, впервые поступающим на работу после введения электронных трудовых книжек, бумажную трудовую работодатель оформлять не будет. Все сведения о их трудовой деятельности и стаже будут поступать в ПФР сразу в электронном виде.
Как подготовиться к переходу
Переход на электронные трудовые книжки потребует от работодателя предварительной подготовки. Ему необходимо:
- письменно уведомить о грядущих нововведениях сотрудников;
- внести корректировки в коллективный договор и иные соглашения;
- подготовить, принять или изменить локальные нормативные акты (с участием профсоюза при его наличии);
- организовать техническое обеспечение возможности передачи сведений в ПФР в электронной форме (если отсутствуют налаженные каналы связи с фондом).
Что нужно знать работнику о новом формате трудовых книжек
Работник может выбирать один из двух вариантов:
- получить свою бумажную трудовую книжку на личное хранение и полностью доверить работодателю формирование электронных сведений о его трудовой деятельности;
- не доверять виртуальной книжке и написать заявление – тогда все новые сведения работодатель будет производить в его бумажной трудовой книжке, дублируя электронные записи.
Возможность выбора отсутствует только у сотрудников, впервые поступающих на работу — они бумажный вариант книжки получить не смогут и все записи работодатель будет производить исключительно в электронном виде.
Сведения о своей деятельности работник сможет в любой момент запросить из ПФР в режиме реального времени. При обращении за государственными и муниципальными услугами работникам не понадобится предоставлять сведения о трудовой деятельности — заинтересованные структуры без дополнительных бумажных подтверждений смогут посмотреть всю нужную информацию.
Что еще ожидать работодателям вместе с переходом на электронные трудовые книжки
В ближайшем будущем работодателям разрешат заключать трудовые договоры в электронном виде. С такой инициативой выступили депутаты Госдумы (проект Федерального закона № 736455-7). Планируется подкорректировать ст. 62 ТК РФ и предусмотреть в ней еще одно условие, при котором трудовой договор будет считаться заключенным — работнику и работодателю достаточно обменяться с использованием электронных либо иных технических средств документами или информацией, содержащей согласованные условия договора.
Минтруд продолжает отрабатывать механизмы, позволяющие вести электронные документы без дублирования их на бумаге. Для этого планирует провести эксперимент с 01.01.2020 по 31.12.2022 (проект Федерального закона). В нем будут участвовать в добровольном порядке около 10 организаций, перечень которых определит правительство.
Подводим итоги
- На электронные трудовые книжки мы будем переходить постепенно. Сейчас идет доработка нормативных актов, которые внесут корректировки в действующее трудовое законодательство и КоАП РФ.
- С 01.01.2020 работодатели начнут передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР в электронном виде.
- Если работник уже имеет бумажную трудовую и желает, чтобы записи в ней производились в прежнем порядке, он может написать своему работодателю заявление. Тогда работодатель будет вписывать сведения в его бумажную трудовую и дублировать их в электронном виде.