Ведением кадровой документации занимаются специалисты кадровой службы или руководитель компании при отсутствии в штате должности кадровика. При обнаружении неверных данных в документе, ответственными должностными лицами должны быть сделаны исправления в трудовой книжке. Об установленном законом порядке расскажем в материале.
Нормативная база
Внесение изменений оформляется с учетом положений следующих правовых актов:
- постановление Правительства от 16.04.2003 № 225, утвердившее правила по ведению и хранению трудовых книжек;
- постановление Минтруда от 10.10.2003 № 69, регламентирующее порядок заполнения книжек.
Правки могут понадобиться, например, при внесении недостоверных сведений о переводе сотрудника, при допущении ошибок в написании реквизитов распоряжения руководителя и т.д. Исправление записи в трудовой книжке может потребоваться, если новая информация внесена с нарушением хронологического порядка отметок о трудоустройстве. Также ошибкой признается отражение данных не в том разделе книжки. Поводом для корректировок может стать судебное решение или распоряжение контролирующего органа.
Общий порядок осуществления корректировок
Если неточность была допущена в новозаведенном документе, то исправление в трудовой книжке будет осуществляться путем замены бланка. Чистый образец трудовой заполняется заново, а испорченный экземпляр подлежит уничтожению. Эта схема не подходит для случаев, когда в документе уже имеются записи, внесенные другими работодателями. При обнаружении недостоверных сведений в действующей трудовой книжке надо создать корректирующую надпись.
Посредством зачеркивания данных или их маскировки штрихом (замазкой) запрещается вносить исправление в трудовую книжку в 2018. Образец действий для работодателей при выявленной ошибочной информации в трудовой следующий. Неправомерно сделанной записи присваивается статус недействительной, это прописывается рядом с некорректной фразой. Перечислим базовые правила осуществления правок:
- для отражения сведений о недействительности отдельных записей в трудовой необходимо издать внутреннее распоряжение с соответствующим содержанием;
- если ошибка относится к периоду работы у другого работодателя, как исправить запись в трудовой книжке? Корректировочные надписи могут быть сделаны как прежним работодателем, так и действующим, но при условии получения от лица, допустившего ошибку, официальных подтверждений о возможности внесения изменений;
- содержание и реквизиты документа, являющегося основанием для внесения исправлений в записи в трудовой книжке (образец локального акта, при помощи которого реализуются правки в кадровых документах, разрабатывается каждым предприятием самостоятельно) должны быть идентичны информации, отраженной в самой трудовой при корректировке данных;
- свидетельских показаний для внесения корректирующих записей в трудовые книжки недостаточно;
- наиболее жесткие требования к оформлению применяются в отношении раздела о работе и произведенных поощрениях нематериального плана (как исправить ошибку в трудовой книжке – образец документа не допускает затирки, зачеркивания, помарки, единственным способом уточнения данных является признание первоначальных записей недействительными).
Изменение данных о работе
Если специалист кадровой службы при оформлении комплекта документов по приему на должность нового сотрудника допустил ошибку в трудовой, некорректная запись должна быть отменена с последующим внесением достоверной информации. Как исправить запись в трудовой книжке? Образец действий в этом случае будет следующим:
- признание отдельной записи о приеме на должность в качестве несоответствующей действительности;
- в трудовую книжку под неправильными данными ставится следующий по хронологии номер записи, указывается дата внесения корректировок и вписывается фраза о том, что запись под № … недействительна.
- под стандартной формулировкой об исключении неверной записи вписываются правильные сведения.
Аналогичная схема действия применяется, если аннулируется трудовой договор. В трудовой книжке неправильная запись должна быть отражена как недействительная с указанием оснований для внесения корректировок – аннулирование трудового соглашения с работником. В такой последовательности осуществляют правки и в ситуациях по неверному внесению данных об увольнении, переводе или восстановлении в должности.
При внесении корректировок в существующие записи в трудовой обязательно надо прописывать основания правок. Обоснованием для внесения изменений в трудовую книжку при ошибке является приказ по предприятию. Судебное решение или распоряжения контролирующих органов в трудовой не отображаются. Эти документы выступают в качестве базы для издания внутреннего приказа руководителем компании.
Если ошибка заключается в неправильно отраженной дате приема или увольнения, работник обращается к работодателю с заявлением с просьбой произвести исправления. Поясним, как правильно исправить запись в трудовой книжке в этой ситуации:
- руководитель фирмы на основании письменного обращения сотрудника издает приказ по предприятию о необходимости исправления неточностей;
- приказ подписывается и регистрируется;
- специалист кадровой службы в трудовой книжке подтверждает недействительность отдельных данных;
- указывается корректная дата приема или увольнения со ссылкой на реквизиты приказа;
- сделанная запись заверяется путем проставления подписей и печати.
Исправление некорректных сведений о поощрениях
Для страниц о награждениях работника действует правило, запрещающее перечеркивать недостоверные данные. Если запись в трудовой книжке не верна, она сначала признается недействительной, что фиксируется в приказе руководителя фирмы, после чего вносятся изменения в кадровую документацию.
Распространенной ошибкой является внесение записей о рабочей деятельности в часть о награждениях. Это случается, если чистые страницы раздела «О работе» закончились. Вкладыш не был вклеен, а последующие записи начали вносить в следующий блок документа.
При несоответствии внесенных сведений назначению раздела учетного бланка пример исправления записи в трудовой будет реализовываться по такой схеме:
- все записи, которые необходимо было изначально включить в другой раздел документа, признаются недействительными;
- в трудовую книжку вписывают фразу о недействительности данных по каждой записи или по всем сразу (обобщенная формулировка должна содержать информацию о номерах исключаемых строк);
- перенесение данных в нужный раздел. Для этих целей заполняется вкладыш к трудовой.
Оформление титульного листа
Если ошибка сделана в дате рождения работника, то внесение изменений в трудовую книжку можно осуществлять путем зачеркивания некорректной информации. Правильная дата вписывается над зачеркнутыми данными. Все правки удостоверяются подписью работодателя и печатью компании.
Альтернативный вариант – признание записи недействительной. Отметим, что при нарушении правил внесения корректировок работодатель привлекается к ответственности по нормам ст. 5.27 КоАП РФ.
Подробнее о том, как исправить отчество в трудовой книжке см. образец в материале «Трудовая книжка: исправляем ошибку в титульном листе».