Работодатель по заявлению работника обязан оформить и выдать ему справку 2-НДФЛ. Разберемся, в какой срок это нужно сделать и что будет, если его нарушить.
Срок выдачи справок 2-НДФЛ
2-НДФЛ — налоговый документ. Однако срок, в течение которого работодатель обязан выдать работнику запрошенную им справку, НК РФ не установлен.
В то же время трудовым законодательством определено, что документы, связанные с работой, выдаются работнику не позже 3 рабочих дней со дня подачи им соответствующего заявления, а в случае увольнения — в тот же день (ст. 62, ст. 84.1 ТК РФ).
Таким образом, выдать справку 2-НДФЛ о доходах и суммах налога физлица нужно:
- работнику (в том числе бывшему) — в течение 3 рабочих дней со дня получения заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ);
- увольняющемуся работнику — в последний день его работы (ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
У справки 2-НДФЛ есть две разновидности: одна для сдачи в ИФНС (приложение № 1 к Приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@), вторая — для выдачи работникам (приложение № 5 к тому же приказу). В данной статье мы рассматриваем сроки выдачи 2-НДФЛ именно по приложению № 5.
Справка выдается работодателем бесплатно. Сотрудник может обратиться за ней неограниченное число раз.
За какой период выдавать справку 2-НДФЛ
Справку нужно сформировать за тот период, за который просит работник. Как, правило это год — ведь именно он является налоговым периодом для НДФЛ (ст. 216 НК РФ). Причем необязательно за последний год, но и за прошедшие годы.
Однако при этом надо учитывать сроки хранения сведений о физлицах в организации, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236:
- 5 лет — в общем случае;
- 50 лет — при отсутствии счетов и ведомостей по сведениям, поданным начиная с 2003 года;
- 75 лет — при отсутствии счетов и ведомостей по сведениям, поданным до 2003 года.
Таким образом, если срок хранения сведений о физлицах в вашей организации 5 лет, то только за этот срок вы и можете предоставить справки 2-НДФЛ сотруднику по его заявлению. А за остальные годы — вы вправе ему отказать.
А что, если сотрудник попросит выдать ему справку 2-НДФЛ не за год, а, скажем, за квартал или за несколько месяцев текущего года? Такие справки можно сделать — НК РФ это не запрещает.
Ответственность за нарушение срока выдачи 2-НДФЛ
НК РФ не предусматривает ответственности за нарушение срока выдачи справки 2-НДФЛ работнику. Однако, если вы нарушили его или отказали в выдаче справки, вам может грозить административный штраф за несоблюдение трудового законодательства (ст. 5.27, ст. 5.39 КоАП РФ):
- для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб.;
- для предпринимателей — штраф от 1 000 до 5 000 руб.;
- для организаций — штраф от 30 000 до 50 000 руб.
Однако на практике штрафы на нарушение сроков выдачи справок 2-НДФЛ работникам практически не применяются.
Подводим итоги
- Работодатель обязан выдать справку 2-НДФЛ работнику не позднее 3 рабочих дней со дня подачи им заявления, а при увольнении — в тот же день.
- За несоблюдение срока выдачи 2-НДФЛ предусмотрено административное наказание: для ИП и организаций — штраф, а для должностных лиц — предупреждение или штраф.