Положение о коммерческой тайне — необходимый документ для каждой компании, обладающей информацией, которая представляет коммерческую ценность. Положение поможет воспрепятствовать разглашению ценной служебной информации и предотвратить связанные с этим негативные последствия. Как разработать положение о коммерческой тайне? Из каких разделов оно должно состоять? На какие нормативные документы обратить внимание при составлении его текста? Ответы — в нашем материале.
Нормативные основы положения о коммерческой тайне
Для грамотного составления положения о коммерческой тайне необходимо изучить:
- Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»;
- Федеральный закон 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
- гл. 75 ГК РФ «Право на секрет производства (ноу-хау)»;
- Указ Президента РФ «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера».
Если в компании есть штатный юрист, подготовку проекта положения лучше поручить ему или согласовать с ним итоговый текст. Это позволит составить документ с учетом законодательных норм и специфики вашей компании.
Структура положения о коммерческой тайне
Из каких разделов будет состоять положение, решаете вы сами. Это может быть лаконичный текст с:
- переченем сведений, не подлежащих разглашению;
- списком сотрудников, имеющих к ним доступ;
- санкциями к нарушителям правил.
А может быть и детализированный документ, учитывающий все нюансы защиты коммерческой тайны в вашей компании.
Положение о коммерческой тайне может содержать следующие разделы:
- Общие положения и термины.
Укажите цель документа и общие вопросы его применения, а также расшифруйте применяемые сокращения и специфическую терминологию (конфиденциальная информация, коммерческая тайна и т. д.).
- Режим коммерческой тайны компании.
Приведите укрупненный (по группам) или детализированный перечень сведений, относимых компанией к конфиденциальной информации. При необходимости детализированный список можно поместить не в основном тексте положения, а вынести в отдельное приложение.
Как составить этот перечень? Основной критерий отнесения информации к коммерческой тайне — ее коммерческая ценность для компании и неизвестность третьим лицам. Нельзя относить к коммерческой тайне общедоступные данные, которые можно найти в интернете или других открытых источниках.
Опишите способы распознавания конфиденциальной информации (грифы секретности и т. д.), порядок признания информации конфиденциальной и механизм исключения видов сведений из перечня информации, относимой к коммерческой тайне.
- Порядок допуска сотрудников к информации и снятие такого допуска.
В этом разделе пропишите на основании какого документа и в каком порядке происходит доступ к информации, составляющей коммерческую тайну. Оговорите необходимость обязательного оформления с допущенными сотрудниками обязательства о неразглашении, порядок организации доступа сотрудников к информационным ресурсам, основания для прекращения доступа.
- Обязанности работников, допущенных к конфиденциальной информации.
Пропишите детально, что сотрудники обязаны выполнять при работе с конфиденциальной информацией (соблюдать правила разграничения доступа, не разглашать индивидуальные пароли и др.), а что им делать запрещено (копировать конфиденциальные документы, обсуждать вопросы, содержащие коммерческую тайну, в присутствии посторонних лиц и т. д.).
- Организация работы с документами, содержащими коммерческую тайну.
Опишите технологию хранения, размножения, рассылки и уничтожения документальных материалов, содержащих коммерческую тайну.
- Защита коммерческой тайны при обработке информации.
В этом разделе укажите организационные, технические и программные меры защиты информации (ведение учета всех электронных носителей конфиденциальной информации, создание резервных копий, порядок уничтожения материальных носителей с конфиденциальной информацией и т. д.).
- Требования к оборудованию помещений и рабочих мест.
Распишите требования к помещениям и рабочим местам сотрудников, работающих с конфиденциальной информацией: обязательная защита входных дверей и окон, порядок использования ключей, опечатывание помещений и сейфов.
- Ответственность за разглашение информации.
Перечислите все виды ответственности, наступающие при разглашении сведений, относимых компанией к коммерческой тайне. Если работник разгласит информацию, относящуюся к коммерческой тайне, его можно привлечь:
-
- к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения из компании (ч. 1 ст. 192, подп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ);
- материальной ответственности в виде компенсации причиненного компании ущерба (п. 7 ст. 243 ТК РФ);
- уголовной ответственности: от штрафа до лишения свободы (ч. 2,3,4 ст. 183 УК РФ).
- Проведение служебного расследования по фактам разглашения или утраты конфиденциальных сведений.
Опишите порядок создания комиссии по расследованию фактов разглашения или утраты конфиденциальных сведений, обязанности членов комиссии, порядок составления заключения по итогам расследования и принятия решения руководством компании.
- Организация контроля.
Укажите, кто осуществляет общий контроль за организацией и состоянием режима коммерческой тайны (обычно это руководитель компании), а кто контролирует выполнение правил обращения с конфиденциальной информацией на рабочих местах сотрудников и в структурных подразделениях (заместители директора, руководители подразделений). Опишите, в какой форме осуществляется контроль (периодичность, плановость, регулярность), как оформляются результаты проверок, кто принимает решение по итогам.
- Заключительные положения.
Распишите порядок утверждения, изменения и дополнения положения о коммерческой тайне и иные необходимые нюансы.
Полезная информация от КонсультантПлюс
На сайте справочно-правовой систмы вы сможете увидеть и скачать образец положения о коммерческой тайне (это бесплатно).
Что еще учесть работодателю
На основании утвержденного положения о коммерческой тайне нужно внести информацию о неразглашении коммерческой информации в трудовые договоры сотрудников, допущенных к секретным сведениям (ст. 57 ТК РФ). С документом работники должны быть ознакомлены под подпись. Обычно для этих целей используется журнал или лист ознакомления, являющийся приложением к Положению о коммерческой тайне.
При необходимости соглашения о неразглашении подписываются с контрагентами компании.
Подводим итоги
- Положение о коммерческой тайне разрабатывается с учетом специфики деятельности компании на основании федеральных законов, гражданского кодекса и иных НПА.
- Структуру положения компания определяет самостоятельно.
- В тексте положения следует прописать перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, ответственность за ее разглашение, обязанности сотрудников, работающих с конфиденциальной информацией и иные необходимые правила и требования.