Если у сотрудника или его близких возникла необходимость в срочном лечении, а денег не хватает, он может обратиться к руководству своей компании и попросить о материальной помощи. Но чтобы в дальнейшем не возникло вопросов у проверяющих органов, оформить матпомощь на лечение работника нужно правильно.
Материальная помощь — что это?
Материальная помощь носит социальный характер и выдается для поддержки человека в сложной финансовой ситуации. Она не зависит от результатов его работы и выплачивается на усмотрение работодателя с учетом возможностей фирмы.
Чтобы не перепутать материальную помощь с другими видами выплат, нужно, чтобы она:
- носила целевой характер — выдавалась на конкретные цели, например, на лечение;
- не являлась заработной платой;
- была зафиксирована в локальном нормативном акте.
Рекомендуем иметь в компании Положение о материальной помощи, в котором расписаны все виды таких выплат, порядок и основания их выдачи.
Как оформить материальную помощь на лечение работника
Финансовая поддержка нуждающимся работникам оформляется в определенной последовательности с соблюдением требований налогового и трудового законодательствf.
Шаг 1. Прописываем порядок выдачи материальной помощи в локальных актах
Для начала следует отразить порядок предоставления материальной помощи, а также алгоритм принятия решения в локальном документе, например, в Положении об оплате труда, трудовом или коллективном договоре. На усмотрение работодателя могут быть детально перечислены условия, при которых работник вправе претендовать на финансовую поддержку на лечение. Должны быть определены форма и объем выплаты.
Шаг 2. Работник пишет заявление
Если в лечении нуждается сам работник или его близкие родственники, ему нужно написать заявление и сослаться на локальный акт, в котором записаны его права на финансовую поддержку со стороны компании (если у работодателя такой имеется). Обязательно прикладываются документы, подтверждающие необходимость в лечении.
Форма такого заявления не утверждена законом и может иметь свободный формат с соблюдением всех норм налогового и социально-трудового права.
Заявление должно содержать:
- ФИО руководителя;
- ФИО и должность сотрудника;
- просьбу об оказании материальной помощи в связи с необходимостью лечения;
- указание вида медицинских услуг или лекарственных препаратов, необходимых для лечения, по возможности — их стоимость;
- перечень бумаг, подтверждающих необходимость в лечении и их копии;
- дату и подпись сотрудника.
К заявлению прикладываются копии медицинских документов:
- выписка из истории болезни;
- заключение врача;
- договор на операцию;
- чеки об оплате лечения.
Сотрудник может указать конкретную сумму, но о ее величине работодатель будет сам принимать решение. Такая выплата носит единовременный характер.
Шаг 3. Руководитель издает приказ
После получения заявления руководитель в установленные сроки принимает решение. При положительном решении издается соответствующий приказ. Он также не имеет утвержденной формы и может быть оформлен как на фирменном бланке, так и на чистом листе.
Приказ вместе с заявлением передается в бухгалтерию, которая производит денежную выплату сотруднику.
Налогообложение матпомощи на лечение
Существует необлагаемый налогами лимит финансовой помощи, связанной с заболеванием сотрудника. Он равен 4 000 руб. за год (п. 28 ст. 217 НК РФ, подп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ). Причем, возмещение стоимости лекарств, выписанных лечащим врачом, не облагается налогом, только если расходы подтверждены документально.
Если работник на протяжении текущего года получал финансовую поддержку по другим основаниям, все выплаты складываются, и та сумма, которая оказалась выше лимита, подлежит налогообложению НДФЛ и страховыми взносами (письма Минфина от 22.10.2013 № 03-03-06/4/44144, Минтруда от 08.10.2014 № 17-3/В-473). Материальную помощь нужно отразить в отчетности по НДФЛ.
Подводим итоги
- Материальная помощь на лечение работника выдается из чистой прибыли.
- Порядок и основания выплаты должны быть зафиксированы в локальном нормативном акте.
- Для получения средств на лечение работник пишет заявление с указанием причины и приложением подтверждающих документов.
- На основании приказа руководителя бухгалтерия оформляет выдачу финансовой помощи.