Приказом Минтруда России от 26.03.2019 № 194 запущен эксперимент по переводу в электронную форму кадровых документов. Кого он коснется? Какие именно документы работодатели будут обязаны переводить в электронный вид? Правда ли, что трудовые книжки нужно будет вести электронно? Когда все работодатели будут обязаны оформлять электронные кадровые документы? Давайте разбираться.
Что относится к «кадровым документам»?
Законодательством не определено понятие “кадровые документы” и не установлен единый перечень тех, которые являются обязательными. Однако, понятно, что речь пойдет, в частности, о трудовых договорах, графиках отпусков, заявлений от работников, листках о составе заработной плате и других документах в рамках трудовых отношений. На сегодняшний день подавляющее большинство работодателей ведут кадровые документы в бумажном виде. Однако многим становится очевидно, что в этой сфере назрела необходимость изменений. Документы «на бумаге» – это прошлый век. По всей видимости, в Минтруде это понимают.
Эксперимент по переводу кадровых документов в электронный вид
Минтруд РФ своим приказом от 26.03.2019 № 194 запустил эксперимент по переводу в электронную форму кадровых документов. И выпустил новость на этот счет на своем сайте. Отмечается, что задачами эксперимента определены:
- апробация механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
- оценка затрат и оценка полученных эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде;
- выявление проблем и рисков от ведения кадрового документооборота в электронном виде;
- подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений;
- подготовка предложений по внесению изменений в законодательство Российской Федерации по предоставлению возможности ведения кадрового документооборота в электронном виде.
К видам работ с документами, в отношении которых проводится эксперимент, относятся: заключение трудовых договоров; извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период; оформление отпусков и служебных командировок; ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником; выдача наряда-допусков работникам и др.
Кто примет участие в эксперименте
Пилотный проект (эксперимент по переводу кадровы будет реализовываться на площадках крупных работодателей: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс».
В обязательном порядке в эксперименте примут участие первичные профсоюзные организации или иные представители работников.
Срок проведения эксперимента
Общий срок проведения эксперимент с 23 марта 2019 года по 1 октября 2019 года. Он будет проходить в несколько этапов.
Первый этап (с 23 марта по 20 апреля 2019 года)
В рамках первого этапа запланировано:
- подготовка проектов и утверждение локальных нормативных правовых актов, необходимых для проведения эксперимента в организации, содержащих процедуры его проведения, перечень ответственных лиц по проведению эксперимента;
- организация взаимодействия с первичной профсоюзной организацией, либо (при отсутствии первичной профсоюзной организации) с иными представителями работников для участия в проведении эксперимента;
- обсуждение в Минтруде России хода мероприятий первого этапа эксперимента с его участниками;
- иные мероприятия, необходимые для обеспечения первого этапа эксперимента.
Второй этап (с 23 апреля по 15 мая 2019 года)
Предусматривается:
- подготовка корпоративных информационных систем, а также иная техническая подготовка (при необходимости);
- уточнение локальных нормативных правовых актов для проведения эксперимента (при необходимости);
- обсуждение в Минтруде России хода мероприятий второго этапа эксперимента с его участниками.
Третий этап (с 16 мая по 1 сентября 2019 года)
Запланировано:
- проведение эксперимента согласно приложению № 2;
- подведение итогов каждым участником по результатам прошедшего эксперимента и направление в Минтруд России информации, содержащей:
- оценку финансовых затрат, затрат времени, рисков связанных с проведением эксперимента;
- анализ эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде, а также их влияние на производительность труда и на контрольно-надзорную деятельность;
- предложения по внесению изменений в законодательство Российской Федерации в данной сфере;
- обсуждение в Минтруде России хода мероприятий третьего этапа эксперимента с его участниками.
Четвертый этап (с 16 сентября по 1 октября 2019 г.)
В итоге проведут общее подведение и оценка итогов по результатам прошедшего эксперимента в Минтруде России.
Что будут делать участники эксперимента
Вот как участники распределят между собой работу:
| Наименование участника эксперимента | Виды работы с документами, в отношении которых проводится эксперимент |
| ОАО «РЖД»
(письмо от 26.02.2019 № ИЦЕ-963/ЦКАДР) |
1) оформление служебных командировок; извещения работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;
2) ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска; 3) ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью |
| АО «Газпромбанк»
(письмо от05.03.2019 № 31-3/287) |
1) заключение трудовых договоров;
2) ознакомление работников с графиками отпусков, графиками работ и с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью |
| ПАО «АВТОВАЗ»
(письмо от 06.03.2019 № 70000/29) |
представление документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости |
| ПАО «РОСБАНК»
(письмо от 12.03.2019 № 52/5294) |
1) оформление отпусков и служебных командировок;
2) извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период, должностными инструкциями и иными локальными документами |
| ПАО «Ростелеком»
(письмо от 19.03.2019 № 01/05/5123-18) |
1) извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;
2) заявление работника о выдаче ему копий документов, связанных с работой; 3) заявление о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска; 4) уведомление работника о времени начала отпуска; 5) ознакомление работника с некоторыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью; 6) ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником |
| ПАО «Мечел»
(письмо от 12.03.2019 № Исх/м/0093/ок) |
1) извещение о времени начала отпуска;
2) ознакомление с приказом об отпуске; 3) получение согласия на привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные и нерабочие праздничные дни; 4) ознакомление с правом отказаться от выполнения сверхурочной работы |
| АО «Северсталь Менеджмент»
(письмо от 12.03.2019 № 4) |
1) оформление служебных командировок;
2) предоставление отпуска работнику на основании его заявления; 3) планирование отпусков работников на предстоящий год; 4) выдача наряда-допусков работникам |
| ООО «Яндекс» | предложения по оптимизации кадрового документооборота и по его ведению в электронном виде |
Таким образом, эксперимент продлится до октября 2019 года. По его результатам Минтруд намерен подготовить поправки в законодательство, которые обеспечат всем работодателям возможность ведения электронного кадрового документооборота.