Процедура выплаты работникам премии должна быть четко регламентирована трудовыми договорами и локальной нормативной документацией работодателя. Иначе — не избежать претензий со стороны Трудинспекции, а иногда — и ФНС. В целях такой регламентации издается Положение о премировании — рассмотрим особенности его применения и образец.
Способы отражения условий о премировании в трудовом договоре
Ст. 129 ТК РФ гласит о том, что в состав заработной платы человека могут входить — наряду с как таковым вознаграждением за труд и компенсационными выплатами, также стимулирующие выплаты, представленные:
- стимулирующими доплатами и надбавками;
- премиями и прочими поощрительными выплатами.
Таким образом, под премированием следует понимать процедуру включения в заработную плату премии как разновидности поощрительной выплаты, которая дополняет, собственно, вознаграждение за труд.
При этом, ст. 57 ТК РФ предписывает работодателю включать условия назначения всех компонентов оплаты труда (включая поощрительные выплаты) в трудовой договор с работником. Это не означает, что поощрения во всех случаях должны быть неотъемлемой частью заработной платы. Но если они, в принципе, предусмотрены применяемой работодателем системы оплаты труда, то их необходимо в обязательном порядке отражать в трудовом договоре.
Такое отражение необходимо не только по причине наличия предписаний в ТК РФ. Без его осуществления суммы премий нельзя будет включить в расходы предприятия при исчислении налоговой базы (Письмо Минфина России от 22.09.2010 № 03-03-06/1/606).
Отражение условий о премировании в трудовом договоре может быть осуществлено:
- Методом прямого прописывания условий начисления премий в трудовом договоре.
- Методом, при котором в трудовом договоре присутствует ссылка на отдельный локальный норматив, где подробно расписываются условия начисления премий.
Премирование по ТК РФ: сущность и порядок документирования
Общераспространенный тип такого локального норматива — Положение о премировании работников.
В случае необходимости персонификации условий начисления премий очевидным образом будет применена первая схема — предусматривающая привязку этих условий к конкретному договору. Но такой подход обычно характерен для процедуры заключения договора на руководящие и иные высокооплачиваемые должности, где важна конфиденциальность взаимоотношений между работодателем и работником.
Если же речь идет о трудовых отношениях на уровне должностей рядовых работников и специалистов, то более эффективным будет именно второй механизм отражения условий премирования в трудовом договоре — с применением ссылки на внешнее Положение о премировании.
При этом, данное Положение может быть как самостоятельным документом, так и частью более масштабного норматива — например, Положения об оплате труда и премировании работников.
Локальный норматив о премировании утверждается отдельным приказом руководителя предприятия. Затем — направляется каждому работнику (предъявляется каждому новому работнику, который оформляется на предприятие) для ознакомления под роспись.
Последующее изменение норматива, с действием которого работник согласился, производится по существу на тех же основаниях, как если бы производилось изменение положений трудового договора с данным работником. Если работодатель не согласовал с работником обновленное Положение, то будут применены нормы старого (Апелляционное определение Ростовского облсуда от 07.06.2012 № 33-6441).
В чем преимущества использования Положения о премировании?
Издание локального Положения о премировании (как отдельного документа или части более масштабного локального норматива) — в тех случаях, когда речь не идет о необходимой персонификации и конфиденциальности условий оплаты труда, может быть предпочтительнее прямого включения условий о премиях в трудовой договор (договоры), поскольку:
- Изменения (дополнения) в условиях начисления премий, как правило, гораздо легче вносить в одно на все предприятие Положение, чем в каждый трудовой договор (дополнительное соглашение к нему).
Составление дополнительных соглашений с каждым премируемым работником — процедура, как правило, заметно более долгая, чем «обход» работников с просьбой ознакомиться с новым Положением о премировании под роспись. И чем крупнее предприятие, тем больше времени (как у кадровиков, так и у премируемых сотрудников) она займет. Применение Положения здесь — более эффективно с точки зрения управления трудовыми ресурсами.
- Наличие общих для всех условий начисления премий — закрепляемых в публичном Положении, способствует более доверительным трудовым взаимоотношениям на предприятии.
У работника не возникнет лишних вопросов к начальству — на предмет того, что в этом месяце у него зарплата такая-то, а у коллеги на аналогичной должности — в полтора раза больше. Все условия начисления премий, благодаря общему для всех Положению, становятся прозрачными.
- Применение общего Положения о премировании — с едиными критериями расчета поощрительных выплат, характеризуется гораздо меньшей вероятностью совершения бухгалтером ошибок при таком расчете.
Такая вероятность будет заметно выше, если бухгалтеру при расчете зарплаты придется читать каждый трудовой договор.
Каков порядок разработки и принятия Положения?
Внедрение в документооборот предприятия такого документа, как Положение о премировании, состоит из следующих основных процедур:
- Разработки Положения, установления его структуры.
В документе должны быть отражены:
- общие положения (о назначении документа, о том, за какие результаты работники премируются);
- показатели премирования (с указанием границ премий, базы для ее начисления — в виде оклада в чистом виде либо оклада, дополненного теми или иными надбавками);
- типы допустимых источников данных для расчета премии (документов бухучета);
- условия, при которых премии не начисляются (текущим работникам, новым работникам).
В случае, если работодатель осуществляет правоотношения с профсоюзной организацией, то проект Положения нужно согласовать с ее представителями.
- Утверждения Положения (как мы уже знаем, в этих целях директор издает отдельный приказ) и его ознакомления с работниками под роспись.
Делать ли Положение самостоятельным документом либо включать в состав более масштабного норматива, предприятие решает, ориентируясь, прежде всего, на размер штата. Если он достаточно большой, то лучше сделать отдельное Положение. За обеспечение выполнения разных типов локальных нормативов в крупной фирме, как правило, следят разные работники. И тем, кто компетентен в направлении премирования, будет легче работать, имея в распоряжении обособленный норматив по своему профилю.
- Составление допсоглашений к трудовым договорам действующих работников.
Исходные трудовые договоры будут содержать прямые условия начисления премий. Чтобы «легитимизировать» введенное Положение, необходимо в допсоглашениях к действующим контрактам прописать ссылки на него.
Ознакомиться с образцом Положения о премировании 2019 года, представленным самостоятельным документом, вы можете здесь.