На период официального трудоустройства оригинал трудовой книжки находится в распоряжении работодателя. Ответственность за сохранность формуляра на протяжении всего периода работы человека возлагается исключительно на предприятие. Если работодатель потерял трудовую книжку, что делать? – Сотруднику придется инициировать восстановление данных о стаже, предоставить все необходимые для этого документы и заявить о необходимости оформления дубликата.
Организация работы с трудовыми книжками
Формуляр трудовой книжки предназначен для фиксации данных о периодах стажа ее владельца. Правила, на которые необходимо ориентироваться в процессе заполнения и хранения этого документа, закреплены несколькими нормативно-правовыми актами:
- постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
- постановление Минтруда от 10.10.2003 № 69.
Заводить трудовые книжки и вносить в них записи о приеме на работу обязан работодатель (организация или индивидуальный предприниматель). Сведения из приказов о назначении на должность вписываются в трудовую, если физическое лицо проработало 5 дней и дольше. Если работодатель потерял трудовую книжку работника, это считается нарушением порядка ведения трудовых формуляров. В таком случае сотрудник имеет право на получение дубликата документа при расторжении трудовых взаимоотношений с предприятием.
Для запуска процедуры заведения новой трудовой и занесения в нее информации о предыдущих периодах трудоустройства без детализации по работодателям необходимо заявление от владельца книжки. Штраф за утерю трудовой книжки работодателем назначается в соответствии с частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ.
Порядок организации работы по восстановлению трудовых книжек прописан в правовых актах применительно к случаям утраты формуляра их владельцами, но не раскрыт для ситуаций, когда виновником является работодатель.
Порядок восстановления трудовых
До начала разбирательств по вопросу оформления дубликата пропавшего документа необходимо выяснить обстоятельства, при которых работодатель утерял трудовую книжку работника. Что делать, если причиной порчи документов или их исчезновения стало чрезвычайное происшествие? Информация подлежит обязательному восстановлению. Организация работы по сбору сведений о периодах трудоустройства и внесению их в новые бланки трудовых книжек возлагается на специальные комиссии субъектов РФ.
При доказанном факте утраты трудовой книжки работодателем сотрудник, на чье имя был выписан формуляр, должен письменно обратиться к руководителю предприятия с просьбой выдать дубликат документа. Отклонить такое ходатайство руководитель организации не вправе. Процедура восстановления данных предполагает совместные усилия работника и работодателя:
- во-первых, работодатель несет ответственность за то, что потерял трудовую книжку. Он может завести новый формуляр, но у него нет данных о предыдущих периодах трудоустройства человека;
- во-вторых, при желании сохранить накопленный стаж сотрудник должен предоставить работодателю документы, подтверждающие опыт работы (приказы о приеме и увольнении, расчетные листки, выписки или заверенные копии трудовой, трудовые договоры).
Лицо, занимающееся подготовкой дубликата трудовой книжки, может обратиться к предыдущим работодателям владельца формуляра с запросом о предоставлении оригиналов кадровой документации.
При получении затребованных бланков с них можно снять копии. Оригиналы подлежат возврату. Если работодатель потерял трудовую книжку, он не может возлагать работу по сбору информации о предыдущем стаже на пострадавшего работника. Содействие в поиске сведений и их документальном подтверждении – прямая обязанность работодателя.