Жизнь не стоит на месте, и командированные работники все чаще и чаще оплачивают проезд к месту выполнения служебного задания через сайты или мобильные приложения. О документах, подтверждающих проезд в командировку при использовании того или иного вида транспорта, расскажем в статье.
Самолет
Если поездка в командировку происходит самолетом, то возможны несколько вариантов оплаты проезда. Вот какие документы потребуются в каждом из возможных вариантов:
- бумажный билет – нужны сам билет и посадочный талон (п. 52 приказа Минтранса от 28.06.2007 № 82);
- электронный билет и посадочный талон на бумажном носителе – потребуется распечатанная маршрут-квитанция электронного билета, посадочный талон с отметкой о досмотре, чеки, слипы, подтверждения банка, свидетельствующие об оплате (п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134, письмо Минфина от 28.02.2019 № 03-03-05/12957);
- электронный билет и электронный посадочный талон – распечатанная маршрут-квитанция электронного билета, справка авиакомпании, документы об оплате (чеки, слипы и т.д.).
ЖД
При проезде в командировку поездом работник может купить, как бумажный билет, так и электронный. Документы, подтверждающие проезд в командировке для МЧС, других госорганов или коммерческих организаций будут следующими:
- бумажный билет – посадочный купон на бланке проездного документа (приказ Минтранса от 05.08.2008 № 120);
- электронный билет – распечатанный контрольный купон электронного билета, документы, подтверждающие оплату (п. 2 приказа Минтранса от 21.08.2012 № 322, письма Минфина от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214).
Рейсовый автобус и электричка
Также в служебную поездку можно поехать и электричкой или междугородним автобусом. Так же эти виды транспорта можно использовать уже находясь в пункте назначения. Документы, подтверждающие проезд в командировке, будут следующими:
- бумажный билет – проездной билет или чек ККТ (п. 2 приложения № 1 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автотранспортом, утв. постановлением Правительства от 14.02.2009 № 112);
- электронный билет – справка от перевозчика. Если на руках у командированного сотрудника только электронный билет на автобус, то принять данные расходы при налогообложении не получится. Дело в том, что форма электронного билета на автобус не утверждена (п. 2 приложения № 1 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автотранспортом, утв. постановлением Правительства от 14.02.2009 № 112).
Метро, автобус, трамвай, троллейбус
При использовании этих видов городского транспорта понесенные расходы подтвердят (письмо ФНС от 24.01.2014 № ЕД-4-2/1120):
- билет;
- чек ККТ.
Автомобиль
Еще одним вариантом, как можно добраться до места служебной командировки, является использование собственного автомобиля. Как подтвердить проезд в командировку на личном транспорте? Организации понадобятся следующие документы (п. 7, 26 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, письмо Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235):
- соглашение об использовании автомобиля в служебных целях;
- копия свидетельства о регистрации автомобиля;
- служебная записка;
- путевые листы;
- чеки, подтверждающие покупку топлива.