Рекомендации по коронавирусу для офисных работников

Мы по-разному можем относиться к новой коронавирусной инфекции: бояться заболеть или игнорировать опасность заражения. Неизбежно одно — всем придется привыкать к новым реалиям и по-новому организовывать работу в офисах.

Пять способов снижения рисков заражения в офисе

Роспотребнадзор ставит всех работодателей в жесткие рамки — тотальный контроль температуры, социальное дистанцирование, регулярная дезинфекция, а также набор иных профилактических мероприятий. Как организовать работу в офисе, чтобы и здоровье сотрудников было в безопасности, и эффективность труда не снижалась, да и контролерам придраться было не к чему?

Скопление народа в офисе можно считать основной опасностью для здоровья сотрудников. Чтобы этого избежать работодатель может предпринять следующие шаги:

1. Организовать гибкий график работы сотрудников в офисе.
2. Снизить число сотрудников в помещениях компании, отправив часть персонала на удаленную работу.
3. Временно освободить офис от сотрудников, оформив простой (если угроза заражения высокая).
4. Пересмотреть график отпусков.
5. Обеспечить соблюдение мер профилактики в офисе.

Минтруд рекомендует работодателям также в качестве профилактических коронавирусных мер (Памятка от 20.03.2020):

• максимально сократить массовые мероприятия, очные конференции и совещания;
• не отправлять сотрудников в служебные поездки (кроме неотложных).

Поговорим отдельно об особенностях указанных способов снижения рисков заражения сотрудников в офисе.

Как изменить режим работы сотрудников для их безопасности

Гибкий режим работы офисных работников поможет минимизировать их контакты и существенно снизить риски заражения.

Для официального закрепления нового графика работы заключите с каждым работником соглашение.

Если кто-то не согласен с изменениями, работодателю придется следовать процедуре ст. 74 ТК РФ, предусматривающей ряд обязательных действий — от письменного уведомления сотрудника о предстоящих изменениях условий трудового договора (не позднее чем за 2 месяца) до прекращения трудовых отношений.

Подсказка от Консультант+, как составить приказ об изменении режима работы по инициативе работодателя:

Такой приказ обычно издают, чтобы начать процедуру изменения режима (графика) работы по инициативе работодателя. Его можете оформить, когда меняете режим как в целом по организации, так и в отдельном структурном подразделении или отдельному работнику, когда он не согласен работать по новому режиму.

Его польза в том, что вы, в частности, зафиксируете причины изменения графика работы, необходимые мероприятия и сроки их проведения. А значит минимизируете ошибки со стороны исполнителей по изменению режима работы (читать подробнее).

Что учесть при корректировке сроков отдыха работников

В период распространения эпидемии сотрудники по-прежнему имеют право, как на очередные оплачиваемые отпуска, так и на отпуска без сохранения заработной платы.

Чтобы разгрузить офисное пространство, часть сотрудников по своему желанию могут отправиться в неоплачиваемый отпуск. Для этого им необходимо написать заявление, а работодателю — издать приказ. Принуждать сотрудников к такому виду отдыха администрация не вправе.

Что касается ежегодного отдыха, то согласованный до начала календарного года график отпусков обязателен к исполнению для сотрудников и работодателя (ст. 123 ТК РФ). Если же перенос отпуска поможет снизить риски заражения сотрудников, не стоит отказываться от такой возможности.

Порядок оформления:

Риск заражения инфекцией в период эпидемии не относится к числу законных оснований для переноса отпуска (ст. 124 ТК РФ). Но и не запрещает переносить отдых по инициативе работодателя или работника, если вторая сторона не возражает.

Простой как способ снижения коронавирусных рисков

Простой, как мера профилактического характера в период пандемии, потребует от работодателя дополнительных финансовых затрат. При этом работники свои трудовые функции в этот период выполнять не будут.

Минимально-гарантированная по закону сумма, выплачиваемая сотрудникам при простое по обстоятельствам, не зависящим от сторон трудового договора, рассчитывается пропорционально времени простоя исходя из 2/3 средней заработной платы, тарифной ставки или оклада (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).

Объявление простоя будет оправданным только в случае, когда фактически имеет место приостановление работы компании в целом или отдельного структурного подразделения.

Перевод на удаленную работу как профилактическая мера

Офисных работников, в отличие от производственного персонала, проще всего перевести на удаленную форму работы. При этом важно выполнить набор процедур, чтобы такой перевод не оказался вне рамок трудового законодательства (гл. 49.1 ТК РФ):

К нюансам удаленной работы, прописываемым в локальных актах и допсоглашениях, не следует относиться формально. Необходимо детально расписать такие моменты, как:

• график работы сотрудника в удаленном режиме;
• процедуры обмена информацией о выполненной работе, ее объемах и результатах;
• способы контроля за сотрудником со стороны работодателя;
• перечень передаваемых сотруднику программных средств и необходимого для работы оборудования;
• иные важные обстоятельства, способные повлиять на эффективность работы сотрудника в дистанционном режиме.

Отправляя работников на удаленку, работодатель обязан сохранить все гарантии и компенсации, установленные трудовым законодательством, коллективным договором и отраслевыми соглашениями.

Какие требования Роспотребнадзора и иных органов нужно выполнить в офисе

Свести к минимуму риск заражения сотрудников в офисе помогут рекомендации по профилактике распространения инфекции. Их в последнее время разработано и обнародовано немало в виде распоряжений Правительства РФ, Минздрава, региональных и местных властей, а также в форме писем и рекомендаций Роспотребнадзора.

Перечислим основные меры профилактики и документы, в которых они были рекомендованы:

• Общие профилактические рекомендации.

Они приведены в письмах Роспотребнадзора от 10.03.2020 № 02/3853-2020-27, от 07.04.2020 № 02/6338-2020-15, от 20.04.2020 № 02/7376-2020-24. Всем работодателям, чьи работники находятся на рабочих местах в период неблагополучной санитарно-эпидемиологической обстановки, Роспотребнадзор рекомендует проводить следующие мероприятия:

Кроме того, работодатели обязаны немедленно представлять информацию обо всех контактах заболевшего сотрудника, если от регионального управления Роспотребнадзора поступил соответствующий запрос, и дезинфицировать помещения, в которых находился заболевший.

Аналогичные меры Минтруд рекомендовал в Памятке от 20.03.2020.

• Специальные рекомендации Роспотребнадзора для компаний, работающих в отдельных сферах.

Помимо общих рекомендаций, выполнение которых работодатель должен организовать для офисных сотрудников любой сферы деятельности, необходимо учитывать и специфические — к примеру, для предприятий торговли или строительных компаний такие рекомендации изложены в письмах Роспотребнадзора от 30.04.2020 № 02/8480-2020-24, от 18.04.2020 № 02/7329-2020-27, Методических рекомендациях от 01.06.2020 МР 3.1/2.3.5.0191-20 по профилактике новой коронавирусной инфекции в предприятиях торговли, утвержденных Главным государственным санитарным врачом РФ.

Разработаны также временные правила на период с 29.04.2020 по 31.12.2020 для компаний, организующих работу вахтовым методом (Постановление Правительства от 28.04.2020 № 601).

• Региональные требования и рекомендации.

Местные и региональные власти на своих территориях могут устанавливать свои требования в зависимости от эпидемиологической ситуации. Их также необходимо учесть работодателю. К числу таких региональных требований относится регулярное тестирование определенной части сотрудников на наличие коронавируса. К примеру, в Москве работодатели обязаны проводить такое тестирование в течение каждых 15 календарных дней не менее чем у 10% сотрудников (Указ Мэра Москвы от 07.05.2020 № 55-УМ).

Документальное оформление введения профилактических мер в офисе

Описывать в отдельном документе проводимые в офисе профилактические меры законодательство не требует. Однако в интересах работодателя изложить их перечень и порядок осуществления в отдельном приказе или инструкции, с которыми ознакомить под роспись сотрудников. Это позволит упорядочить проведение профилактических мероприятий в офисе.

Что разработать работодателю:

• План профилактических мероприятий, составленный на основе рекомендаций и требований Роспотребнадзора, требований и установок федеральных и региональных властей.
• Приказ о введении профилактических мер и назначении ответственных лиц.
• Памятки для сотрудников в целях информирования о самом вирусе, средствах защиты и гигиены, правилах поведения во время обострения эпидемиологической ситуации.

Для фиксации результатов выполнения профилактических процедур работодателю следует организовать:

• разработку графиков уборки и проветривания офисных помещений, а также обеззараживания воздуха в них;
• заполнение журнала измерения температуры сотрудников (при условии хранения данных не более суток с последующим уничтожением «температурных» персональных данных);
• ведение ведомостей учета и выдачи средств индивидуальной защиты и средств дезинфекции.

Форму таких журналов, графиков и ведомостей разрабатывает сам работодатель.

Как рассадить сотрудников в офисе и как обезопасить во время работы

Работодателю придется позаботиться о размещении сотрудников в офисе с соблюдением социальной дистанции. Рекомендована следующая плотность рассадки сотрудников (Письмо Роспотребнадзора от 20.04.2020 № 02/7376-2020-24):

Среди дополнительных профилактических мер минимизации риска заражения коронавирусом в офисе можно назвать:

• ограничение входа в офис посторонних лиц и запрет на неслужебные перемещения сотрудников по территории компании;
• налаживание между сотрудниками электронного взаимодействия;
• проведение совещаний и конференций в электронном формате;
• минимизацию контактов курьерской службы и сотрудников офиса.

Кроме того, в вероятных местах массового скопления сотрудников (на проходных, в столовых и т. д.) необходимо нанести разметку и контролировать соблюдение сотрудниками социальной дистанции.

Ответственность за нарушение правил, установленных в связи с коронавирусом

Невыполнение «коронавирусных» предписаний, рекомендаций и требований Роспотребнадзора и иных органов власти в зависимости от тяжести последствий, может грозить штрафами до миллиона рублей, дисквалификацией руководителя или приостановкой деятельности компании (ст. 6.2, ч. 1 и 2 ст. 20.6.1 КоАП РФ). Административная ответственность может также наступить при нарушении правил, устанавливаемых на своей территории региональными и местными властями.

ВС РФ отметил, что размер административного штрафа, предусмотренного за данный вид правонарушений, должен устанавливаться с учетом соразмерности, пропорциональности и справедливости, а также индивидуализации административной ответственности (вопрос 17 Обзора, утв. Президиумом ВС РФ от 21.04.2020).

Работник решил вопрос безопасности самостоятельно — как быть работодателю?

Сотрудник без объяснения причин отсутствует в офисе в рабочее время — такая ситуация снижает риск заражения инфекцией в период пандемии, но с позиции трудового законодательства признается прогулом. У работодателя формально появляется законное основание для расторжения с таким сотрудником трудового договора (п. 6 ст. 81 ТК РФ). Однако торопиться не стоит без предварительного выяснения обстоятельств отсутствия сотрудника.

Возможно сотрудник заболел сам или вынужден находиться на карантине из-за болезни проживающего с ним человека, но по какой-то причине работодателя своевременно об этом не известил. Не исключено, что из-за мнительности или склонности к панике работник самоизолировался дома без всяких на то оснований и по этой причине не появляется на рабочем месте.

Работодателю следует отнестись к такому отсутствию работника лояльно и не применять такую исключительную меру, как увольнение за прогул.

В случае последующего судебного разбирательства суд может признать такое увольнение незаконным по причине того, что не была учтена тяжесть проступка и обстоятельства, при которых он был совершен. По мнению Роструда, пока работник не явился на работу и письменно не пояснил причину отсутствия на рабочем месте, работодателю следует отмечать в табеле учета рабочего времени неявку по невыясненным причинам.

Подводим итоги

• Организовать работу в офисе в коронавирусные периоды помогут рекомендации и требования Роспотребнадзора, Правительства РФ, региональных и местных властей.
• Основные задачи работодателей по профилактике коронавируса в офисе — не допускать массового скопления сотрудников на рабочих местах и в иных офисных помещениях, обеспечивать регулярную санобработку и проветривание помещений, организовывать термометрию и дезинфекцию рук сотрудников, а также другие необходимые санитарно-эпидемиологические мероприятия.
• Для упорядочения профилактических процедур необходимо оформить приказ, назначить ответственных лиц, ознакомить сотрудников с правилами работы в условиях коронавирусной угрозы и контролировать их выполнение.