Если вы некорректно оформите обязательные реквизиты кадрового документа или вовсе пропустите один из них, ГИТ или суд признают документ недействительным, а кадровую процедуру — незаконной. Последствия могут быть следующие: вам придется восстанавливать сотрудника на работе, отменять взыскание, возмещать моральный вред и т. п. Поэтому всегда следите, чтобы реквизиты были оформлены правильно. Правила оформления реквизитов основаны на методических рекомендациях ВНИИДАД от 01.01.2018 по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016, далее — Рекомендации.
Как оформить реквизит «Наименование организации» на кадровом документе
Наименование организации, которая издала документ, — обязательный реквизит. Если его не будет, то в суде документ признают недействительным, так как невозможно установить, кто его издал. Кроме того, вы не сможете привлечь к дисциплинарной ответственности сотрудников, которые не исполнили документ.
Как оформить реквизит по ГОСТу. Наименование организации — автора документа указывайте в точном соответствии с учредительными документами.
Если устав компании предусматривает сокращенное наименование, пропишите его под полным в скобках. Если документ подготовили в филиале или структурном подразделении компании, то сверху нужно прописать наименование организации, а под ней — указать название филиала, иного подразделения.
Если документ готовят несколько компаний совместно, то их наименования пропишите на одном уровне. В этом случае наименования организаций печатайте не на фирменном бланке, а на чистом листе бумаги. При систематической подготовке совместных документов подготовьте для них специальный бланк, п. 4.5 Рекомендаций.
Реквизит «Место составления» на кадровых документах
Если на кадровом документе не будет реквизита «Место составления», есть риск, что суд признает его недействительным или не примет к сведению. Это связано с тем, что без места составления бывает проблематично установить, какая именно компания подготовила документ, даже если вы указали её наименование.
Дело в том, что в едином реестре юридических лиц названия компаний могут дублироваться. Исключением из этого правила будут только компании, у которых совпадает сфера деятельности. Например, две компании, которые занимаются строительством, не должны называться одинаково. Поэтому, чтобы документ не утратил юридическую силу, всегда указывайте на нем место составления.
Не нужно указывать место составления на деловых письмах, докладных, служебных записках и других внутренних информационно-справочных документах. Также место составления можно не указывать, если из названия организации понятно, где она находится. Ещё одно исключение — документ по личному составу создан по унифицированной форме, которая не предусматривает такой реквизит.
Как оформить по ГОСТу. Указывайте на документе место составления с учётом административно-территориального деления и общепринятых сокращений. Используйте при этом размер шрифта № 12—14. Если место составления состоит из нескольких слов, можете его размещать в две строки и использовать шрифт размером № 11 или № 10.
Местом составления документа должен быть тот населенный пункт, где его фактически подписал руководитель. Поэтому, если у вас не совпадает место издания документа с юридическом адресом, на документе укажите тот населенный пункт, где издали приказ.
Если место составления документа — город федерального значения, например, Москва, Санкт-Петербург или Севастополь, то слово «город» в сокращенном варианте «г.» указывать не нужно. Сокращение «г.» не применяйте и для городов, в названии которых уже есть слова «город», «град» или «бург»: Белгород, Калининград, Новгород, Екатеринбург, п. 4.13 Рекомендаций.
Реквизит «Дата» на кадровом документе
Дата документа должна соответствовать дате, когда документ был подписан, или дате события, которое в нем зафиксировали. Если этого реквизита нет, сотрудник может оспорить его в суде.
Например, если не укажете дату на приказе о применении дисциплинарного взыскания, работник может обратиться в суд и настаивать, что его наказали по истечении месячного срока со дня обнаружения проступка, ст. 193 ТК. Работодателю будет сложно доказать, что он все сделал вовремя. Поэтому суд признает приказ незаконным и обяжет компанию отменить взыскание. Кроме того, при проверке инспектор ГИТ может вынести работодателю предписание устранить это нарушение и оштрафовать.
Как оформить по ГОСТу. Дату документа указывайте в следующем порядке: день месяца, месяц и год. Можете прописывать ее арабскими цифрами, разделенными точкой, или словесно-цифровым способом, п. 4.10 Рекомендаций.
Реквизит «Подпись» на кадровом документе
Если на документе нет подписи или его подписало неуполномоченное лицо, то такой документ не будет иметь юридической силы. Право подписывать документы имеет директор. Если директора нет, подписать кадровые документы может сотрудник, которому такие полномочия директор передал по приказу.
Как оформить по ГОСТу. Подпись включает должность лица, которое подписывает документ, непосредственно собственноручную подпись, а также расшифровку. Если документ оформили не на бланке, то в наименование должности включите название компании.
Подписи на документе, который подписывают несколько должностных лиц, располагайте друг под другом в соответствии с иерархией должностей, от более высокой вверху к более низкой внизу. Если документ подписывают несколько должностных лиц, которые занимают равные должности, их подписи нужно располагать на одном уровне, п. 4.22 Рекомендаций.
Реквизит «Гриф утверждения»
Гриф утверждения ставьте на документе, который утвержден должностным лицом, распорядительным документом, например, приказом или решением коллегиального органа. К кадровым документам, на которых проставляют такой реквизит, относятся штатное расписание, ПВТР, график отпусков и др. Если на таком документе не будет грифа утверждения, то суд в случае трудового спора может признать его недействительным.
Как оформить по ГОСТУ. Гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ», должности лица, которое утвердило документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты, когда документ утвержден. Если же документ утвердили приказом, то в гриф включите наименование распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер, п. 4.16 Рекомендаций.
Реквизит «Печать» кадрового документа
Компании, которые не отказались использовать печать, должны ставить её на некоторых кадровых документах. Например, печать необходимо поставить в трудовой книжке работника, если он увольняется из компании. Если работодатель имеет печать, но не поставит её в трудовую книжку, у работника могут возникнуть проблемы с Пенсионным фондом при назначении пенсии. У него могут затребовать дополнительные документы, которые ему придется брать у бывшего работодателя, или даже могут отказать в назначении пенсии, посчитав, что запись в трудовой недействительна.
Как оформить по ГОСТу. На документах, которые подготовили на основе унифицированных форм, печать ставьте на отметку «М. П.». Если на документе не обозначено место для печати, поставьте ее так, чтобы она не захватывала подпись. Ставьте печать ровно. Нельзя проставлять печать боком или в перевернутом виде. Когда ставите печать на документе, старайтесь, чтобы она получалась яркой и разборчивой, п. 4.24 Рекомендаций.
Дополнительные реквизиты кадровых документов
Помните, что помимо обязательных реквизитов, которые придают документу юридическую силу, есть ещё и необязательные реквизиты. Они носят в основном справочный характер и нужны больше кадровику, чем сотрудникам, инспекторам или судьям. Например, реквизит «Регистрационный номер» поможет быстро найти документ среди подобных бумаг того же типа. Отметка об исполнителе покажет, кто составил бумагу.