В компании большая текучка. Чтобы упростить работу, решено ставить штамп организации в трудовой книжке и заменить им рукописный текст, который требуется вносить кадровику. Расскажем, можно ли заменить штампом написание названия компании от руки и если да, то как он должен выглядеть.
Можно ли поставить штамп вместо ручной записи
Применение штампа при внесении в трудовую книжку названия работодателя не регламентировано Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
При этом Правила ведения трудовых книжек прямо предписывают использовать штамп только в одном случае — при выдаче работнику вкладыша в трудовую книжку (п. 39 Правил).
Таким образом использование штампа при внесении сведений о работодателе не противоречит нормативным актам, но при условии, что он соответствует требованиям, установленным п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (Письмо Роструда от 19.08.2015 № 1922-6-1).
Требования к оформлению штампа
Основные условия при внесении штампа в трудовые книжки:
- использование чернил черного, синего или фиолетового цветов (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек);
- штамп предприятия в трудовой книжке должен предусматривать полное наименование организации, а если есть, то и сокращенное (п. 3.1 той же Инструкции).
То есть если использовать один из утвержденных цветов и внести необходимую информацию, запись от руки вполне можно заменить штампом и проставлять его в трудовой книжке при приеме на работу.
Как быть, если оттиск штампа плохо виден
Если штамп неудачно проставлен (плохо пропечатался, оказался перевернутым либо другой дефект), лучше признать отпечаток недействительным и сделать в трудовой книжке новый оттиск. Поскольку перед штампом не ставится ни дата, ни номер записи, исправить дефект можно следующим образом:
- В одной строке сделать запись: «Штамп с наименованием организации недействителен». Номер этой записи не присваивайте.
- В следующей строке в гр. 3 раздела «Сведения о работе» поставьте правильный штамп (либо впишите от руки полное и, при наличии, сокращенное название организации).
А далее оформите запись о приеме на работу с указанием порядкового номера, даты приема, сведений о приеме и реквизитов приказа.
Полезная информация от КонсультантПлюс
С 01.09.2021 вводится новый порядок ведения трудовых книжек: утверждены новые бланки, изменены правила заполнения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Смотрите готовое решение о том, как вести трудовую книжку в бумажном виде с 1 сентября 2021 года (доступ бесплатный).
Подводим итоги
- Порядок использования штампа с наименованием организации в трудовой книжке законодательством не установлен. Однако и прямого запрета на это нет.
- Штамп должен быть черного, синего или фиолетового цвета, включать полное наименование организации, а если есть, то и сокращенное.