Штатная расстановка относится к числу документов, решение о необходимости составления которого работодатель принимает самостоятельно. А должен ли он утверждать тот документ? Об этом — в нашем материале.
Назначение штатной расстановки
Штатная расстановка по своему содержанию очень похожа на штатное расписание, то есть на документ, в котором работодатель определяет структуру своего штата, разбивая персонал по подразделениям и должностям. Штатное расписание равнозначно внутреннему нормативному акту, устанавливающему подлежащие исполнению самим работодателем правила, и обязательно утверждается им до начала применения. Изменения в нем влекут за собой необходимость изменений в структуре имеющегося персонала.
То есть в ней будут показаны конкретные лица, занимающие относящиеся к определенному подразделению должности, и реальная структура зарплаты этих лиц, а незанятые должности получат пометку «вакантная».
Кроме показателей, совпадающих с присутствующими в штатном расписании, в штатную расстановку вносятся также дополнительные сведения, конкретный набор которых работодатель определяет самостоятельно. Это могут быть данные об относящихся к сотрудникам:
- особенностях организации труда;
- периодах длительного отсутствия;
- правах на льготы;
- иных обстоятельствах, имеющих значение для кадровых назначений.
Включенная в штатную расстановку информация не только служит источником сведений для разного рода отчетов, но и позволяет оценивать:
- наличие вакансий и должностей с неполной занятостью;
- использование фонда оплаты труда;
- перспективы кадровых перестановок;
- наличие работников с ограниченными возможностями;
- перспективы изменения структуры штатов.
Сравнение штатных расстановок, составленных на разные даты, дает возможность судить о степени текучести кадров.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Штатная расстановка позволяет быстро и наглядно продемонстрировать фактическую ситуацию с занятыми должностями (профессиями) в случае любой проверки и в трудовых спорах. Как показывает практика, наиболее часто возникающая потребность в штатной расстановке — споры об увольнении при сокращении численности или штата работников, по мотиву несоответствия работника занимаемой должности, в случаях необходимости переводов на другую работу по медицинским показаниям (п. 2, 3 ч. 1 ст. 81, ст. 73 ТК РФ) и др.
Оформление штатной расстановки
Заполняется штатная расстановка данными, имеющимися в распоряжении кадровой службы. Поэтому именно эта служба осуществляет ведение штатной расстановки.
Составляется штатная расстановка на конкретную дату и отражает соответствующую этой дате характеристику персонала. Поэтому действительной она оказывается на период до ближайшего изменения показателей, вносимых в нее.
Определенного бланка у штатной расстановки нет. Ответственное за ведение этого документа лицо, как правило, разрабатывает этот бланк самостоятельно, беря за основу форму утвержденного работодателем штатного расписания и дополняя ее необходимым для внесения всей запланированной информации количеством граф и строк.
Объемность попадающего в штатную расстановку материала делает предпочтительным электронный способ ее ведения. Однако хранить утративший свою актуальность документ лучше в бумажном виде. Подписывает его, как правило, руководитель кадровой службы.
Утверждение штатной расстановки
По своей сути штатная расстановка представляет собой удобный для кадровой службы рабочий инструмент, обобщающий сложившиеся на конкретную дату сведения об имеющемся у работодателя персонале, отраженные в иных кадровых документах. В связи с тем, что в нее вносятся фактически имеющие место данные, утверждения работодателем она не требует. Поэтому на ней не предусматривается резолюция руководителя работодателя «Утверждаю» и не создается приказ об утверждении.
По этой же причине не требует утверждения форма бланка, используемого при формировании кадровой расстановки. Его минимальный объем может быть ограничен сведениями, отвечающими содержанию штатного расписания. Включение в него дополняющей информации лишь облегчает работу кадровика, формирующего ответ на запрос руководителя работодателя или какую-либо стороннюю отчетность.
Однако форму бланка штатной расстановки работодатель вправе и утвердить. Такое решение может иметь место, если руководитель работодателя самостоятельно работает с этим документом и хочет видеть в нем показанную в привычном ему порядке определенную информацию, невзирая на то, кем именно она будет туда внесена.
Образец приказа об утверждении бланка штатной расстановки смотрите на нашем сайте:
Подводим итоги
- Штатная расстановка по своему содержанию похожа на штатное расписание, но в отличие от него отражает не запланированную структуру кадров, а фактически сложившуюся с ней ситуацию на определенную дату. В ней в последовательности, принятой для штатного расписания, приводится информация о каждом из работников, занимающих имеющиеся должности, а также отмечаются должности, оставшиеся вакантными. Кроме того, в этот документ вносятся дополнительные сведения, позволяющие детальнее охарактеризовать персонал.
- Источником вносимых в штатную расстановку данных являются документы, накапливаемые кадровой службой. Поэтому именно эта служба формирует штатную расстановку, обновляя ее содержание по мере изменения вносимых в нее показателей. Определенного бланка у штатной расстановки нет. Обычно его основу составляет форма штатного расписания, дополненная необходимым количеством граф и строк.
- По своей сути штатная расстановка представляет собой регистр, обобщающий имеющуюся у работодателя информацию о персонале, содержащуюся в кадровых документах. Утверждения работодателем такой документ не требует. Однако работодатель может утвердить форму бланка, на котором будет создаваться штатная расстановка.