Руководителю нужен образец сметы представительских расходов. Не секрет, что этот вид расходов нуждается в очень тщательном оформлении. Если не подготовить нужные документы налоговики при проверке с большой долей вероятности уберут их из расходов и пересчитают налоговые обязательства компании. Итогом станет недоимка и пени. Скачать образец сметы представительских расходов предлагаем в статье.
Что за расходы
В большинстве случаев организации не могут существовать без поставщиков и покупателей. Поэтому перед руководством компании встает вопрос о налаживании деловых отношений с представителями контрагентов. К тому же может потребоваться обговорить рабочие вопросы по заключаемым договорам или прояснить что-то по текущим поставкам. Для этого и нужна смета представительских расходов на проведение официальной встречи.
Те направления, на которые могут быть потрачены деньги в рамках представительских расходов, четко указаны в Налоговом кодексе РФ. Это проведение переговоров, имеющих целью установление или поддержания сотрудничества, с представителями других организаций и организация заседаний руководящего органа организации (собрания акционеров или совета директоров). Только эти расходы можно включить в налоговую базу (п. 2 ст. 264 НК РФ):
- официальный прием и обслуживание партнеров и лиц, представляющих интересы компании;
- доставка указанных физических лиц до места, где проводится мероприятие (например, ресторана или конференц-зала) и обратно;
- перевод текстов (презентаций и т.п.), использующихся на представительском мероприятии, а также перевод выступлений участников на другие языки внештатными переводчиками.
Правила оформления
Данная категория расходов вызывает особое внимание ИФНС, и поэтому нуждается в правильном оформлении. Один из требующихся документов – смета представительских расходов на текущий год. Кроме нее понадобятся и другие бумаги:
- приказ директора компании об осуществлении расходов на представительские цели;
- отчет о проведении представительского мероприятия;
- акт об осуществлении представительских расходов.
Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675, от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26. По мнению чиновников, особое внимание нужно уделить отчету о проведении представительского мероприятия, указав в нем:
- цели и результаты;
- дату и место проведения;
- состав и количество участников с обеих сторон;
- сумма понесенных компаний затрат.
Подробнее об этом см. «Представительские расходы: образец отчета 2019».
Вообще, подобные расходы можно подтвердить любыми документами, которые подтверждают факт их осуществления, и то, что эти расходы экономически обоснованы. Объясняется это тем, что Налоговым кодексом конкретный перечень документов для этого вида расходов не установлен (п. 2 ст. 264 НК РФ). Главное, что составленные компанией документы содержали все обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Естественно, что кроме указанных бумаг, в том числе, и сметы представительских расходов (скачать бланк можно в конце статьи) для подтверждения расходов нужно иметь кассовые чеки предприятий общепита, счета-фактуры, акты и другие первичные документы. Без них отстоять правомерность осуществления расходов не удастся (см., например, письма Минфина от 10.04.2014 № 03-03-Р3/16288, ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852).
Составляя смету представительских расходов (образец 2019) нужно помнить, что документ может быть утвержден не только собственниками бизнеса, но и руководителем организации. В таком случае приказ о представительских расходах не нужен, ведь документы будут дублировать друг друга. В документе рекомендуется указать планируемые статьи расходов и соответствующие им суммы.
Специально для читателей наши специалисты подготовили пример сметы представительских расходов, доступный для скачивания на сайте.
