СВЗ-М — одна из обязательных форм отчетности работодателей за своих сотрудников. Составляется она по итогам каждого месяца. Рассмотрим, в какой срок и за каких сотрудников нужно сдать СЗВ-М за декабрь 2019 года.
Срок сдачи СЗВ-М за декабрь 2019 года
СЗВ-М сдается до 15 числа каждого месяца. Если крайний срок сдачи отчета выпадает на выходной или праздник, он переносится на первый рабочий день (Письмо ПФ РФ от 28.12.2016 № 08-19/19045). Срок сдачи СЗВ-М за декабрь 2019 года — 15.01.2020.
Кто сдает СЗВ-М за декабрь 2019 года
Отчет СЗВ-М сдают:
- Работодатели за сотрудников, с которыми заключены трудовые и гражданско-правовые договоры, а также договоры авторского права и лицензионные договоры.
ИП, адвокаты, нотариусы без сотрудников СЗВ-М не сдают.
- Организации с несколькими учредителями, если один из них работает гендиректором.
Отчет сдается даже в том случае, когда трудовой договор с директором не заключался (Письмо Минтруда РФ от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846).
- Компании с единственным учредителем и директором в одном лице.
Наличие трудового договора значения не имеет. До марта 2018 года ПФР разрешал таким компаниям не сдавать СЗВ-М, мотивируя это тем, что лиц, с которыми заключены трудовые и гражданско-правовые договоры, нет, как и выплат, начисляемых на их основании. А раз нет договоров и выплат, значит и отчет сдавать не нужно (Письмо ПФР от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581).
Но с марта 2018 года Пенсионный фонд в корне изменил свою позицию и обязал все компании, в том числе и те, в которых единственный учредитель работает директором без трудового договора, сдавать СЗВ-М. Причина в том, что трудовые отношения без надлежаще оформленного договора возникают при фактическом допущении сотрудника к работе (Письмо Минтруда РФ от 16.03.2018 № 17-4/10/В-184).
- СНТ, ДНТ, ТСЖ.
Сдается в отношении председателя, если ему выплачивается вознаграждение за выполняемую работу. Если председатель работает на общественных началах и ничего за свою работу не получает — СЗВ-М сдавать не нужно. Но в этом случае необходимо представить в ПФР устав, который подтверждает безвозмездную деятельность председателя.
- Благотворительные организации.
Сдают за волонтеров, которым возмещаются расходы на питание в размерах, превышающих суточные, если с ними заключены договоры ГПХ.
- Обособленные подразделения (ОП).
Сдают СЗВ-М, только если имеют отдельный расчетный счет и самостоятельно начисляют зарплату сотрудникам. В этом случае в СЗВ-М указывается ИНН головной организации и КПП обособленного подразделения.
Форма СЗВ-М за декабрь 2019 года
Форма СЗВ-М не изменилась: отчет за декабрь 2019 года нужно сдать на бланке, утвержденном Постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п.
Куда сдавать СЗВ-М
Отчет сдается в ПФР несколькими способами:
- На бумаге — если численность сотрудников не превышает 24 человек.
Сдать СЗВ-М на бумаге можно непосредственно в ПФР или отправив его по почте заказным письмом с описью вложения.
- В электронной форме — если сотрудников 25 человек и более.
В этом случае отчет подписывается ЭЦП и направляется по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через операторов электронного документооборота (ЭДО). Отчет нужно сформировать только в формате xml, в противном случае ПФР его не примет.
С 01.10.2018 Инструкция по персонифицированному учету применяется в новой редакции. Отчет СЗВ-М теперь недостаточно просто направить в фонд, ПФР должен его принять. Таким образом, при сдаче СЗВ-М в электронном виде за декабрь 2019 года самое важное — получить квитанцию о том, что ПФР принял отчет. Пока квитанции нет, отчет считается несданным, и вполне вероятен штраф за его непредставление.
Порядок заполнения СЗВ-М за декабрь 2019: образец
Оформление отчета начинается с внесения сведений о страхователе:
Регистрационный номер в ПФР
Он присваивается каждому юридическому лицу или ИП при регистрации в ПФР и должен присутствовать на всех отчетах, направляемых в фонд. Это 12-значный цифровой код, правильность заполнения которого можно проверить, например, на сайте ФНС РФ, запросив выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Краткое наименование страхователя
Организации берут его из учредительных документов. При отсутствии «официального» краткого наименования следует указывать полное.
Предприниматели указывают аббревиатуру ИП и свои ФИО. Работодатель-физлицо, не являющийся ИП (например, адвокат или нотариус), ничего, кроме ФИО, в данной строке не указывает.
ИНН и КПП
Берутся из свидетельства, выдаваемого ФНС. Для юридического лица используется 10-значный ИНН и 9-значный КПП (код причины постановки на учет). ИП и физические лица, не являющиеся ИП, указывают только 12-значный ИНН.
Отчетный период
Указывается месяц (в двухзначном формате) и год (в четырехзначном). Для декабря 2019 года в этой строке проставляется «12» и «2019» соответственно.
Тип формы
В поле отражается один из буквенных кодов — в зависимости от варианта подаваемого отчета:
• «исхд» — если форма сдается впервые;
• «доп» — если отчет включает информацию, дополняющую ранее отправленные сведения;
• «отмн» — если назначение подаваемой формы в том, чтобы отменить предоставленные раннее некорректные данные.
Сведения о застрахованных лицах
В отчет включаются все работники, с которыми в отчетном периоде (в данном случае — в декабре 2019 года) действовали договоры, связанные с выплатой им вознаграждений.
Данные представляются в форме таблицы, состоящей из 4 колонок:
- Порядковый номер. Последовательность занесения застрахованных лиц в отчет значения не имеет. Это может быть алфавитный, хронологический (по мере заключения договоров) или вообще произвольный порядок.
- ФИО застрахованного лица. Приводим в именительном падеже. Отчество указываем при его наличии.
- Страховой номер ИЛС. Вносим на основании свидетельства СНИЛС.
- ИНН физического лица. Этот реквизит, в отличие от предыдущих, не является строго обязательным и при отсутствии у работодателя этой информации он может не вноситься в отчет.
Далее указывается информация о лице, подписывающем отчет, и ставится его личная подпись. Для юридического лица это руководитель или лицо, исполняющее его обязанности (в последнем случае указывают реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя). ИП или иное физлицо–работодатель подписывают отчет лично. При этом в строке «Наименование должности руководителя» указывается статус физлица — предприниматель, нотариус, адвокат и т.п.
Особенности формирования СЗВ-М за декабрь 2019 года
- В СЗВ-М за декабрь 2019 года включите только тех лиц, выплаты которым подлежат пенсионному страхованию. Если с физлицом заключен договор купли-продажи или аренды имущества, то вносить данные о нем в СЗВ-М не нужно.
- Сведения по форме СЗВ-М за декабрь 2019 года подаются по каждому застрахованному лицу, с которым в этом месяце заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры и договоры ГПХ. Наличие выплат по ним значения не имеет. Неважно, сколько дней в течение декабря действовал договор. Даже, если речь идет только об одном дне, все равно работника нужно включить в отчет. А вот если в отчетном периоде были только выплаты, а договор не действовал, то включать такого сотрудника в СЗВ-М не нужно.
- Если работники отсутствуют на рабочих местах по любым причинам (длительная командировка, отпуск, декрет), но договора с ними в декабре еще действуют — информацию о них также следует внести в отчет.
Возможные штрафы
Если отчет сдан с пропуском срока или в него включены неполные (недостоверные) сведения на вас могут наложить штраф в размере 500 руб. за каждое застрахованное лицо (абз. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).
За сдачу отчета на бумаге при обязанности его формирования в электронной форме, штраф составит 1 000 руб. (абз. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).
Инструкция о порядке ведения персонифицированного учета от 21.12.2016 № 766 устанавливает условия, при выполнении которых можно избежать штрафа:
- Ошибки, подлежащие исправлению, допущены в отношении лиц, включенных в СЗВ-М с типом «Исходная».
- Ошибки обнаружены и исправлены самим страхователем или в течение 5 рабочих дней с момента получения от ПФР уведомления.
Таким образом, если в СЗВ-М за декабрь 2019 года вы забыли отразить сведения по отдельным работникам и подаете на «забытых» лиц дополняющую форму СЗВ-М после срока сдачи этого отчета, штрафа избежать не получится. Но можно попробовать оспорить его в суде.
В каких случаях можно избежать штрафа
Несмотря на то, что отчет по форме СЗВ-М страхователями сдается уже не первый год, многие споры по штрафам из-за ошибок в этой форме приходится решать только в суде. И нередко суды поддерживают страхователей. Приведем несколько судебных решений, которые помогут избежать штрафа или значительно снизить его размер:
- Техническая опечатка в СЗВ-М не является основанием для штрафа (Определение ВС РФ от 28.09.2018 № 309-КГ18-14482).
- Штрафовать филиал за опоздание с СЗВ-М нельзя (Постановление ВС РФ от 10.12.2018 № 308-КГ18-19977).
- Ошибка в СЗВ-М, поправленная после крайнего отчетного срока, но до обнаружения ее ПФР, не может быть основанием для штрафа (Определение ВС РФ от 29.11.2018 № 310-КГ18-19510).
- Организация в исходной СЗВ-М не указала сведения о 248 работниках и только через год дополнила сведения, которых не хватало. ПФР оштрафовал ее за это после проверки, но судьи посчитали привлечение к ответственности неправомерным, поскольку за истекший период сам фонд ошибку не обнаружил (Постановление АС Волго-Вятского округа от 29.10.2018 по делу № А82-1008/2018).
- СЗВ-М сдали с опозданием из-за болезни бухгалтера ─ суд снизил штраф в 11 раз, признав нетрудоспособность бухгалтера смягчающим обстоятельством (Определение ВС РФ от 04.07.2018 № 303-КГ18-8663).
- Работодатель сдал СЗВ-М на день позднее срока по уважительной причине (в последний день сдачи отчета отключили свет) ─ судьи приняли сторону работодателя, не согласившись с наложением штрафа (Постановление АС Волго-Вятского округа от 17.07.2017 № А28-11249/2016).
Подводим итоги
- Сдать СЗВ-М за декабрь 2019 года нужно до 15.01.2020.
- Отчет сдается на бумаге, только если численность сотрудников не превышает 24 человек. За 25 и более работников отчитаться придется в электронной форме по ТКС через операторов ЭДО.
- С марта 2018 года СЗВ-М нужно сдавать организациям с единственным учредителем, исполняющим функции директора, даже если трудовой договор с ним не заключен.