СВЗ-М — одна из обязательных форм отчетности работодателей за сотрудников. Составляется она по итогам каждого месяца. Рассмотрим, в какой срок и за каких сотрудников нужно сдать СЗВ-М за март 2021 года. А также расскажем, какие изменения по этой отчетной форме ожидаются в 2021 году.
Изменения по СЗВ-М с 2021 года
Отчет СЗВ-М за март 2021 года будем сдавать по прежним правилам. В планах Минтруда — изменение правил представления СЗВ-М (ID проекта 01/05/09-20/00107825).
- При численности физлиц более 10 человек СЗВ-М можно будет представлять в ПФР только в электронной форме (сейчас этот порог численности составляет 25 чел.).
- Появятся новые правила представления СЗВ-М через уполномоченных представителей. Они смогут сдавать отчеты за работодателей по электронной доверенности, подписанной УКЭП доверителя (сейчас доверенность бумажная).
Текст законопроекта проходит обсуждение и экспертизу, дата его принятия и вступления в силу будет известна позже.
Срок сдачи СЗВ-М за март 2021 года
СЗВ-М сдается не позднее 15 числа каждого месяца (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…»). Если крайний срок сдачи отчета выпадает на выходной или праздник, он переносится на первый рабочий день (Письмо ПФ РФ от 28.12.2016 № 08-19/19045).
Прием отчетности по ТКС территориальные органы ПФР осуществляют не только в рабочие дни, но и в выходные (праздничные).
Кто сдает СЗВ-М за март 2021
Отчет СЗВ-М сдают:
- Работодатели за сотрудников — с которыми заключены трудовые и гражданско-правовые договоры, а также договоры авторского права и лицензионные договоры.
ИП, адвокаты, нотариусы без сотрудников СЗВ-М не сдают.
- Организации с несколькими учредителями — если один из них работает гендиректором.
Отчет сдается, даже когда трудовой договор с директором не заключался (Письмо Минтруда от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846).
- Компании с единственным учредителем и директором в одном лице.
Наличие трудового договора значения не имеет. До марта 2018 года ПФР разрешал таким компаниям не сдавать СЗВ-М, мотивируя это тем, что лиц, с которыми заключены трудовые и гражданско-правовые договоры, нет, как и выплат, начисляемых на их основании. А раз нет договоров и выплат, значит и отчет сдавать не требуется (Письмо ПФР от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581).
С марта 2018 года Пенсионный фонд в корне изменил свою позицию и обязал все компании, в том числе и те, в которых единственный учредитель работает директором без трудового договора, сдавать СЗВ-М. Причина в том, что трудовые отношения без надлежаще оформленного договора возникают при фактическом допущении сотрудника к работе (Письмо Минтруда от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846).
- СНТ, ДНТ, ТСЖ.
Сдается в отношении председателя, если ему выплачивается вознаграждение за выполняемую работу. Если председатель работает на общественных началах и ничего за свою работу не получает, СЗВ-М сдавать не нужно. Но в этом случае необходимо представить в ПФР устав, который подтверждает безвозмездную деятельность председателя.
- Благотворительные организации.
Сдают за волонтеров, которым возмещаются расходы на питание в размерах, превышающих суточные, если с ними заключены договоры ГПХ.
- Обособленные подразделения (ОП).
ОП сдают СЗВ-М, только если имеют отдельный расчетный счет и самостоятельно начисляют зарплату сотрудникам. В этом случае в СЗВ-М указывается ИНН головной организации и КПП обособленного подразделения.
Какой использовать бланк СЗВ-М за март 2021
Форма СЗВ-М не изменилась: отчет за март 2021 года нужно сдать на бланке, утв. Постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п.
Куда сдавать СЗВ-М
Отчет сдается в ПФР несколькими способами:
- На бумаге — если численность сотрудников не превышает 24 человек.
Сдать СЗВ-М на бумаге можно непосредственно в ПФР или отправив его по почте заказным письмом с описью вложения.
- В электронной форме — если сотрудников 25 человек и более.
В этом случае отчет подписывается ЭЦП и направляется по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через операторов электронного документооборота (ЭДО). Отчет нужно сформировать только в формате xml, в противном случае ПФР его не примет.
СЗВ-М недостаточно просто направить в фонд: ПФР должен его принять. Таким образом, при сдаче СЗВ-М в электронном виде за март 2021 года важно получить квитанцию о том, что ПФР принял отчет. Пока квитанции нет, отчет считается несданным, и вполне вероятен штраф за его непредставление.
Порядок заполнения СЗВ-М за март 2021 — образец
Оформление отчета начинается с внесения сведений о страхователе:
Регистрационный номер в ПФР
Он присваивается каждому юридическому лицу или ИП при регистрации в ПФР и должен присутствовать на всех отчетах, направляемых в фонд. Это 12-значный цифровой код, правильность заполнения которого можно проверить, например, на сайте ФНС, запросив выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Краткое наименование страхователя
Организации берут его из учредительных документов. При отсутствии «официального» краткого наименования следует указывать полное.
Предприниматели указывают аббревиатуру ИП и свои ФИО. Работодатель-физлицо, не являющийся ИП (например, адвокат или нотариус), ничего, кроме ФИО, в данной строке не указывает.
ИНН и КПП
Берутся из свидетельства, выдаваемого ФНС. Для юридического лица используется 10-значный ИНН и 9-значный КПП (код причины постановки на учет). ИП и физические лица, не являющиеся ИП, указывают только 12-значный ИНН.
Отчетный период
Указывается месяц (в двузначном формате) и год (в четырехзначном). В отчете за март 2021 года в этой строке проставляется «03» и «2021» соответственно.
Тип формы
Отражается один из буквенных кодов — в зависимости от варианта подаваемого отчета:
- «исхд» — если форма сдается впервые;
- «доп» — если отчет включает информацию, дополняющую ранее отправленные сведения;
- «отмн» — если назначение подаваемой формы в том, чтобы отменить предоставленные раннее некорректные данные.
Сведения о застрахованных лицах
В отчет включаются все работники, с которыми в отчетном периоде (в данном случае — в марте 2021 года) действовали договоры, связанные с выплатой им вознаграждений. Данные представляются в форме таблицы, состоящей из 4 колонок:
- Порядковый номер. Последовательность занесения застрахованных лиц в отчет значения не имеет. Это может быть алфавитный, хронологический (по мере заключения договоров) или вообще произвольный порядок.
- ФИО застрахованного лица. Приводим в именительном падеже. Отчество указываем при его наличии.
- Страховой номер ИЛС. Вносим на основании свидетельства СНИЛС.
- ИНН физического лица. Этот реквизит, в отличие от предыдущих, не является строго обязательным и при отсутствии у работодателя этой информации может не вноситься в отчет.
Далее указывается информация о лице, подписывающем отчет, и ставится его личная подпись. Для юридического лица это руководитель или лицо, исполняющее его обязанности (в последнем случае указывают реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя). ИП или иное физлицо-работодатель подписывают отчет лично. При этом в строке «Наименование должности руководителя» указывается статус физлица — предприниматель, нотариус, адвокат и т. п.
Особенности формирования СЗВ-М за март 2021 года
- В СЗВ-М за март 2021 года включите только тех лиц, выплаты которым подлежат пенсионному страхованию. Если с физлицом заключен договор купли-продажи или аренды имущества, то вносить данные о нем в СЗВ-М не нужно.
- Сведения по форме СЗВ-М за март 2021 года подаются по каждому застрахованному лицу, с которым в этом месяце заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры и договоры ГПХ. Наличие выплат по ним значения не имеет. Неважно, сколько дней в течение марта действовал договор. Даже если речь идет только об одном дне, работника нужно включить в отчет. А вот если в отчетном периоде были только выплаты, а договор не действовал, включать такого сотрудника в СЗВ-М не нужно.
- Если работники отсутствуют на рабочих местах по любым причинам (длительная командировка, отпуск, декрет), но договоры с ними в марте еще действуют — информацию о них также внесите в отчет.
- Отразите в СЗВ-М работников-пенсионеров. Если это не сделать, ПФР может переплатить им пенсию, а в последствии эту переплату фонд потребует с работодателя (Определение ВС РФ от 14.02.2020 № 301-ЭС19-27687).
- Отчет по форме СЗВ-М необходимо сдать и в том случае, если нет трудового договора и выплат, но человека допустили к работе (Постановление АС Поволжского округа от 12.01.2021 по делу № А72-4156/2020).
Полезная информация от КонсультантПлюс — нужно ли подавать нулевой отчет по форме СЗВ-М
Да, подать СЗВ-М нужно, причем независимо от того, осуществляли вы выплаты работникам в течение отчетного месяца или нет. Форму СЗВ-М рекомендуем также подать, если в организации числится только руководитель, с которым не оформлен трудовой договор и который является ее единственным учредителем (читать далее…).
Что дает сверка СЗВ-М с СЗВ-ТД
Перед отправкой в ПФР сверьте СЗВ-М с СЗВ-ТД и удостоверьтесь, что внесли в отчет всех принятых сотрудников и убрали уволенных. Это убережет от штрафа.
Штрафы за СЗВ-М
Если отчет сдан с пропуском срока или в него включены неполные (недостоверные) сведения, на нарушителя могут наложить штраф 500 руб. за каждое застрахованное лицо (абз. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).
За сдачу отчета на бумаге при обязанности его формировать в электронной форме штраф составит 1 000 руб. (абз. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).
Инструкция о порядке ведения персучета, утв. Приказом Минтруда от 22.04.2020 № 211н, устанавливает условия, при выполнении которых можно избежать штрафа:
- ошибки, подлежащие исправлению, допущены в отношении лиц, включенных в СЗВ-М с типом «Исходная»;
- ошибки обнаружены и исправлены самим страхователем или в течение 5 рабочих дней с момента получения от ПФР уведомления.
Таким образом, если в СЗВ-М за март 2021 года вы забыли отразить сведения по отдельным работникам и подаете на «забытых» лиц дополняющую форму СЗВ-М после срока сдачи этого отчета, от штрафа уйти не получится (абз. 4 п. 40 Инструкции, утв. Приказом Минтруда № 211н).
Когда можно избежать штрафа за СЗВ-М
Несмотря на то, что СЗВ-М сдается не первый год, многие споры по штрафам из-за ошибок в этой форме приходится решать только в суде. И нередко суды поддерживают страхователей. Приведем несколько судебных решений, которые помогут избежать штрафа или значительно снизить его размер:
- Суд снизил штраф в 10 раз за опоздание со сдачей СЗВ-М, приняв во внимание смягчающие обстоятельства: нарушение допущено впервые, срок опоздания незначительный (4 дня), отсутствуют умысел и негативные последствия для бюджета (Постановление АС Центрального округа от 02.06.2020 по делу № А83-10587/2019).
- Грамматическая ошибка в СЗВ-М не наказывается штрафом (Постановление АС Восточно-Сибирского округа от 26.05.2020 по делу № А78-11257/2019).
- Штрафа не будет, если фонд пропустит срок взыскания санкций, исчислять который нужно с даты, установленной для сдачи сведений о персучете (Постановление АС Уральского округа от 10.06.2020 по делу № А34-14254/2019).
- Ошибка в сведениях о сотруднике, исправленная в течение 5 дней после получения уведомления из ПФР, основанием для штрафа не является (Постановление АС Западно-Сибирского округа от 03.03.2020 по делу № А75-9576/2019).
- Технический сбой программного обеспечения (Определение ВС РФ от 08.08.2019 № 309-ЭС19-12439).
- Техническая опечатка в СЗВ-М не является основанием для штрафа (Определение ВС РФ от 28.09.2018 № 309-КГ18-14482).
- Штрафовать филиал за опоздание с СЗВ-М нельзя (Постановление ВС РФ от 10.12.2018 № 308-КГ18-19977).
- Ошибка в СЗВ-М, поправленная после крайнего отчетного срока, но до обнаружения ее ПФР, не может быть основанием для штрафа (Определение ВС РФ от 29.11.2018 № 310-КГ18-19510).
- Организация в исходной СЗВ-М не указала сведения о 248 работниках и только через год дополнила сведения, которых не хватало. ПФР оштрафовал ее за это после проверки, но судьи посчитали привлечение к ответственности неправомерным, поскольку за истекший период сам фонд ошибку не обнаружил (Постановление АС Волго-Вятского округа от 29.10.2018 по делу № А82-1008/2018).
- СЗВ-М сдали с опозданием из-за болезни бухгалтера — суд снизил штраф в 11 раз, признав нетрудоспособность бухгалтера смягчающим обстоятельством (Определение ВС РФ от 04.07.2018 № 303-КГ18-8663).
- Работодатель сдал СЗВ-М на день позднее срока по уважительной причине (в последний день сдачи отчета отключили свет) — судьи приняли сторону работодателя, не согласившись с наложением штрафа (Постановление АС Волго-Вятского округа от 17.07.2017 № А28-11249/2016).
- Нельзя штрафовать за опоздание с СЗВ-М филиал, так как он является лишь подразделением компании, а не юридическим лицом, за ошибку должна отвечать головная организация (Постановление АС Северо-Кавказского округа от 05.02.2021 по делу № А32-17320/2020).
Когда штраф за СЗВ-М неизбежен
Расскажем о неординарных случаях, когда судьи поддержали ПФР и назначили штраф за СЗВ-М:
- Компания получила из ПФР протокол со следующим набором сведений: об ошибках в СЗВ-М с их описанием, о непринятии фондом неверных сведений и о необходимости представления исправленной отчетности. При этом уведомление фонд не оформил и не отправил. Компания сдала корректировку позднее 5 дней с момента получения протокола. За это ее оштрафовали. Суд приравнял протокол к уведомлению и не принял доводы, что ПФР не отправил компании уведомление (Постановление АС Северо-Западного округа от 23.04.2020 по делу № А42-9736/2019).
- Компания не успела вовремя сдать СЗВ-М из-за того, что программист был в отпуске, а программа СЗВ-М в последний день срока не работала. В подтверждение компания представила скриншоты и докладную записку о невозможности представить информацию из-за технических неполадок. Однако суд представленные доказательства не посчитал объективными и доводы компании не принял (Постановление АС Восточно-Сибирского округа от 26.03.2020 по делу № А19-13913/2019).
Подводим итоги
- Сдать СЗВ-М за март 2021 года нужно не позднее 15.04.2021.
- Отчет сдается на бумаге, если численность сотрудников не превышает 24 человек. За 25 и более работников отчитаться придется в электронной форме по ТКС через операторов ЭДО.
- СЗВ-М нужно сдавать в том числе организациям с единственным учредителем, исполняющим функции директора, даже если трудовой договор с ним не заключен.
- Чтобы правильно защищаться в суде и не платить штрафы, следует учитывать актуальную судебную практику по СЗВ-М.