Службам кадров научных и образовательных учреждений при оформлении сотрудников на работу предписывается заполнять — наряду с обычными личными карточками работников — также специальные учетные карточки Т-4. Ознакомимся с их назначением и порядком заполнения.
Зачем нужна карточка Т-4?
Действительно, карточка Т-4 («Учетная карточка научного работника»), введенная Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, во многом дублирует утвержденную тем же нормативным актом форму Т-2, по которой ведется личная карточка работника. Документ Т-2 (или соответствующий ему по структуре аналог, утвержденный организацией) — общеобязательный.
Скачать актуальный бланк формы Т-4 в 2022 году.
Его необходимо применять в силу действия целой совокупности правовых норм:
- ст. 66 ТК РФ — по которой работодатели обязаны вести трудовые книжки в соответствии с нормативными актами Правительства;
- Постановления Правительства России от 16.04.2003 № 225 — главного нормативного акта из числа тех, что подразумевает ст. 66 ТК РФ;
- п. 12 Правил ведения трудовых книжек, что введены постановлением № 225 — по которому каждая запись, вносимая в трудовую книжку, должна быть продублирована в личной карточке работника, составленной по форме, утверждаемой органами статистики.
В данном случае п. 12 Правил подразумевает форму Т-2.
До 2013 года унифицированные бланки, утвержденные статистическими органами (в том числе по постановлению № 1), были общеобязательными — как и эта форма. Позднее — приобрели статус «ориентировочных», но многие работодатели продолжают их использовать без изменений.
Обязательной до 2013 года была и форма Т-4, которая составлялась в дополнение к форме Т-2. В постановлении № 1 было буквально сказано, что документ Т-4 составляется «параллельно с формой Т-2»:
- в научных, исследовательских, производственных организациях;
- образовательных и иных учреждениях, что ведут учет научных работников.
Указанные организации и учреждения форму Т-4 за много лет вести привыкли — и продолжают это делать. Не в последнюю очередь — и из-за опасения, что повышенное внимание к отсутствию карточки появится у Трудинспекции (несмотря на отсутствие законных оснований для претензий).
Целесообразность заполнения формы Т-4 — наряду с общеобязательной карточкой Т-2, обусловлена в том числе и спецификой законодательства о бухгалтерском учете. Дело в том, что любая хозяйственная операция в организации подлежит документированию в первичке. А она, в свою очередь, должна обеспечивать полноту и достоверность учета.
Отражение сведений только лишь по форме Т-2 — общей для всех типов предприятий — может оказаться недостаточно для обеспечения соответствующих «полноты и достоверности» при хозяйственных операциях, характерных для деятельности именно научного или образовательного учреждения. Поэтому ее дополнение документом Т-4 имеет смысл с точки зрения сведения к минимуму вероятности появления вопросов со стороны контролеров.
Рассмотрим, какими именно особенностями характеризуется структура и заполнение формы Т-4, а также ознакомимся с ее образцом.
Образец заполнения формы Т-4 в 2022 году
Форма Т-4, действительно, схожа с документом Т-2 по структуре и по основным принципам заполнения. Так, значительная часть сведений, фиксируемых в учетной карточке, отражается двумя способами:
- текстом (числами);
- с помощью кода по тому или иному классификатору.
К «кодируемым» сведениям по карточке относятся:
Форма подготовки в рамках послевузовского образования
Той или иной форме — аспирантуре, адъюнктуре, докторантуре — соответствует один из кодов по фасету 34 классификатора ОКИН (ОК 018-2014). При этом в полном виде код состоит из двух частей: номера фасета и номера, соответствующего форме подготовки. И если это аспирантура, то в форме нужно будет указать код 34 02.
Направление подготовки в рамках послевузовского обучения
Кодируется оно по классификатору ОКСО (009-2016).
Например, это могут быть коды:
- 40.00.00 — для юриспруденции;
- 38.00.00 — для экономики и управления.
Код указывается вместе с реквизитами диссертационного диплома. Отметим, что в классификаторе пока нет позиций, соответствующих докторантуре — поэтому, при отражении сведений по данной форме подготовки поле с кодом по ОКСО не заполняется.
Ученая степень
Приводится с кодом по фасету 35 ОКИН. Как и в случае с кодированием формы подготовки, код «двойной»: например, по кандидатской степени — 35 2.
Ученое звание
Приводится с кодом по фасету 36 ОКИН. Профессору соответствует «двойной» код 36 07. Научной специальности, по которой человеку присвоено ученое звание, как и в случае с докторантурой, нет соответствий в классификаторе ОКСО, поэтому поле, где предполагается указание кода по нему, также следует оставить пустым.
Нюансы заполнения учетной карточки Т-4
В целом, заполнение карточки — процедура не сложная. Обратите внимание, что:
- в графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника (для облегчения классификации его учетной карточки в системе документооборота организации);
- дата рождения указывается как прописью (слева в строке), так и цифрами в формате дд.мм.гггг (справа в ячейке);
- в графе «Ученая степень» возможно указание нескольких отраслей науки одновременно (например, если работник — кандидат юридических наук, то он может специализироваться на нескольких отраслях права — как вариант, финансовом, налоговом и бюджетном сразу).
Впоследствии в карточку могут вноситься новые данные о присужденных работнику ученых степенях, присвоенных ему ученых званиях, изменениях по научной специальности. Для этого в форме предусмотрена специальная табличка — на оборотной стороне.
На оборотной стороне также показываются:
- Общий научно-педагогический стаж, а также выделяется конкретно педагогический. В обоих случаях отражается количество проработанных человеком лет, месяцев и дней.
- Данные о наличии или отсутствии у человека научных трудов и изобретений. При наличии научных трудов их перечень прилагается к карточке и размещается в архивах кадровой службы организации. Список можно составить, к примеру, на основе формы по приложению № 2 Приказа Министерства образования и науки России от 04.02.2014 № 81.
Скачать образец заполнения формы Т-4 в 2022 году.