Вносим запись об увольнении
После того как работник написал заявление об увольнении, издан соответствующий приказ и закрыта личная карточка в трудовой книжке нужно сделать запись об увольнении по собственному желанию. Содержание записи будет таким: «Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации (п. 15 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, п. 5.2 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).
Данную запись нужно внести в раздел «Сведения о работе», указав ее порядковый номер, день увольнения сотрудника и реквизиты приказа об увольнении. После этого сделанную запись нужно заверить подписями сотрудника и кадрового специалиста, ответственного за ведение трудовых книжек. Если у организации есть печать, то ее нужно приложить, удостоверив сделанную запись (подробнее об этом см., «Запись в трудовой при увольнении по собственному желанию: образец»).
Сотрудник не явился за трудовой
На практике возможна ситуация, когда работник в день увольнения не приходит за своей трудовой книжкой. В таком случае ему следует направить уведомление о необходимости получить трудовую книжку. Данное уведомление нужно направить по почте ценным письмом с описью вложения. Это позволит снять с организации ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки работнику (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Законодательство не устанавливает единого бланка для уведомления о получении трудовой, поэтому документ можно составить в произвольном виде, указав:
- информацию о трудовом договоре (дату и номер);
- дату расторжения договора;
- адрес и время работы отдела кадров, где хранится трудовая книжка.
Также в уведомлении нужно предложить работнику явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку по почте. Если согласие на почтовое отправление документа получено, то трудовую нужно отправить не позднее трех рабочих дней с момента получения письменного согласия бывшего работника (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Направить книжку нужно ценным письмом с описью вложения. Такой подход позволит избежать ответственности в случае, если трудовая будет потеряна при пересылке.
Неполученную при увольнении трудовую книжку нужно хранить до востребования документа бывшим сотрудником или его родственниками. Срок хранения невостребованной книжки составляет 75 лет (п. 43 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225, Перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558).
Специально для читателей наши специалисты подготовили образец заполнения уведомления о необходимости получить трудовую книжку.
Также вы можете скачать заполненный образец уведомления о необходимости получить трудовую книжку.