Оформление процедуры прекращения действия трудового договора невозможно без издания приказа. В нем даются указания кадровой службе и бухгалтерии по подготовке документов, связанных с разрывом рабочих взаимоотношений с конкретным сотрудником. С текстом должен ознакомиться сотрудник, уходящий со своей должности. При желании работник может запросить копию приказа об увольнении.
Содержание документа
Распоряжение может иметь вид рекомендованного Госкомстатом шаблона № Т-8 или быть составлено по образцу, разработанному кадровым отделом компании. Основанием для издания приказа служит поступившее от работника заявление об уходе с должности. Оно должно быть завизировано руководителем предприятия. От резолюции директора, зависит алгоритм дальнейших действий.
В распоряжении должна присутствовать информация, по которой можно идентифицировать:
- работодателя;
- увольняемого специалиста;
- причины расторжения трудового соглашения.
Также документом обозначается дата увольнения и дополнительные условия:
- длительность отработочного периода;
- перечень выплат, которые положены работнику;
- количество дней отпуска, за которые бухгалтерия должна начислить компенсацию;
- список документов, подлежащих выдаче должностному лицу в день увольнения.
Текст распоряжения признается легитимным, если он завизирован подписью руководителя предприятия. При наличии печати, надо проставить ее оттиск. В число обязательных элементов входит ссылка на статью ТК РФ при указании причин прекращения сотрудничества, подпись увольняемого лица, удостоверяющая факт прочтения приказа.
Оригинал подписанного и зарегистрированного приказа должен постоянно находиться у работодателя. Он подлежит передаче во внутренний архив компании. В бухгалтерию для подготовки справки-расчета передается выписка из распоряжения или его копия.
При расторжении контракта с материально ответственным сотрудником необходимо дополнить приказ справкой или другим документом, подтверждающим отсутствие у нанимателя материальных претензий к физическому лицу.
Выдача копий
При желании сотрудника ему могут быть выданы справки о стаже, заработках, копии распорядительной документации, касающейся его трудовой деятельности. Реализовать свое право на получение необходимых бланков увольняемое должностное лицо может путем подачи работодателю заявления в произвольной форме. Копия приказа об увольнении выдается работнику в трехдневный срок после даты обращения. Такой порядок установлен статьями 62 и 84.1 ТК РФ.
Перечислим, нюансы подготовки копий кадровых документов:
- каждая откопированная страница должна быть заверена ответственным лицом и удостоверена печатью компании;
- если данным приказом уволены несколько человек, то документ не может быть выдан работнику в виде копии. На основании приказа делается выписка. Такое требование обусловлено необходимостью сохранения втайне от третьих лиц персональных данных работников.
Ходатайство о выдаче копий и других документов может быть направлено нанимателю до даты увольнения. В этом случае бумаги могут быть выданы вместе с трудовой книжкой в последний рабочий день. В день расторжения договора или после даты увольнения.
Заявление сотрудника регистрируется в журнале входящей корреспонденции, ему присваивается входящий номер. На следующем этапе бланк передается руководителю компании, он его визирует и отписывает исполнителю, который должен в трехдневный срок с даты присвоения заявлению входящего номера реализовать поручение директора и подготовить заверенные копии.