Выписка или копия
На практике сотрудники организации могут просить не только заверенные копии документов, связанных с работой, но и выписки из них (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Все зависит от того, какой именно документ требуется по месту представления. Как правило, выписка содержит часть текста, находящегося в подлиннике документа. Также выписка из трудовой книжки с успехом заменит копию, если речь идет о кадровом приказе, в котором указана информация и о других работниках. Такое решение позволит сохранить сведения о других работниках организации в тайне и сэкономить бумагу, если речь идет об объемном документе.
Образец выписки
Никаких особых требований к оформлению выписки из трудовой книжки действующее законодательство не содержит. Обычно выписка состоит из названия и текста. Например, выписка из трудовой может иметь название «Выписка из трудовой книжки серии ___ номер ___ ».
Далее следует текст выписки, содержащий информацию из оригинала. В случае с трудовой книжкой в начале приводятся сведения, позволяющие идентифицировать работника, а затем следует требуемая запись. Выписка из трудовой книжки (образец) выглядит так:
Порядок заверения выписки
Что касается порядка заверения выписки из трудовой книжки, то она заверяется, так же как и копия, то есть в порядке, предусмотренном п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). Под выписанным текстом следует указать должность и ФИО лица, уполномоченного заверять такие документы, его подпись и дату заверения. Также нужно сделать заверительную надпись «Верно» («Выписка верна»). Если у организации есть печать, то ее следует приложить к выписке.
Подготовить заверенную выписку из трудовой книжки нужно в течение 3 рабочих дней после получения соответствующего заявления от работника (п. 7 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).