6-НДФЛ за 1 квартал 2019 год — обязательный отчет для всех работодателей. Утверждена ли новая форма 6-НДФЛ для отчетности за 1 квартал 2019 года? Как правильно ее заполнить? На что обратить пристальное внимание? В какие сроки необходимо отчитаться? Рассмотрим, с какими вопросами чаще всего сталкивается бухгалтер при оформлении расчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2019 года на примере небольшой организации, а также приведем пример его заполнения.
Какой применяется бланк 6-НДФЛ за 1 квартал 2019?
Все работодатели, выплачивающие вознаграждения сотрудникам, обязаны рассчитать, удержать и перечислить в бюджет подоходный налог. Для контроля за своевременностью и правильность исчисления, удержания и уплаты НДФЛ налоговики разработали 2 отчета: 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.
6-НДФЛ — расчет, позволяющий контролировать сроки удержания и перечисления подоходного налога в бюджет налоговыми агентами. К особенностям данной формы, отличающим его от привычного отчета 2-НДФЛ, относятся:
- периодичность представления — по итогам каждого квартала;
- отсутствие персонификации: в отчете представлена информация в целом по налоговому агенту и нет данных по каждому сотруднику.
Агентами признаются все работодатели, выплачивающие доходы «физикам»:
- организации;
- ИП;
- обособленные подразделения иностранных фирм в РФ;
- частнопрактикующие физлица (адвокаты, нотариусы и т. д.).
В расчет включаются данные о начисленном доходе, удержанном и перечисленном НДФЛ, а также о плановых сроках удержания и перечисления налога.
Бланк 6-НДФЛ утвержден приказом ФНС 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@. При сдаче отчета за 1 квартал 2019 года используйте именно его.
Скачать бланк 6-НДФЛ для отчетной кампании за 1 квартал 2019 года.
Какие доходы нужно показать в 6-НДФЛ?
Доходы по трудовым, гражданско-правовым договорам, договорам аренды, матпомощь по общему порядку и подарки свыше 4 тыс. руб. за календарный год (п. 28 ст. 217), дивиденды, материальную выгоду.
В расчет 6-НДФЛ не включайте:
- Доходы, которые полностью не облагаются НДФЛ — пособия по беременности и родам, по уходу за детьми, единовременные выплаты при рождении ребенка и т. д.
- Доходы индивидуальных предпринимателей, нотариусов, адвокатов, и прочих лиц, занимающихся частной практикой — для них предназначена форма 3-НДФЛ. Но если ИП работает у вас по трудовому договору, ГПД или иному договору, по которому получает доход — этот доход отразите в 6-НДФЛ.
- Доходы, указанные в п. 1 ст. 228 НК РФ: например, от продажи собственного имущества физлица.
- Доходы резидентов других стран, которые не облагаются в РФ в силу международных договоров.
Далее рассмотрим нюансы оформления 6-НДФЛ на примере
Основные требования по заполнению формы 6-НДФЛ за 1 квартал 2019
Рассмотрим пошагово алгоритм заполнения отчета.
Пример
Бухгалтер ООО «Кадровик» впервые решил заполнить форму 6-НДФЛ.
Данные для заполнения расчета:
| Тип дохода | Дата начисления, стр. 100 Раздела 2 | Дата выдачи денег и удержания налога, стр. 110 Раздела 2 | Сумма дохода (руб.), стр. 130 Раздела 2 | НДФЛ, (руб.), стр. 140 Раздела 2 | Дата перечисления НДФЛ в бюджет, стр. 120 Раздела 2 |
| Премия за 4 квартал 2018 года | 11.01.2019 | 11.01.2019 | 15 000 | 1 950 | 14.01.2019 |
| Зарплата за январь | 31.01.2019 | 05.02.2019 | 310 000 | 39 026 | 06.02.2019 |
| Зарплата за февраль | 28.02.2019 | 05.03.2019 | 298 132 | 37 483 | 06.03.2019 |
| Премия за февраль | 28.02.2019 | 01.03.2019 | 10 000 | 1 300 | 02.03.2019 |
| Больничный | 07.03.2019 | 07.03.2019 | 7 359 | 957 | 31.03.2019 |
| Выплата по договору ГПХ | 28.03.2019 | 28.03.2019 | 27 000 | 3 510 | 29.03.2019 |
| Зарплата за март | 31.03.2019 | 05.04.2019 | 312 045 | 39 292 | 08.04.2019 |
| Итого | х | х | 979 536 | 123 518 | х |
В 1 квартале сотрудникам выплачивали зарплату. Вначале января 2019 года некоторые сотрудники получили премию за 4 квартал 2018 года. Также один сотрудник получил премию за февраль, а еще один — болел. Кроме того, была выплата по ГПД. Всего в компании за 1 квартал 2019 года доход получили 7 человек.
Бланк 6-НДФЛ состоит из:
- титульного листа;
- Раздела 1, заполняемого нарастающим итогом с начала года;
- Раздела 2, который содержит сведения лишь за отчетный квартал.
Далее бухгалтер прочел Приказ ФНС 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@, где прописан алгоритм оформления расчета, и выяснил основные требования:
- Заполнять необходимо все ячейки, отображающие реквизитные и суммовые показатели. При отсутствии данных — зафиксировать значение «0».
- Все сведения внести слева на право, начиная с первого знакоместа. В оставшихся — проставить прочерк.
- Сквозная нумерация начинается с первого листа.
- При заполнении формуляра от руки допускается использование черной, синей или фиолетовой пасты.
- Запрещена двусторонняя печать, использование корректирующих средств, прокалывание листов дыроколом или степлером.
Затем бухгалтер перешел к оформлению титульного листа.
Шаг 1: особенности заполнения титульного листа
В титульнике бухгалтер зафиксировал:
- ИНН и КПП компании согласно свидетельству о постановке на налоговый учет.
- В стр. «Номер корректировки» — значение «000», обозначающее первичный расчет.
- В стр. «Период представления» — код 21, который показывает, что отчет представляется за 1 квартал.
- В стр. «Представляется в налоговый орган» — код ФНС места учета.
- Для заполнения стр. «По месту нахождения учета» бухгалтер изучила Приложение 2 к порядку представления расчета и выбрала код 214, обозначающий представление расчета российской компанией, которая не относится к крупнейшим налогоплательщикам.
- В ячейках «Налоговый агент» — наименование компании.
- В стр. «Код ОКТМО» — кодовое обозначение территории осуществления деятельности, можно узнать на сайте ФНС.
6-НДФЛ составляется отдельно по каждому коду ОКТМО и КПП. Это значит, что агенту следует сформировать такое количество расчетов, которое соответствует количеству сочетаний ОКТМО/КПП компании.
Шаг 2: заполняем Раздел 1
В Раздел 1 формы 6-НДФЛ за 1 квартал 2019 года бухгалтер внес сведения обо всех доходах, включая надбавки, премии, выплаты по договорам гражданско-правового характера с января по март. Также в данном разделе фиксируются иные доходы, выплачиваемые «физикам», например, дивиденды или выплаты по договорам аренды. Раздел заполняется обособлено в отношении каждой ставки налога.
Сформировав оборотно-сальдовую ведомость по сч. 70 «Расчеты по заработной плате» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты с физлицами по договорам ГПХ», бухгалтер перенес сумму кредитового оборота за 1 квартал 2019 года в размере 979 536 руб. в стр. 020 «Сумма дохода работников». Поскольку дивиденды в 2019 году не выплачивались, в стр. 025 бухгалтер поставил «0».
В стр. 030 бухгалтер зафиксировал величину предоставленных сотрудникам вычетов в сумме 29 400 руб. Данные сведения он взял из налоговых регистров по учету НДФЛ: в январе, феврале, марте и апреле 2019 года у 7 сотрудников было право на вычет в размере 1 400 рублей.
В стр. 040 бухгалтер отобразил величину исчисленного налога в размере 123 518 руб., рассчитав значение по формуле: (стр. 020 — стр. 030) * стр. 010.
Стр. 045 и 050 бухгалтер заполнил нулевыми показателями, т. к. НДФЛ с дивидендов, а также за иностранных сотрудников не начислялся и не уплачивался.
В стр. 060 бухгалтер указал «7», так как 7 сотрудников получили доход в 1 квартале 2019 года.
В стр. 070 бухгалтер указал удержанный НДФЛ. Так как зарплата за март начислена 31.03.2019 (последний день месяца), а выдана 05.04.2019, то НДФЛ с нее удержан только в момент выдачи — в апреле 2019 года. Этот месяц — за пределом 1 квартала 2019 года, значит, стр. 070 не должна включать НДФЛ, удержанный в апреле 2019 года. Соответственно, стр. 070 равна 123 518 — 39 292 = 84 226 руб.
Стр. 070 заполняется суммой подоходного налога, фактически удержанного в пределах квартала. Если бы в ООО «Кадровик» зарплату за декабрь 2018 года выплатили бы в январе 2019, то НДФЛ с этой выплаты следовало бы включить в стр. 070.
Шаг 3: заполняем Раздел 2
Раздел 2 оформляется только в отношении выплат за 1 квартал 2019 года. При этом выплата зарплаты за март войдет в полугодовой отчет, поскольку срок выплаты дохода, удержания и перечисления налога приходится на апрель 2019 года, а зарплата, начисленная за декабрь 2018, но выплаченная в январе — в отчет за 1 квартал 2019 года.
Раздел 2 содержит сводную информацию по доходам, срок начисления, удержания и перечисления налога по которым приходится на одну и ту же отчетную дату.
Чтобы отобразить все данные в расчете и не ошибиться в датах возникновения дохода и удержания с него НДФЛ, бухгалтер изучил ст. 223 и ст. 226 НК РФ, а также некоторые разъяснения чиновников.
Нюансы оформления расчета 6-НДФЛ
Рассмотрим разные виды выплат:
Зарплата, пособия и отпускные
Изучив п. 2 ст. 223 НК РФ, бухгалтер выяснил, что датой получения зарплаты является последний день месяца, за который она начислена. При этом аванс отдельно указывать в 6-НДФЛ не нужно. Именно последнее число месяца следует указывать в стр. 100, даже если оно выпадает на нерабочую дату.
Изучив п. 6 ст. 226 НК РФ, бухгалтер ООО «Кадровик» узнал, что срок уплаты НДФЛ с зарплаты и иных доходов, за исключением налога с отпускных и пособий, приходится на следующий за датой удержания налога день. А с отпускных и больничных — на последнее число месяца.
Если срок уплаты НДФЛ приходится на выходной день, то он сдвигается на следующий рабочий (Письмо ФНС от 13.12.2018 № БС-4-11/24355@).
Премии
По датам получения дохода в виде премий есть нюанс:
- При выплате премий за год, квартал или к определенному событию, например, ко дню бухработника, датой получения дохода считается его день выплаты (Письма Минфина от 29.09.2017 № 03-04-07/63400, от 30.05.2018 № 03-04-06/36761, от 03.09.2018 № 03-04-06/62848, Письмо ФНС от 05.10.2017 № ГД-4-11/20102@).
- Для «месячной» премии датой получения дохода считается последнее число месяца, за который она начислена (Письма Минфина от 04.04.2017 № 03-04-07/19708, от 29.09.2017 № 03-04-07/63400).
Таким образом, датой получения премии за февраль будет считаться 28.02.2019, а для премии за 4-й квартал 2018 года — дата выплаты 11.01.2019.
На основании изученных сведений, бухгалтер ООО «Кадровик» заполнил Раздел 2 формы 6-НДФЛ:
Скачать образец заполнения формы 6-НДФЛ за 1 квартал 2019.
Изучаем разъяснения контролеров при заполнении 6-НДФЛ за 1 квартал 2019
Чтобы заполнить 6-НДФЛ правильно, нужно знать не только порядок заполнения расчета и нормы НК РФ, но и актуальные разъяснения чиновников.
Если ваша компания задержала сотрудникам зарплату, то в Разделе 1 расчета 6-НДФЛ ее нужно показать в периоде начисления, несмотря на то, что вы ее пока не выплатили. А вот в Раздел 2 зарплата попадет только в периоде выплаты (Письмо УФНС по г. Москве от 23.10.2018 № 20-15/220519).
Например, если зарплату за март 2019 года вы выдали 13.05.2019, занесите данные в Раздел 1 за 1 квартал 2019 года:
- по строке 020 — все начисления с начала года с учетом задержанной зарплаты за март;
- по строке 040 — НДФЛ с суммы, указанной в строке 020;
- по строке 070 — удержанный НДФЛ без учета налога по невыплаченной зарплате.
Выплаченная в мае зарплата за март попадет в Раздел 2 полугодового отчета 6-НДФЛ:
- по строке 100 — дату начисления зарплаты 31.03.2019;
- по строке 110 — дату удержания НДФЛ при выплате 13.05.2019;
- по строке 120 — срок уплаты НДФЛ 14.05.2019.
Нельзя платить подоходный налог раньше, чем сотрудник получил доход (Письмо Минфина от 13.02.19 № 03-04-06/8932). Например, для зарплаты дата фактического получения дохода — последний день календарного месяца. Даже если вы выплатите полностью зарплату за март до 31.03.2019, она не считается полученной сотрудником.
С этой зарплаты нельзя удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет — такой налог будет считаться уплаченным за счет собственных средств фирмы, а не за счет работника. Инспекция не примет эту сумму как налог и будет ждать уплаты НДФЛ. Возникнет недоимка и пеня, вероятен штраф. Чтобы избежать этого, окончательно рассчитывайтесь с работниками по зарплате за месяц после окончания расчетного месяца.
Вознаграждения по договорам ГПХ надо отражать в 6-НДФЛ периоде выплаты денег. Факт подписания акта сдачи-приемки и период фактического выполнения работ (оказания услуг) в расчет не берите (Письмо УФНС по г. Москве от 16.01.2019 № 20-15/003917@).
Налоговики собрали перечень типовых ошибок в 6-НДФЛ и способов их исправления (Письмо ФНС от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@). Скачать его можно здесь.
Порядок представления 6-НДФЛ за 1 квартал 2019
Форму 6-НДФЛ можно представить в ФНС:
- самостоятельно — лицу, имеющему право действовать от имени налогоплательщика без доверенности;
- через представителя, действующего на основании доверенности. Обратите внимание: если вы ИП, то ваше доверенное лицо должно действовать на основании нотариальной доверенности;
- по телекоммуникационным каналам связи, заверив расчет электронной подписью;
- направив письмом с описью вложения почтой РФ.
Бумажный расчет вправе сдавать лишь небольшие компании и ИП, среднесписочная численность которых составляет 24 сотрудника и менее. Если у вас количество работников от 25 человек, направить отчет можно только по ТКС.
Форма 6-НДФЛ направляется в ФНС по:
- месту учета налогоплательщика;
- месту учета обособленного подразделения (ОП) в отношении выплат сотрудникам данного ОП;
- месту своего учета или учета ОП: для крупнейших налогоплательщиков;
- месту регистрации — для ИП;
- месту постановки на учет в качестве плательщика налога, уплачиваемого на спецрежиме, — для ИП на ЕНВД или ПСН.
Срок сдачи формы 6-НДФЛ и санкции за несвоевременное представление
Расчет 6-НДФЛ представляется налоговикам по итогам каждого квартала не позже последнего числа месяца, идущего за отчетным периодом. Если крайний срок выпадает на нерабочую дату, то он сдвигается на ближайший следующий рабочий день. По итогам 1 квартала 2019 года 6-НДФЛ следует представить не позднее 30.04.2019.
«Забывчивых» налогоплательщиков ждут санкции за несвоевременное представление расчета в размере 1 тыс. руб. за каждый полный и не полный месяц просрочки (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). Если просрочка превысит 10 рабочих дней, налоговики вправе заблокировать ваши банковские счета (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).
Если же вы представите недостоверные или неполные сведения, вас ожидает штраф в размере 500 руб. Но если вы самостоятельно выявите ошибки и сдадите уточненку, ответственность снимается.
Инспекторы обещают штрафовать только за те ошибки в 6-НДФЛ, которые занижают подоходный налог к уплате или нарушают права работников (например, на вычеты). Если неблагоприятных последствий для бюджета или сотрудников у ошибки нет, штрафа не будет (Письмо ФНС от 16.11.2016 № БС-4-11/21695@).
Сдавать ли нулевую форму отчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2019?
Некоторые бухгалтеры считают, что если в 1-м квартале 2019 года не было начислений доходов работникам, то представлять расчет 6-НДФЛ необязательно, ведь работодатель не являлся в этот период налоговым агентом.
Но нужно помнить, что налоговики могут оштрафовать:
- Если начисления были в предыдущем квартале, а уплата налога — в 1 квартале 2019 года, но при этом расчет за 1 квартал 2019 года не представлен. В данном случае отчет необходимо представить — так как уплата налога была уже в 2019 году, то эти выплаты попадут в Раздел 2 6-НДФЛ, а также стр. 060 и 070.
- Если решат, что вы забыли отчитаться.
Если в 2019 году вы деятельность не вели и начислений не было, рекомендуем уведомить налоговиков о том, что расчет 6-НДФЛ вы сдавать не будете, направив им письменное сообщение в свободной форме. Если же вы решите представить нулевой расчет, налоговики обязаны его принять (Письмо ФНС от 04.05.2016 № БС-4-11/7928@).
Подводим итоги
- Расчет 6-НДФЛ за 2019 год обязаны представить все работодатели не позднее 30.04.2019.
- Если вы не успеете отчитаться вовремя, налоговики оштрафуют на 1 тыс. руб., а потом и вовсе заблокируют расчетные счета.
- В случае отсутствия показателей для оформления расчета рекомендуем уведомить налоговиков или представить нулевой отчет.