Наступление 2020 года ознаменовалось возникновением нового формата трудовой книжки — электронного, который со временем должен оказаться единственным применяемым в России. О плюсах и минусах документа такого формата — в нашем материале.
Причины введения электронной формы трудовой книжки
С 2020 года данные о трудовой деятельности вошли в состав индивидуальных сведений, накапливаемых Пенсионным фондом на лицевых счетах физлиц на основании информации, поступающей от работодателей (п. 2.1 ст. 6 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…»).
Перечень данных о трудовой деятельности, попадающих в базу ПФР, не только включает в себя те сведения, которые требовалось отражать в бумажном варианте трудовой книжки (кроме данных о поощрениях), но содержит и дополнения.
Дополнительно в нем возникли:
- регистрационный номер страхователя;
- конкретный вид порученной работы;
- информация о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажной или электронной).
Электронная трудовая книжка (официально в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ она называется «Сведения о трудовой деятельности») является результатом обработки данных, попавших в электронную базу.
По сути, она представляет собой обычный отчет, формируемый по накопленным за период сведениям, который может быть сохранен в виде электронного файла или распечатан на бумаге.
Работодателям предстоит выдавать такой отчет каждому увольняющемуся работнику за период работы у этого работодателя. Полный же вариант можно сформировать самостоятельно (через личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуг), а также запросив его у работодателя, в ПФР или МФЦ.
Плюсы и минусы электронной трудовой книжки
В сравнении с книжкой, ведущейся на бумаге, электронно создаваемый отчет о трудовой деятельности обладает рядом очевидных преимуществ, позволяющих:
- избежать подделки или утраты сведений;
- работать с ним всем заинтересованным пользователям дистанционно (в т. ч. упрощаются условия оформления и передачи отчета, контроля за его содержанием, получения данных для начисления пенсии, предоставления льгот и госуслуг);
- не тратить средства на закупку бумажных бланков;
- не создавать условия для хранения трудовых книжек и их бланков;
Тем не менее, есть у электронного отчета и недостатки:
- Сведения, отражаемые в электронном виде, формируются только с начала 2020 года. Т. е. для лиц, начавших свою трудовую деятельность до 01.01.2020, бумажная трудовая книжка сохраняет свое значение для периода, завершающегося 2019 годом. Со временем этот недостаток утратит свою значимость.
- Работнику следует контролировать правильность данных, подаваемых в ПФР его текущим работодателем, путем периодического самостоятельного формирования отчета со сведениями о трудовой деятельности. Это необходимо для своевременного выявления и исправления допущенных работодателем ошибок, которые могут возникать как в процессе внесения информации о кадровых событиях в учетную базу, используемую работодателем, так и при создании им отчетности для ПФР.
- При выборе работником бумажного варианта оформления трудовой книжки работодателю придется выполнять двойную работу по оформлению этого документа, поскольку накопление электронных сведений будет выполняться в обязательном порядке вне зависимости от того, какой из вариантов трудовой книжки (бумажный или электронный) выберет работник.
Относить к числу недостатков возможность утраты сведений, поступающих в ПФР, не стоит, поскольку у этого фонда уже имеется достаточный опыт накопления, хранения и обработки электронных данных, используемых при начислении пенсий.
Подводим итоги
- Своим возникновением электронная трудовая книжка обязана началу накопления данных о трудовой деятельности в электронном виде в составе индивидуальных сведений, поступающих в ПФР.
- В сравнении с бумажным документом у электронно формируемой трудовой книжки имеются такие существенные преимущества как невозможность ее подделки или утраты, доступность дистанционного использования входящих в нее сведений. Минусы не столь значимы и связываются, главным образом, с теми моментами, которые со временем исчезнут вместе с исчезновением бумажной трудовой книжки.