Предоставление отпуска по беременности и родам производится на основании письменного приказа руководителя организации или ИП. Рассмотрим, как составить этот документ в 2022 году и приведем образец его заполнения.
Какие документы нужны для декретного отпуска по беременности
Приказ о предоставлении отпуска по беременности составляется на основании документов, предоставляемых сотрудницей. К ним, в частности, относится:
- Заявление на отпуск.
Оно составляется сотрудницей в письменной форме самостоятельно или по образцу, предоставленному работодателем. В нем нужно указать ФИО того, кто подает заявление и кому оно предназначено, просьбу о предоставлении отпуска и его длительность. Подробнее с порядком составления и образцом этого документа можно ознакомиться в статье «Как составить заявление на отпуск по беременности и родам в 2021 году».
- Больничный.
Выдается женской консультацией, на учете в которой состоит сотрудница. Его продолжительность зависит от количества детей, которыми беременна женщина. При беременности одним ребенком листок нетрудоспособности выдается на 140 дней (70 до родов и 70 — после них), при многоплодной беременности — на 194 дня (84 дня до родов и 110 дней — после них). Выдается больничный на 30 неделе беременности (28 — при многоплодной беременности).
Указанные выше документы сотрудница передает работодателю лично, через своего представителя или направляет их по почте. После получения документов работодатель переходит к составлению приказа на отпуск по БиР.
Как составить приказ о предоставлении отпуска по беременности
Приказ на отпуск по БиР можно составить:
- В свободной форме.
Официальных требований к приказу, составляемому в свободной форме, закон не предъявляет, но в него нужно включить обязательные реквизиты первичных документов. О них мы скажем ниже.
- На типовом бланке.
Унифицированная форма приказа о предоставлении отпуска работнику (Т-6) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Этот бланк общий и применяется при предоставлении сотруднику любого вида отпуска: ежегодного, дополнительного, по беременности и родам и т.д.
Приказ о предоставлении отпуска по беременности в свободной форме
Приказ, составляемый в свободной форме, должен содержать следующие обязательные сведения:
- реквизиты документа (дату и номер);
- место составления;
- наименование работодателя (название организации или ФИО ИП);
- название документа;
- распоряжение о предоставлении отпуска по беременности и родам конкретной сотруднице;
- период, на который предоставляется отпуск по БиР (в соответствии с больничным);
- документы, на основании которых выносится приказ (заявление и листок нетрудоспособности с указанием их реквизитов);
- распоряжение о выплате единовременного пособия за постановку на учет в ранние сроки беременности и пособия по БиР (необязательно);
- перечень лиц, обязанных ознакомиться с приказом;
- должность, подпись и расшифровка подписи руководителя или ИП (в самом низу документа).
Поручение о выплате сотруднице необходимых пособий в приказе указывать необязательно. Не нужно составлять и отдельный документ на это. Основанием для выплаты этих пособий служит приказ на отпуск. Данную позицию поддерживает и Фонд соцстраха:
Приказ о предоставлении отпуска по беременности Т-6
Использование унифицированной формы приказа на отпуск по БиР является самым оптимальным решением для работодателя. Это позволит избежать ошибок при составлении документа в свободной форме, что может привести, в свою очередь, к спорам с проверяющими.
При составлении приказа на типовом бланке потребуется заполнить строки:
- Наименование работодателя.
Указываем полное и сокращенное название организации или ФИО ИП.
- Код ОКПО.
Этот код присваивается органами статистики.
- Номер документа и дата составления.
Вносим дату регистрации документа и его номер.
- ФИО, структурное подразделение, должность и табельный номер.
Указываем данные о сотруднице, которой предоставляется отпуск.
- Блок Б.
Вносим название отпуска (отпуск по беременности и родам) и информацию о документах, на основании которых составляется приказ (реквизиты листка нетрудоспособности).
- На … календарных дней.
Указываем количество календарных дней, на которые предоставляется отпуск (140 — при беременности 1 ребенком и 194 — при многоплодной беременности).
- С … по …
Отражаем дату начала и окончания декретного отпуска в соответствии с листком нетрудоспособности.
- Руководитель организации.
Вносим название должности, подпись и расшифровку подписи руководителя организации или ИП.
- С приказом работник ознакомлен.
Передаем приказ на ознакомление сотруднице, после чего она ставит в этой строке подпись и дату подписания.
- Строку «за период работы» — не заполняем.
- Блок А «ежегодный оплачиваемый отпуск на…» — не заполняем.
После того как приказ на отпуск по БиР составлен и подписан данные об отпуске нужно внести в личную карточку сотрудницы и табель учета рабочего времени.
Приказ на отпуск по беременности: срок хранения
Срок хранения приказа на отпуск по БиР, если он составлен до 2003 года, — 75 лет. Если приказ составлен после 2003 года — 50 лет (ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Исчисление срока хранения начинается 1 января года, следующего за тем, в котором приказ был сформирован (п. 1.4 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Подводим итоги
- Приказ является основанием предоставления отпуска по БиР. Его составление обязательно.
- Подготовить приказ можно в свободной форме или на типовом бланке Т-6.
- Основанием составления приказа является заявление сотрудницы и листок нетрудоспособности.
- Срок хранения приказа на отпуск по БиР, составленного после 2003 года — 50 лет.